Как настроить автоматическое перенаправление писем определённому человеку при отсутствии на месте в Outlook?

Когда вы находитесь вне офиса, крайне важно пересылать важные письма коллеге или члену команды, который сможет обрабатывать их в ваше отсутствие. Outlook предлагает встроенные функции для автоматизации этого процесса, а Kutools для Outlook (KTO) — ещё больше дополнительных возможностей. В этом руководстве я покажу вам два способа автоматической пересылки писем определённому человеку, когда вы находитесь вне офиса.

Автоматическое перенаправление письма определённому человеку при Нет на месте, создав правила

Автоматическое перенаправление письма определённому человеку при Нет на месте, используя Kutools для Outlook

---

Автоматическое перенаправление письма определённому человеку при Нет на месте, создав правила

Вы можете настроить правила для автоматического перенаправления всех писем или только определённых сообщений нужному вам человеку. Следуйте приведённым ниже шагам:

1. Нажмите Правила > Управление правилами и оповещениями. В появившемся окне Правила и оповещения перейдите на вкладку Правила электронной почты и нажмите Создать правило. См. снимок экрана:

2. В первом диалоговом окне Мастер правил в разделе Создать правило с нуля выберите Применять правило к сообщениям, которые я получаю, см. снимок экрана:

3. Нажмите кнопку Далее, чтобы перейти ко второму диалоговому окну. На этом этапе мастера вы можете задать условия для автоматического перенаправления определённых писем. Если нужно пересылать все получаемые письма, просто пропустите этот шаг и нажмите кнопку Далее напрямую. Появится всплывающее окно с запросом — нажмите кнопку Да (см. снимок экрана):

4. В третьем диалоговом окне мастера установите флажок пересылать его физическим лицам или в публичные группы в поле Шаг 1: Выберите действие (действия), затем нажмите физические лица или публичные группы, чтобы открыть диалоговое окно Адрес правила и выбрать получателя для пересылки сообщений. См. снимок экрана:

5. Затем нажмите OK → Далее, чтобы перейти к четвёртому диалоговому окну мастера. Выберите любые исключения, которые необходимо применить к этому правилу. При необходимости этот шаг можно пропустить и сразу нажать кнопку Далее, см. снимок экрана:

6. В последнем диалоговом окне мастера правил введите имя правила на шаге 1 и установите флажок Включить это правило на шаге 2 (см. снимок экрана):

7. Нажмите Готово, затем нажмите OK в диалоговом окне Правила и оповещения. Теперь, когда вы получите новое письмо, оно будет автоматически перенаправлено указанному вами человеку.

---

Автоматическое перенаправление письма определённому человеку при Нет на месте, используя Kutools для Outlook

Kutools для Outlook упрощает пересылку писем благодаря интуитивной и удобной функции Автоматическое перенаправление.

Шаг 1. Скачайте и установите Kutools для Outlook, запустите Outlook и нажмите KUTOOLS PLUS > Пересылка > Управление правилами.

Шаг 3. На шаге 1 мастера правил

1. Отправитель — физическое лицо или публичная группа: Установите этот флажок, чтобы фильтровать письма от определённых отправителей.

2. Нажмите Физическое лицо или публичная группа: выберите подчёркнутую ссылку, чтобы открыть Адресную книгу.

3. Выберите конкретного отправителя (отправителей): Выберите из списка отправителя (отправителей), к которому (которым) нужно применить правило.

4. Нажмите OK: Подтвердите свой выбор и закройте Адресная книга.

   

Шаг 4. Нажмите Далее, чтобы перейти ко второму шагу мастера правил, и выберите необходимые исключения. Если исключений нет, нажмите Далее, чтобы перейти к третьему шагу мастера.

Шаг 5. На последнем шаге мастера правил

1. Присвойте правилу имя: Введите описательное название правила (например, «Отсутствую — пересылка»), чтобы легко находить его в будущем.

2. Нажмите кнопку «Выбрать получателя»: с её помощью откроется Адресная книга, где вы сможете выбрать одного или нескольких получателей для пересылки писем.

3. Нажмите OK: подтвердите настройки и завершите создание правила.

   

Шаг 6. Нажмите OK, затем Да, чтобы сохранить правило и активировать функцию автоматического перенаправления.