Как автоматически отклонять приглашения на встречи от определённых людей в Outlook?

В Outlook можно настроить правило для автоматического отклонения приглашений на встречи от определённых людей — но как именно это сделать? В этой статье подробно описан один из способов.

Автоматическое отклонение приглашений на встречи от определённых людей в Outlook

Автоматическое отклонение приглашений на встречи от определённых людей с одновременным удалением встречи из календаря

---

Автоматическое отклонение приглашений на встречи от определённых людей в Outlook

Выполните следующие шаги, чтобы завершить эту задачу:

1. Сначала создайте шаблон сообщения для отклонения приглашений на встречи. В окне Сообщение введите текст сообщения, которое будет отправляться при отклонении приглашений. См. снимок экрана:

2. Затем сохраните сообщение в формате шаблона: нажмите Файл > Сохранить как, в окне Сохранить как введите имя сообщения в поле Имя файла и выберите Шаблон Outlook (*.oft) в раскрывающемся списке Указать формат сохранения, см. снимок экрана:

Примечание: при выборе Шаблон Outlook (*.oft) откроется папка с пользовательскими шаблонами по умолчанию.

3. Затем нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить шаблон сообщения и закрыть окно.

4. Далее создайте правило. Перейдите на вкладку Главная, нажмите Правила > Управление правилами и уведомлениями, см. снимок экрана:

5. В диалоговом окне Правила и уведомления перейдите на вкладку Правила для электронной почты и нажмите Создать правило, см. снимок экрана:

6. В появившемся окне Мастер правил выберите параметр Применить правило к полученным сообщениям в разделе Начать с пустого правила, см. снимок экрана:

7. Затем нажмите кнопку Далее. В появившемся диалоговом окне установите флажок напротив пункта «от людей или общих групп» в списке Шаг 1. Выберите условия, после чего щёлкните по ссылке люди или общие группы, чтобы открыть диалоговое окно Адрес правила и выбрать людей, чьи приглашения на встречи следует отклонять (см. снимок экрана):

8. Нажмите кнопку ОК, затем в том же диалоговом окне прокрутите список и установите флажок напротив пункта «это приглашение на встречу или обновление» в списке Шаг 1. Выберите условия, см. снимок экрана:

9. Нажмите кнопку Далее и в следующем диалоговом окне:

(1.) Установите флажок напротив пункта ответить с использованием указанного шаблона в списке Шаг 1. Выберите действия;

(2.) Затем щёлкните по ссылке указанный шаблон, чтобы открыть диалоговое окно Выберите Шаблон ответа;

(3.) В диалоговом окне Выберите Шаблон ответавыберите пункт Пользовательские шаблоны вФайловой системев раскрывающемся списке Искать в;

(4.) Затем выберите имя созданного ранее сообщения;

(5.) Нажмите кнопку Открыть.

10. Вернитесь в исходное диалоговое окно и установите флажок напротив пункта удалить его в списке Шаг 1. Выберите действия, см. снимок экрана:

11. Нажмите кнопку Далее > Далее, чтобы перейти к последнему шагу. В разделе Завершение настройки правила укажите имя для этого правила и установите флажок напротив пункта Включить это правило в списке Шаг 2. Настройка параметров правила, см. снимок экрана:

12. Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить создание правила, затем нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.

13. Теперь, когда вы получите приглашение на встречу от этих конкретных людей, им автоматически отправится письмо с отказом, а само приглашение будет удалено.

---

---

Автоматическое отклонение приглашений на встречи от определённых людей с одновременным удалением встречи из календаря

Первый метод позволяет отправить человеку письмо с уведомлением о том, что вы не будете участвовать во встрече, но такие встречи по-прежнему будут отображаться в вашем календаре. Если же вам нужно также удалять встречи, появляющиеся в календаре, воспользуйтесь следующим кодом VBA.

1. Удерживая клавиши ALT + F11, откройте окно Microsoft Visual Basic для приложений.

2. В окне Microsoft Visual Basic для приложений дважды щёлкните элемент ThisOutlookSession в области Project1 (VbaProject.OTM), чтобы открыть модуль, затем скопируйте и вставьте приведённый ниже код в пустой модуль.

Код VBA: автоматическое отклонение приглашений на встречи и одновременное удаление встреч из календаря:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Затем сохраните и закройте это окно с кодом. Теперь, как только вы получите приглашение на встречу от этого конкретного человека, система автоматически отправит отказ и удалит встречу из вашего календаря.