Как автоматически экспортировать электронные письма из Outlook в Excel?

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-08-07

Обычно вы можете экспортировать электронные письма из Outlook в Excel, используя функцию Импорт/Экспорт. Однако, если вам нужно автоматически экспортировать входящие письма в файл Excel по мере их поступления, Outlook не предоставляет встроенного решения. В этой статье представлены два метода для выполнения этой задачи:

Автоматический экспорт новых входящих писем из папки Входящие в Excel с использованием VBA (Вручную и утомительно)

Быстро экспортируйте все письма из выбранной папки в отчет Excel с помощью Kutools для Outlook 👍 (Быстро и легко)

Автоматический экспорт новых входящих писем из папки Входящие в Excel с использованием VBA

Если вам нужен автоматизированный способ экспорта новых писем в Excel, вы можете использовать следующий код VBA. Этот метод отслеживает папку Входящие и экспортирует данные о новых письмах в файл Excel сразу после их получения.

Шаг 1: Подготовьте файл Excel

Перед выполнением кода VBA настройте книгу Excel для хранения экспортируемых данных писем. В первой строке укажите следующие заголовки столбцов: №, Имя отправителя, Адрес электронной почты отправителя, Тема и Время получения.

doc auto export emails to excel 1

Шаг 2: Откройте редактор VBA в Outlook

1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. В области Project1 (VbaProject.OTM) разверните Объекты Microsoft Outlook и дважды щелкните ThisOutlookSession.

Шаг 3: Вставьте код VBA

Скопируйте и вставьте следующий код VBA в модуль:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

doc auto export emails to excel 2

⚡ Совет: В приведенном выше коде C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx представляет собой путь к файлу и имя книги Excel, где будут храниться данные писем. Обязательно измените этот путь, чтобы он соответствовал фактическому местоположению и имени файла, которые вы хотите использовать.

Шаг 4: Включите библиотеку объектов Microsoft Excel

1. В окне Microsoft Visual Basic for Applications нажмите Инструменты > Ссылки.

2. В диалоговом окне Ссылки - Project1 прокрутите вниз и отметьте опцию Библиотека объектов Microsoft Excel.

3. Нажмите OK для применения изменений.

doc auto export emails to excel 3

Шаг 5: Сохраните и перезапустите Outlook

1. Сохраните код VBA и закройте редактор.

2. Перезапустите Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Результат:

Теперь каждое новое письмо, поступающее в папку Входящие, будет автоматически экспортировано в указанный файл Excel.

doc auto export emails to excel 4

Ограничения метода VBA:

❌ Работает только с одной папкой Входящие: Этот метод отслеживает только новые письма в основной папке Входящие. Если у вас несколько учетных записей, он не будет захватывать письма из других учетных записей.
❌ Требуется Outlook с поддержкой макросов: Для работы необходимо включить макросы VBA, что может вызвать проблемы безопасности.
❌ Зависимость от пути к файлу: Если файл Excel перемещен или удален, код не будет работать.
❌ Требуется ручная настройка: Пользователи должны вручную ввести путь к файлу Excel и настроить среду VBA.

📊 Умная статистика электронной почты с Kutools

Легко отслеживайте и анализируйте активность вашей электронной почты с помощью функции Статистика в Kutools для Outlook. Теперь вы можете подсчитывать полученные письма по дням, неделям или месяцам и просматривать результаты в четких профессиональных диаграммах! Оптимизируйте управление электронной почтой и получайте ценные аналитические данные всего несколькими щелчками.

Скачать Kutools для Outlook прямо сейчас

Быстро экспортируйте все письма из выбранной папки в отчет Excel с помощью Kutools для Outlook 👍

Если вам нужен простой способ экспорта писем из любой папки (Входящие, Отправленные, Пользовательские папки) без использования VBA, функция быстрого отчета Kutools для Outlook предоставляет простое решение.

Раскройте максимальную эффективность электронной почты с Kutools для Outlook! Получите доступ к 70 мощным функциям абсолютно бесплатно навсегда. Скачайте бесплатную версию прямо сейчас!

Шаг 1: Выберите папку и включите функцию быстрого отчета

1. Откройте Outlook и перейдите к папке, которую вы хотите экспортировать (Входящие, Исходящие, Отправленные и т. д.).

2. Нажмите Kutools Plus > Отчет > Быстрый отчет.

Шаг 2: Выберите место сохранения

1. В окне Сохранить отчет выберите место и введите имя файла для экспорта.

2. Нажмите Сохранить.

doc auto export emails to excel 7

Шаг 3: Откройте экспортированный отчет

Появится сообщение подтверждения. Нажмите Да, чтобы открыть экспортированный файл.

doc auto export emails to excel 8

Результат:

Все письма из выбранной папки будут экспортированы в XML-файл, совместимый с Excel, отображая отправителя, тему, время получения и многое другое.

doc auto export emails to excel 9

Преимущества метода Kutools для Outlook:

✅ Работает с любой папкой: Экспорт писем из Входящих, Отправленных, Исходящих или пользовательских папок.
✅ Не требуется VBA: Нет необходимости включать макросы или редактировать код.
✅ Поддержка нескольких учетных записей: Простой экспорт писем из нескольких учетных записей электронной почты.
✅ Экономия времени: Несколько кликов создают мгновенный отчет.
✅ Настройка экспорта данных: Выберите, какие детали (тема, отправитель, дата и т. д.) включить.

Примечание:Чтобы использовать утилиту быстрого отчета Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.

Какой метод следует использовать?

Вот сравнение двух методов, которое поможет вам решить, какой из них лучше всего соответствует вашим потребностям:

Метод	Лучше всего подходит для	Простота использования	Эффективность
Использование кода VBA (Автоматизировано, но сложно)	Автоматический экспорт новых писем из папки Входящие	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Использование Kutools для Outlook (Просто и гибко)	Быстрый экспорт всех писем из выбранной папки	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Выбрав правильный метод, вы сможете эффективно экспортировать письма Outlook в Excel в соответствии с потребностями вашего рабочего процесса!

Связанные статьи

Экспорт таблицы из текста письма в Excel в Outlook
Когда вы получаете письмо, содержащее некоторые таблицы в тексте, иногда вам может понадобиться экспортировать все таблицы из текста сообщения в лист Excel. Обычно вы можете скопировать и вставить таблицы в лист, но здесь я расскажу о полезном методе решения этой задачи, когда нужно экспортировать несколько таблиц.

Извлечение или экспорт списка задач в Excel в Outlook
При использовании Outlook вы можете извлечь список задач в Excel для других целей. Благодаря мощной функции экспорта в Outlook, вы можете легко экспортировать список задач в Excel. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже.

Экспорт информации о контактах с фотографиями в Outlook
При экспорте контактов из Outlook в файл экспортируется только текстовая информация о контактах. Но иногда вам могут понадобиться фотографии вместе с текстовой информацией о контактах. Как справиться с этой задачей в Outlook?

Экспорт структуры папок из Outlook в Excel
В этой статье я расскажу, как экспортировать структуру папок учетной записи из Outlook в файл Excel. Пожалуйста, следуйте подробностям этой статьи.