Как автоматически экспортировать письма из Outlook в Excel?

Обычно письма из Outlook можно экспортировать в Excel с помощью встроенной функции импорта/экспорта. Однако если вам нужно автоматически сохранять входящие письма в файл Excel сразу после их получения, стандартные средства Outlook не позволяют этого сделать. В этой статье описаны два эффективных метода для решения этой задачи:

Автоматический экспорт новых входящих писем из папки «Входящие» в Excel с помощью VBA(Вручную и утомительно)

Быстрый экспорт всех писем из выбранной папки в отчёт Excel с помощью Kutools для Outlook 👍(Быстро и просто)

Автоматический экспорт новых входящих писем из папки «Входящие» в Excel с помощью VBA

Если вам нужен автоматизированный способ экспорта новых писем в Excel, воспользуйтесь приведённым ниже кодом VBA. Этот метод отслеживает папку «Входящие» и мгновенно экспортирует данные новых писем в файл Excel сразу после их поступления.

Шаг 1: Подготовьте файл Excel

Перед запуском кода VBA создайте книгу Excel для хранения экспортированных данных писем. В первой строке укажите заголовки столбцов: №, Имя отправителя, Адрес отправителя, Тема и Время получения.

Шаг 2: Откройте редактор VBA в Outlook

1. Нажмите Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. В области Project1 (VbaProject.OTM) разверните «Microsoft Outlook Objects» и дважды щелкните «ThisOutlookSession».

Шаг 3: Вставьте код VBA

Скопируйте и вставьте следующий код VBA в модуль:

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    Dim xMailItem As Outlook.MailItem
    Dim xExcelFile As String
    Dim xExcelApp As Excel.Application
    Dim xWb As Excel.Workbook
    Dim xWs As Excel.Worksheet
    Dim xNextEmptyRow As Integer
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xMailItem = Item
    ' Update this path with your actual Excel file path  
    xExcelFile = "C:\Users\DT168\Desktop\split document\kto-data.xlsx"
    If IsWorkBookOpen(xExcelFile) = True Then
        Set xExcelApp = GetObject(, "Excel.Application")
        Set xWb = GetObject(xExcelFile)
        If Not xWb Is Nothing Then xWb.Close True
    Else
        Set xExcelApp = New Excel.Application
    End If
    Set xWb = xExcelApp.Workbooks.Open(xExcelFile)
    Set xWs = xWb.Sheets(1)
    xNextEmptyRow = xWs.Range("B" & xWs.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
    With xWs
        .Cells(xNextEmptyRow, 1) = xNextEmptyRow - 1
        .Cells(xNextEmptyRow, 2) = xMailItem.SenderName
        .Cells(xNextEmptyRow, 3) = xMailItem.SenderEmailAddress
        .Cells(xNextEmptyRow, 4) = xMailItem.Subject
        .Cells(xNextEmptyRow, 5) = xMailItem.ReceivedTime
    End With
    xWs.Columns("A:E").AutoFit
    xWb.Save
End Sub
Function IsWorkBookOpen(FileName As String)
    Dim xFreeFile As Long, xErrNo As Long
    On Error Resume Next
    xFreeFile = FreeFile()
    Open FileName For Input Lock Read As #xFreeFile
    Close xFreeFile
    xErrNo = Err
    On Error GoTo 0
    Select Case xErrNo
        Case 0: IsWorkBookOpen = False
        Case 70: IsWorkBookOpen = True
        Case Else: Error xErrNo
    End Select
End Function

Шаг 4: Включите библиотеку объектов Microsoft Excel

1. В окне Microsoft Visual Basic для приложений выберите «Сервис» → «Ссылки».

2. В диалоговом окне «Ссылки – Project1» прокрутите список вниз и отметьте флажком «Библиотеку объектов Microsoft Excel».

3. Нажмите «ОК», чтобы применить изменения.

Шаг 5: Сохраните и перезапустите Outlook

1. Сохраните код VBA и закройте редактор.

2. Перезапустите Outlook, чтобы изменения вступили в силу.

Результат:

Теперь каждое новое письмо, поступающее во «Входящие», будет автоматически экспортироваться в указанную рабочую книгу Excel.

---

📊 Умная Статистика электронной почты с Kutools

Легко отслеживайте и анализируйте активность своей электронной почты с помощью Kutools для Outlook’s Статистики. Теперь вы можете подсчитывать полученные письма по дням, неделям или месяцам и просматривать результаты в виде наглядных профессиональных диаграмм! Оптимизируйте управление электронной почтой и получайте ценные аналитические данные всего за несколько кликов.

Скачать Kutools для Outlook сейчас

Быстрый экспорт всех писем из выбранной папки в отчёт Excel с помощью Kutools для Outlook 👍

Если вам нужен простой способ экспортировать письма из любой папки — будь то «Входящие», «Отправленные» или пользовательские папки — без использования VBA, функция «Быстрый отчёт» от Kutools для Outlook предлагает идеальное решение.

Шаг 1: Выберите папку и включите функцию Быстрый отчет

1. Откройте Outlook и перейдите в папку, которую вы хотите экспортировать («Входящие», «Исходящие», «Отправленные» и т.д.).

2. Нажмите «Kutools Plus» → «Отчёт» → «Быстрый отчёт».

Шаг 2: Выберите место сохранения

1. В окне «Сохранить отчет» выберите папку и задайте имя файла для экспорта.

2. Нажмите «Сохранить».

Шаг 3: Откройте файл Экспорт отчета

Появится окно подтверждения — нажмите «Да», чтобы открыть экспортированный файл.

Результат:

Все письма из выбранной папки будут экспортированы в файл XML, совместимый с Excel, с указанием отправителя, темы, времени получения и другой информации.

Примечание:Чтобы использовать утилиту Быстрый отчет от Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.

---

Какой метод выбрать?

Ниже приведено сравнение двух методов, которое поможет вам выбрать наиболее подходящий вариант в зависимости от ваших потребностей:

Метод	Лучше всего подходит для	Простота использования	Эффективность
Использование кода VBA (автоматизировано, но сложно)	Автоматический экспорт Новое письмо из папки «Входящие»	⭐⭐	⭐⭐⭐⭐
Использование Kutools для Outlook (просто и гибко)	Быстрый экспорт всех писем из выбранной папки	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

Выбрав подходящий метод, вы сможете эффективно экспортировать письма Outlook в Excel в полном соответствии с вашими рабочими процессами!

---

Связанные статьи

• Экспорт таблиц из тела письма в Excel в Outlook
• Когда вы получаете письмо с таблицами прямо в теле сообщения, может понадобиться экспортировать все эти таблицы на лист Excel. Обычно их можно просто скопировать и вставить в рабочий лист, но мы покажем вам более удобный способ — особенно если нужно экспортировать сразу несколько таблиц.

• Извлечение или экспорт списка задач в Excel в Outlook
• При использовании Outlook вы можете легко экспортировать список задач в Excel для дальнейшего применения благодаря мощной функции экспорта. Следуйте инструкциям ниже.

• Экспорт контактной информации с фотографиями в Outlook
• При экспорте контактов из Outlook сохраняется только текстовая информация. Но что делать, если нужно экспортировать также фотографии вместе с контактными данными? Как решить эту задачу в Outlook?

• Экспорт Структура папок из Outlook в Excel
• В этой статье я покажу, как экспортировать структуру папок учётной записи из Outlook в файл Excel. Следуйте подробным инструкциям ниже.

---

Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!

🤖KUTOOLS AI:Использует передовые технологии ИИ для удобной работы с электронной почтой: ответы, составление резюме, оптимизация, расширение, перевод и создание писем.

📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…

📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка спама по теме и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…

📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…

🌟Волшебство интерфейса: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных входящих письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…

👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…

👩🏼‍🤝‍👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…

Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!

Мгновенно получите доступ к Kutools для Outlook одним щелчком! Не теряйте время — скачайте прямо сейчас и повысьте свою эффективность!

Список функций Kutools для Outlook      Скачать сейчас      Перейти к покупке

🚀 Скачать одним щелчком — Получите все надстройки для Office

Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)

Скачайте одним щелчком пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!

• ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за одно действие.
• 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
• 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint

О пакете⬇ Скачать пакет💳 Приобрести пакет