Как пакетно конвертировать несколько писем в PDF-файлы в Outlook?
В Outlook функция «Сохранить как» позволяет сохранять электронное письмо только в форматах HTML, TXT, MHT, MSG и шаблона. Если вы хотите преобразовать письма в PDF-файлы, как это сделать? В этой статье я представлю несколько способов решения этой проблемы.
Преобразование одного письма в PDF-файл с помощью функции печати
Преобразование нескольких писем в отдельные PDF-файлы с помощью утилиты «Сохранить как файл»
Преобразование одного письма в PDF-файл с помощью VBA
Преобразование одного письма в PDF-файл с помощью функции печати
В Outlook вы можете использовать функцию печати, чтобы сохранить одно письмо в виде PDF-файла.
1. Выберите письмо, которое хотите преобразовать в PDF, нажмите Файл > Печать, выберите Microsoft Print to PDF из выпадающего списка Принтер и нажмите Печать.
2. В диалоговом окне «Сохранить вывод печати как» выберите путь для размещения файла и присвойте ему имя.
3. Нажмите Сохранить, затем нажмите Отмена, чтобы остановить печать.
Теперь выбранное сообщение было преобразовано в PDF-файл.
Примечание: Этот метод работает только в Outlook 2016.
AI Mail Assistant в Outlook: Умные ответы, четкое общение (волшебство в один клик!) БЕСПЛАТНО
Оптимизируйте свои ежедневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook. Этот мощный инструмент изучает ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание ваших писем и помогать легко создавать и редактировать сообщения.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: Получайте ответы, созданные на основе ваших предыдущих разговоров — персонализированные, точные и готовые к отправке.
- Улучшенное содержание: Автоматически улучшайте текст ваших писем для большей ясности и воздействия.
- Простое составление: Просто укажите ключевые слова, и пусть ИИ сделает остальную работу, предлагая несколько стилей написания.
- Интеллектуальные расширения: Расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: Мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: Легко переводите ваши письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики на основе ключевых слов
- Интеллектуальное расширение содержания
- Краткое изложение писем
- Перевод на несколько языков
Лучше всего то, что эта функция будет полностью бесплатной навсегда! Не ждите — скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь
Преобразование нескольких писем в отдельные PDF-файлы с помощью утилиты «Сохранить как файл»
Используя вышеупомянутые методы, вы можете сохранять только одно сообщение в формате PDF за раз. Если вы хотите пакетно конвертировать несколько писем в отдельные PDF-файлы, вы можете попробовать инструмент Kutools for Outlook «Сохранить выбранные сообщения как файлы в различных форматах, таких как PDF».
Установите бесплатно Kutools for Outlook, а затем выполните следующие шаги:
1. Выберите письма, которые хотите преобразовать, затем нажмите Kutools > Массовая обработка>Сохранить выбранные сообщения как файлы в различных форматах, таких как PDF.
2. В диалоговом окне «Сохранить сообщение как другие файлы» выберите путь для размещения файла и отметьте опцию формата PDF. Вы также можете отметить параметры сохранения содержимого в правой части.
3. Нажмите ОК.
Теперь письма были преобразованы в PDF-файлы.
Сохранить выбранные сообщения как файл
Преобразование одного письма в PDF-файл с помощью VBA
Если вы работаете в Outlook 2007 или 2010, вы можете применить код VBA для преобразования одного письма в PDF-файл.
1. Выберите одно письмо и нажмите клавиши Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Нажмите Вставить > Модуль и вставьте приведенный ниже код в скрипт Модуля.
VBA: Преобразование письма в PDF
Sub SaveAsPDFfile()
'UpdatebyExtendoffice
Dim MyOlNamespace As NameSpace
Dim MySelectedItem As MailItem
Dim Response As String
Dim FSO As Object, TmpFolder As Object
Dim tmpFileName As String
Dim wrdApp As Object
Dim wrdDoc As Object
Dim bStarted As Boolean
Dim dlgSaveAs As FileDialog
Dim fdfs As FileDialogFilters
Dim fdf As FileDialogFilter
Dim i As Integer
Dim WshShell As Object
Dim SpecialPath As String
Dim msgFileName As String
Dim strCurrentFile As String
Dim strName As String
Dim oRegEx As Object
Dim intPos As Long
Set MyOlNamespace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set MySelectedItem = ActiveExplorer.Selection.Item(1)
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
tmpFileName = FSO.GetSpecialFolder(2)
strName = "email_temp.mht"
tmpFileName = tmpFileName & "\" & strName
MySelectedItem.SaveAs tmpFileName, 10
On Error Resume Next
Set wrdApp = GetObject(, "Word.Application")
If Err Then
Set wrdApp = CreateObject("Word.Application")
bStarted = True
End If
On Error GoTo 0
Set wrdDoc = wrdApp.Documents.Open(FileName:=tmpFileName, Visible:=False, Format:=7)
Set dlgSaveAs = wrdApp.FileDialog(msoFileDialogSaveAs)
Set fdfs = dlgSaveAs.Filters
i = 0
For Each fdf In fdfs
i = i + 1
If InStr(1, fdf.Extensions, "pdf", vbTextCompare) > 0 Then
Exit For
End If
Next fdf
dlgSaveAs.FilterIndex = i
Set WshShell = CreateObject("WScript.Shell")
SpecialPath = WshShell.SpecialFolders(16)
msgFileName = MySelectedItem.Subject
Set oRegEx = CreateObject("vbscript.regexp")
oRegEx.Global = True
oRegEx.Pattern = "[\/:*?""<>|]"
msgFileName = Trim(oRegEx.Replace(msgFileName, ""))
dlgSaveAs.InitialFileName = SpecialPath & "\" & msgFileName
If dlgSaveAs.Show = -1 Then
strCurrentFile = dlgSaveAs.SelectedItems(1)
If Right(strCurrentFile, 4) <> ".pdf" Then
Response = MsgBox("Sorry, only saving in the pdf-format is supported." & _
vbNewLine & vbNewLine & "Save as pdf instead?", vbInformation + vbOKCancel)
If Response = vbCancel Then
wrdDoc.Close 0
If bStarted Then wrdApp.Quit
Exit Sub
ElseIf Response = vbOK Then
intPos = InStrRev(strCurrentFile, ".")
If intPos > 0 Then
strCurrentFile = Left(strCurrentFile, intPos - 1)
End If
strCurrentFile = strCurrentFile & ".pdf"
End If
End If
wrdApp.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
strCurrentFile, _
ExportFormat:=17, _
OpenAfterExport:=False, _
OptimizeFor:=0, _
Range:=0, _
From:=0, _
To:=0, _
Item:=0, _
IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, _
CreateBookmarks:=0, _
DocStructureTags:=True, _
BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End If
Set dlgSaveAs = Nothing
wrdDoc.Close
If bStarted Then wrdApp.Quit
Set MyOlNamespace = Nothing
Set MySelectedItem = Nothing
Set wrdDoc = Nothing
Set wrdApp = Nothing
Set oRegEx = Nothing
End Sub3. Нажмите клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно «Сохранить файл», выберите папку для размещения файла и присвойте ему имя.
4. Нажмите Сохранить.
Совет: Если код не запускается, попробуйте перейти в Центр доверия и проверить опцию «Включить все макросы» в разделе Настройки макросов.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Оцените совершенно новую бесплатную версию Kutools для Outlook с более чем70 потрясающими функциями — пользуйтесь ими НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические письма по теме и другим параметрам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых Эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивайте Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
