Как архивировать письма в Outlook на основе размера электронной почты?
Как известно, все отправленные и полученные письма автоматически сохраняются в Outlook. Со временем они накапливаются, из-за чего Outlook может начать работать медленно и нестабильно. Чтобы ускорить его работу, можно уменьшить размер почтового ящика, переместив крупные письма. В этой статье я покажу, как легко архивировать большие письма на основе их размера.
Архивация писем на основе Размер электронной почты в Outlook
- Повысьте продуктивность работы с электронной почтой с помощью технологий ИИ — быстро отвечайте на письма, создавайте новые сообщения, переводите тексты и работайте ещё эффективнее.
- Автоматизируйте отправку писем с помощью Авто Копия/Скрытая копия и Автоматическое перенаправление по правилам; отправляйте Автоответ («Нет на месте») — без необходимости использовать сервер Exchange…
- Получайте напоминания, такие как Предупреждать при ответе на электронное письмо, в котором я указан в поле BCC — когда вы отвечаете всем, находясь в скрытой копии (BCC), а также Напоминание о пропущенных вложениях — если вы забыли прикрепить файлы…
- Повысьте эффективность работы с электронной почтой с помощью Ответ с вложениями (все), автоматического добавления приветствия или даты и времени в подпись или тему письма, Ответ на несколько писем сразу…
- Оптимизируйте работу с электронной почтой с помощью Отозвать письмо, Инструменты вложений(Сжать все, Автосохранение всех…),Удалить дубликаты и Быстрый отчет…
Архивация писем на основе Размер электронной почты в Outlook
Этот метод позволит вам переместить все крупные письма в отдельную папку «Новая папка по размеру», после чего вы сможете вручную заархивировать эту папку в Outlook. Выполните следующие действия:
1. В представлении «Почта» ([PH_22]) выберите почтовую папку, из которой вы хотите архивировать большие письма, введите команду поиска size:>5KB в поле «Быстрый поиск», затем нажмите «Поиск» > Текущая папка (или другой параметр области поиска по необходимости). См. скриншот:
Примечание: В команде поиска size:>5KB значение 5 КБ — это заданный размер, по которому будут архивироваться письма; вы можете изменить его на любое удобное вам значение.
2. Выделите все результаты поиска в папке «Список писем», щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Переместить» → «Другая папка». См. скриншот:
Примечание: Чтобы быстро выделить все результаты поиска, щелкните по любому из них и одновременно нажмите клавиши Ctrl+A.
3. Теперь укажите целевую папку для перемещения писем следующим образом: ([PH_24]) в открывшемся диалоговом окне «Переместить элементы» нажмите кнопку «Создать»; ([PH_27]) в диалоговом окне «Создание папки „Новая папка“» задайте имя для новой папки; ([PH_26]) укажите, где разместить папку «Новая папка»; и (4) дважды нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть оба диалоговых окна. См. скриншот:
4. Теперь все письма, превышающие указанный размер, перемещены из указанной папки «Область поиска» в папку «Новая папка». Перейдите и нажмите Файл > Сведения > Сервис > Очистка старых элементов(или)Файл > Сведения > Инструменты очистки > Архивация).
5. В диалоговом окне «Архивация» настройте параметры архивации, как показано на скриншоте справа:
(1) Установите флажок напротив пункта «Архивировать эту папку и все вложенные папки»;
(2) В списке ниже выберите папку «Новая папка», в которую вы только что переместили письма;
(3) В поле «Архивировать элементы старше» введите слово «Завтра»;
(4) Нажмите кнопку «Обзор». См. скриншот:
6. В диалоговом окне «Открыть файл данных Outlook Файлы данных» введите имя нового архивного PST-файла в поле «Имя файла», затем нажмите кнопку «ОК». См. скриншот ниже:
7. Теперь вы снова в диалоговом окне «Архивация». Нажмите кнопку «ОК», а затем — кнопку «Да» во всплывающем окне Microsoft Outlook. См. скриншот:
На этом этапе вы уже успешно заархивировали письма по заданному размеру в Outlook.
Связанные статьи
Настройка параметров автоматической архивации для всех папок в Outlook
Автоматическая архивация только папки Завершенные задачи в Outlook
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка спама по теме и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Волшебство интерфейса: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных входящих письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Скачать одним щелчком — Получите все надстройки для Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Скачайте одним щелчком пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за одно действие.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint