Как пакетно преобразовать несколько писем в файлы PDF в Outlook?

В Outlook функция «Сохранить как» позволяет сохранять письма только в форматах HTML, TXT, MHT, MSG и шаблон. А если вам нужно конвертировать одно или несколько писем в PDF — как это сделать? В этой статье я покажу несколько эффективных способов решения этой задачи.

Конвертирование одного письма в формат Файлы PDF с помощью функции печати

Пакетная конвертация писем в отдельные файлы Файлы PDF с помощью утилиты «Сохранить как файл»

Конвертирование одного письма в формат Файлы PDF с помощью VBA

---

Конвертирование одного письма в формат Файлы PDF с помощью функции печати

В Outlook вы можете воспользоваться функцией печати, чтобы сохранить одно письмо в формате PDF.

1. Выберите письмо, которое нужно конвертировать в PDF, и нажмите File > Печать. Затем выберите Microsoft Print to PDF в раскрывающемся списке Printer и нажмите Print.

2. В диалоговом окне Save Print Output As выберите папку для сохранения файла и задайте ему имя.

3. Нажмите Save, а затем — Cancel, чтобы остановить печать.

Теперь выбранное сообщение сохранено в формате PDF.

Примечание: этот метод работает только в Outlook 2016.

---

---

Пакетная конвертация писем в отдельные файлы Файлы PDF с помощью утилиты «Сохранить как файл»

Описанными выше способами можно сохранять только одно сообщение в формате PDF за раз. Если вы хотите пакетно конвертировать несколько писем в отдельные файлы PDF, попробуйте функцию утилиты Kutools для Outlook — «Сохранить выбранные элементы как файлы в различных форматах, например PDF».

Установите бесплатноKutools для Outlook и выполните следующие действия:

1. Выделите письма, которые нужно конвертировать, и нажмите Kutools > Bulk Processing > ave Selected Messages as Files in Various Formats like PDFave Selected Messages as Files in Vavrious Formats like PDF.

2. В диалоговом окне Save message as other files выберите папку для сохранения файлов, установите флажок напротив формата PDF и, при необходимости, отметьте нужные параметры сохранения содержимого в правой части окна.

3. Нажмите Ok.

Теперь письма сохранены в формате Файлы PDF.

  Save Selected Messages as File

---

Конвертирование одного письма в формат Файлы PDF с помощью VBA

Если вы используете Outlook 2007 или 2010, вы можете воспользоваться кодом VBA для преобразования отдельного письма в формат PDF.

1. Выделите одно письмо и нажмите клавиши Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Нажмите Insert > Module и вставьте приведённый ниже код в скрипт Module.

VBA: конвертация письма в PDF

Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub

3. Нажмите клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно сохранения файла, укажите папку для размещения файла и задайте ему имя.

4. Нажмите Save.

Совет: если код не запускается, перейдите в Центр управления безопасностью и включите опцию «Включить все макросы» в разделе «Параметры макросов».