Как настроить автоматический ответ «Нет на месте» в Outlook?

Иногда Вы Нет на месте и не можете своевременно обрабатывать электронные письма. В этом случае Вы, вероятно, захотите уведомить отправителей о причине задержки ответа, несмотря на то, что письма получены. Вы можете настроить Нет на месте (правило Автоответ) в Outlook с помощью приведённых ниже способов:

• Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью Нет на месте Assistant для учётной записи Exchange(4 шага)
• Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью Kutools для Outlook(3 шага)
• Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью функции «Управление правилами и оповещениями»(11 шагов)

---

Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью Нет на месте Assistant для учётной записи Exchange

Если вы используете учётную запись Exchange, вы можете настроить автоответ с помощью функции Нет на месте Assistant, чтобы автоматически отправлять сообщение на входящие письма, пока вас нет на месте. Выполните следующие действия:

1. В представлении «Почта» выберите учётную запись Exchange на панели навигации и нажмите «Файл» > «Сведения» > «Автоматические ответы».
Примечание: если Outlook не подключён к серверу Exchange, опция «Автоматические ответы» будет недоступна.

2. В диалоговом окне «Автоматические ответы» (1) выберите опцию «Отправлять автоматические ответы»; (2) установите флажок напротив опции «Отправлять только в течение этого временного диапазона» и укажите нужные «Время начала» и «Время окончания»; (3) введите сообщение для автоматического ответа в поле ниже. См. снимок экрана:

3. Если вы хотите включить автоответ и для внешних отправителей, выполните следующие действия: (1) перейдите на вкладку «Вне моей организации (вкл.)»; (2) установите флажок напротив опции «Автоматически отвечать лицам вне моей организации»; (3) введите текст автоответа в поле ниже. См. снимок экрана:

4. Нажмите «ОК», чтобы активировать сообщение «Нет на месте».

---

Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью Kutools для Outlook

Встроенные правила Outlook не поддерживают расширенную настройку — например, отправку разных ответов для конкретных отправителей или тем писем, а также вставку изображений в автоответ. В свою очередь, функция «Kutools для Outlook» → «Автоответ» предоставляет удобный интерфейс для создания профессиональных и персонализированных автоответов с возможностью добавлять изображения и сохранять несколько шаблонов. Для более гибкого и комплексного решения Kutools — лучший выбор.

Шаг 1. Скачайте и установите Kutools для Outlook, запустите Outlook и выберите «KUTOOLS PLUS» > «Ответ».

Шаг 2. Настройте автоответ для различных учётных записей и нажмите «ОК».

1. В левой панели установите флажок напротив нужной учётной записи.

2. В правой части сначала отредактируйте «Удалить префикс темы», а затем — содержимое автоответа.

   

Шаг 3. Нажмите «Да», чтобы активировать автоответчик.

Каждое входящее сообщение будет автоматически получать ответ в соответствии с настроенным вами шаблоном автозаполнения.

---

Настройка Нет на месте (автоматический ответ) с помощью функции «Управление правилами и оповещениями»

Если ваш Outlook не подключён к серверу Exchange, описанный выше метод работать не будет. В этом случае настройка автоответа «Нет на месте» осуществляется через функцию Outlook «Управление правилами и оповещениями» следующим образом:

1. Нажмите «Главная» > «Почта», чтобы создать новое сообщение, и укажите тему и текст. См. снимок экрана:

2. Затем в окне нового сообщения выберите «Файл» > «Сохранить как».

3. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите «Шаблон Outlook (*.oft)» в выпадающем списке «Указать формат сохранения» и нажмите «Сохранить». См. снимок экрана:

Примечание: после выбора «Указать формат сохранения» в качестве «Шаблон Outlook (*.oft)» письмо автоматически сохранится в папку шаблонов по умолчанию — дополнительно указывать папку для сохранения не нужно.

4. Затем перейдите в «Главная» > «Правила» > «Управление правилами и оповещениями». См. снимок экрана:

5. В диалоговом окне «Правила и оповещения»: (1) перейдите на вкладку «Правила для электронной почты»; (2) в выпадающем списке «Применить изменения к этой папке» выберите учётную запись электронной почты, к которой нужно применить настройку «Нет на месте»; (3) нажмите «Создать правило». См. снимок экрана:

6. В окне «Мастер правил» в разделе «Создать правило с нуля» выберите «Применить правило к получаемым мной сообщениям» и нажмите «Далее».

7. В окне «Мастер правил» (какие условия следует проверять?) установите флажок напротив опции «Отправлено только мне» и нажмите кнопку «Далее». См. снимок экрана:

8. Теперь в окне «Мастер правил (что делать с сообщением?)» выполните следующие действия, как показано на снимке экрана ниже: (1) установите флажок напротив опции «ответить с использованием определённого шаблона»; (2) щёлкните по ссылке «определённого шаблона»; (3) в появившемся диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите в выпадающем списке «Искать в» пункт «Пользовательские шаблоны в файловой системе», затем выберите созданный ранее шаблон сообщения и нажмите кнопку «Открыть»; (4) после этого вы вернётесь в окно «Мастер правил» — нажмите кнопку «Далее».

9. Нажмите кнопку «Далее» дважды, чтобы перейти в окно Мастера правил («Завершить настройку правила»). Выполните следующие действия: (1) введите имя нового правила в поле на шаге 1; (2) установите нужные флажки на шаге 2; (3) нажмите кнопку «Готово».

10. Закройте диалоговое окно «Правила и оповещения».

В дальнейшем все новые письма, поступающие в ваш Outlook, будут немедленно получать автоматический ответ на основе указанного шаблона сообщения.