Как настроить предупреждение при отправке письма во внешний домен в Outlook?
Отправка электронных писем во внешние домены (например, за пределы вашей организации) иногда может привести к случайной утечке данных или создать риски для безопасности. Чтобы этого избежать, вы можете настроить в Outlook предупреждение, которое будет напоминать вам перед отправкой писем внешним получателям. В этом руководстве я покажу вам два способа реализации этой функции.
Использование встроенной функции MailTips в Outlook
Использование встроенной функции MailTips в Outlook
Предупреждение «Следующий получатель находится вне вашей организации» в Outlook — полезная функция, которая оповещает вас при отправке писем внешним адресатам. Она входит в состав MailTips и была внедрена в Microsoft Outlook 2010 для пользователей, подключённых к серверу Microsoft Exchange. Ниже — пошаговое руководство о том, как она работает и как ею управлять.
Принцип работы
При создании письма Outlook автоматически определяет, относится ли домен получателя к внешним.
Если получатель находится вне вашей организации, под полем для ввода получателя появится предупреждение: «Следующий получатель находится вне вашей организации».
Это напоминание помогает пользователям ещё раз проверить информацию перед отправкой конфиденциальных данных внешним лицам.
Как включить функцию
Предупреждение «Получатель находится вне вашей организации» обычно включено по умолчанию для учетных записей Outlook, подключённых к серверу Exchange. Если оно по какой-то причине не срабатывает, выполните следующие действия:
- Убедитесь, что используете Outlook 2010 или более позднюю версию.
- Убедитесь, что ваша учетная запись подключена к серверу Microsoft Exchange.
- Функция MailTips настраивается на сервере Exchange. Если предупреждение не отображается, обратитесь к администратору ИТ-отдела и попросите включить MailTips для вашей организации.
Ограничения
- Эта функция доступна только для учетных записей Outlook, подключенных к серверу Exchange, и не поддерживается для личных почтовых аккаунтов, таких как Outlook.com, Gmail или учетные записи POP/IMAP.
- Конечные пользователи не могут настраивать эту функцию или включать и отключать её напрямую в Outlook — управление доступно только администратору ИТ-отдела.
Использование кода VBA
Приведенный ниже код VBA поможет вам получать предупреждение при отправке письма во внешний домен в Outlook. Выполните следующие действия.
1. Нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.
2. В окне Microsoft Visual Basic для приложений дважды щелкните ThisOutlookSession, чтобы открыть окно ThisOutlookSession (Код), затем скопируйте приведённый ниже код VBA в это окно. См. снимок экрана:
Код VBA: Получение предупреждения при отправке письма во внешний домен
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
'Update by Extendoffice 20180504
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRecipients As Outlook.Recipients
Dim i As Long
Dim xRecipientAddress As String
Dim xPrompt As String
Dim xYesNo As Integer
Dim xPos As Integer
On Error Resume Next
If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
Set xMailItem = Item
Set xRecipients = xMailItem.Recipients
For i = xRecipients.Count To 1 Step -1
xRecipientAddress = xRecipients.Item(i).Address
xPos = InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com")
If xPos <= 0 Then Exit For
Cancel = False
Next
If InStrRev(LCase(xRecipientAddress), "@addin99.com") > 0 Then Exit Sub
xPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
xYesNo = MsgBox(xPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Kutools for Outlook")
If xYesNo = vbNo Then Cancel = True
End SubПримечание: в коде «@addin99.com» указан внутренний домен электронной почты, на который вы отправляете письма. При необходимости замените его.
Теперь при нажатии кнопки «Отправить» для отправки писем на внешние почтовые домены (отличные от внутреннего домена, указанного вами в коде VBA) появится предупреждающее окно, как показано на снимке экрана ниже.
AI Mail Assistant в Outlook: умнее ответы, яснее общение (волшебство одним щелчком!)
Оптимизируйте повседневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook — мощного инструмента, который анализирует ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, улучшать содержание сообщений и помогать легко создавать и редактировать тексты.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: получайте персонализированные, точные и готовые к отправке ответы, созданные на основе вашей прошлой переписки.
- Улучшенное содержание: автоматически повышайте ясность и выразительность текста письма.
- Легкое составление: просто укажите ключевые слова, а ИИ сделает всё остальное — с несколькими стилями письма на выбор.
- Интеллектуальные расширения: развивайте свои идеи с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: легко переводите свои письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики по ключевым словам
- Интеллектуальное расширение содержания
- Суммаризация писем
- Многоязыковой перевод
Не ждите —скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь!
См. также:
Лучшие инструменты повышения продуктивности в Office
Раскройте весь потенциал Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность как никогда раньше.Kutools для Excel предлагает более 300 расширенных функций для повышения продуктивности и Экономия времени.Нажмите здесь, чтобы получить нужную Вам функцию…
Office Tab добавляет в Office вкладки и значительно упрощает Вашу работу
- Включите редактирование и чтение во вкладках в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна — вместо того чтобы использовать отдельные окна.
- Повышает вашу продуктивность на 50 % и экономит сотни кликов мышью каждый день!
Все надстройки Kutools — один установщик
Kutools for Office — набор надстроек для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro, идеально подходящий командам, работающим с разными приложениями Office.
- Единый комплект— надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint + Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия— настройка занимает считанные минуты (готово для MSI)
- Лучше работать вместе— оптимизированная продуктивность во всех приложениях Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия— без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества— экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек