Как экспортировать письма из нескольких папок/подпапок в Excel в Outlook?

Author: Kelly Last Modified: 2025-08-07

Экспорт писем из нескольких папок или подпапок в Excel может быть утомительной задачей, если вы полагаетесь на ручные методы или ограниченные функции Outlook. К счастью, существуют более эффективные способы достичь этого. В этой статье мы рассмотрим два метода: подход на основе VBA и более быстрое, удобное решение с Kutools для Outlook. Хотя метод VBA предлагает гибкость, он требует сложной настройки и корректировок. В отличие от него, Kutools для Outlook предоставляет простой и мощный способ экспорта писем в Excel всего несколькими щелчками мыши, экономя ваше время и усилия. Давайте углубимся в детали.

Экспорт писем из нескольких папок/подпапок в Excel с использованием VBA (Сложно, но гибко)

Экспорт писем из папки/подпапки в Excel с помощью Kutools для Outlook 👍 (Эффективно и удобно для пользователя)

Экспорт писем из нескольких папок/подпапок в Excel с использованием VBA

Если вам комфортно работать с кодом и нужен настраиваемый вариант решения, использование VBA может быть эффективным. Этот метод позволяет указывать несколько папок или подпапок и экспортировать их письма в отдельные файлы Excel. Однако для этого требуется технические знания и тщательная настройка кода.

Шаг 1: Откройте редактор VBA

Нажмите Alt + F11, чтобы запустить окно "Microsoft Visual Basic for Applications".

Шаг 2: Вставьте новый модуль

Нажмите "Вставить" > "Модуль", затем вставьте следующий код VBA в новое окно Модуля.

VBA: Экспорт писем из нескольких папок и подпапок в Excel

Const MACRO_NAME = "Export Outlook Folders to Excel"
Sub ExportMain()
ExportToExcel "destination_folder_path\A.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_1"
ExportToExcel "destination_folder_path\B.xlsx", "your_email_account\folder\subfolder_2"
MsgBox "Process complete.", vbInformation + vbOKOnly, MACRO_NAME
End Sub

Sub ExportToExcel(strFilename As String, strFolderPath As String)
Dim olkMsg As Object
Dim olkFld As Object
Dim excApp As Object
Dim excWkb As Object
Dim excWks As Object
Dim intRow As Integer
Dim intVersion As Integer

If strFilename <> "" Then
If strFolderPath <> "" Then
Set olkFld = OpenOutlookFolder(strFolderPath)
If TypeName(olkFld) <> "Nothing" Then
intVersion = GetOutlookVersion()
Set excApp = CreateObject("Excel.Application")
Set excWkb = excApp.Workbooks.Add()
Set excWks = excWkb.ActiveSheet
With excWks
.Cells(1, 1) = "Subject"
.Cells(1, 2) = "Received"
.Cells(1, 3) = "Sender"
End With
intRow = 2
For Each olkMsg In olkFld.Items
If olkMsg.Class = olMail Then
excWks.Cells(intRow, 1) = olkMsg.Subject
excWks.Cells(intRow, 2) = olkMsg.ReceivedTime
excWks.Cells(intRow, 3) = GetSMTPAddress(olkMsg, intVersion)
intRow = intRow + 1
End If
Next
Set olkMsg = Nothing
excWkb.SaveAs strFilename
excWkb.Close
Else
MsgBox "The folder '" & strFolderPath & "' does not exist in Outlook.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The folder path was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If
Else
MsgBox "The filename was empty.", vbCritical + vbOKOnly, MACRO_NAME
End If

Set olkMsg = Nothing
Set olkFld = Nothing
Set excWks = Nothing
Set excWkb = Nothing
Set excApp = Nothing
End Sub

Public Function OpenOutlookFolder(strFolderPath As String) As Outlook.MAPIFolder
Dim arrFolders As Variant
Dim varFolder As Variant
Dim bolBeyondRoot As Boolean

On Error Resume Next
If strFolderPath = "" Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Else
Do While Left(strFolderPath, 1) = "\"
strFolderPath = Right(strFolderPath, Len(strFolderPath) - 1)
Loop
arrFolders = Split(strFolderPath, "\")
For Each varFolder In arrFolders
Select Case bolBeyondRoot
Case False
Set OpenOutlookFolder = Outlook.Session.Folders(varFolder)
bolBeyondRoot = True
Case True
Set OpenOutlookFolder = OpenOutlookFolder.Folders(varFolder)
End Select
If Err.Number <> 0 Then
Set OpenOutlookFolder = Nothing
Exit For
End If
Next
End If
On Error GoTo 0
End Function

Function GetSMTPAddress(Item As Outlook.MailItem, intOutlookVersion As Integer) As String
Dim olkSnd As Outlook.AddressEntry
Dim olkEnt As Object

On Error Resume Next
Select Case intOutlookVersion
Case Is < 14
If Item.SenderEmailType = "EX" Then
GetSMTPAddress = SMTPEX(Item)
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
Case Else
Set olkSnd = Item.Sender
If olkSnd.AddressEntryUserType = olExchangeUserAddressEntry Then
Set olkEnt = olkSnd.GetExchangeUser
GetSMTPAddress = olkEnt.PrimarySmtpAddress
Else
GetSMTPAddress = Item.SenderEmailAddress
End If
End Select
On Error GoTo 0
Set olkSnd = Nothing
Set olkEnt = Nothing
End Function

Function GetOutlookVersion() As Integer
Dim arrVer As Variant
arrVer = Split(Outlook.Version, ".")
GetOutlookVersion = arrVer(0)
End Function

Function SMTPEX(olkMsg As Outlook.MailItem) As String
Dim olkPA As Outlook.propertyAccessor
On Error Resume Next
Set olkPA = olkMsg.propertyAccessor
SMTPEX = olkPA.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x5D01001E")
On Error GoTo 0
Set olkPA = Nothing
End Function

Шаг 3: Настройте код VBA

Замените "путь_к_целевой_папке" в приведенном выше коде на фактический путь к папке, например, "C:\Users\DT168\Documents\TEST".
Замените "ваш_почтовый_аккаунт\папка\подпапка_1" и "ваш_почтовый_аккаунт\папка\подпапка_2" на пути к вашим папкам Outlook, например, "Kelly@extendoffice.com\Входящие\A" и "Kelly@extendoffice.com\Входящие\B".

Шаг 4: Запустите код

Нажмите "F5" или кнопку "Выполнить", чтобы выполнить код. Затем нажмите кнопку "OK" в появившемся диалоговом окне "Экспорт папок Outlook в Excel". Теперь письма из всех указанных папок/подпапок экспортированы в книги Excel.
doc-export-subfolders-to-excel-3

Недостатки:

Сложная настройка: Требуется тщательная настройка кода и рабочие знания VBA.
Подверженность ошибкам: Небольшие ошибки при настройке могут привести к ошибкам или неполному экспорту.
Трудоемкость: Не подходит для быстрых или частых экспортов.

Преобразуйте управление своими письмами с помощью массовой обработки!

Устали от повторяющихся задач с электронной почтой? Kutools для Outlook предлагает инструменты "Массовая обработка", чтобы оптимизировать ваш рабочий процесс и сэкономить драгоценное время.

🌟 Ответить на несколько писем: Отправляйте массовые ответы, используя шаблоны, без лишних усилий.
📧 Переслать индивидуально: Пересылайте несколько писем как обычные сообщения, а не как вложения.
📝 Сохранить в различных форматах: Экспортируйте письма в PDF, Word, Excel и другие форматы — все за один раз!

Kutools for Outlook Bulk Processing Feature

Попробуйте Kutools для Outlook сегодня

Экспорт писем из папки/подпапки в Excel с помощью Kutools для Outlook 👍

Для более быстрого и беспроблемного подхода "Kutools для Outlook" предлагает функцию "Сохранить выбранные письма в виде файлов в различных форматах". Этот метод настоятельно рекомендуется за его простоту, скорость и универсальность. Будь то управление небольшим количеством писем или большими наборами данных, Kutools обеспечивает бесперебойную работу с минимальными усилиями.

Раскройте максимальную эффективность электронной почты с Kutools для Outlook! Получите доступ к 70 мощным функциям абсолютно бесплатно навсегда. Скачайте бесплатную версию прямо сейчас!

Шаг 1: Выберите папку или подпапку

Перейдите в папку или подпапку, содержащую письма, которые вы хотите экспортировать. Нажмите Ctrl + A, чтобы выбрать все письма в списке.

Шаг 2: Получите доступ к функции "Сохранить выбранные письма в виде файлов в различных форматах"

Нажмите "Kutools" > "Массовая обработка" > "Сохранить выбранные письма в виде файлов в различных форматах".

doc-export-subfolders-to-excel-4

Шаг 3: Настройте параметры экспорта

В диалоговом окне "Сохранить письма в других файлах" выберите целевую папку, куда вы хотите сохранить файлы.
Выберите опцию "Формат Excel".
Выберите конкретные части писем для экспорта (например, заголовок, текст) в разделе "Сохранить содержимое".

Шаг 4: Завершите экспорт

Нажмите "OK", чтобы начать процесс экспорта. После завершения вы найдете все письма, сохраненные как отдельные файлы Excel в указанной папке.

doc-export-subfolders-to-excel-6

Преимущества:

Быстро и интуитивно: Экспорт писем в Excel всего несколькими щелчками — никаких технических навыков не требуется.
Настройка вывода: Выбирайте конкретные форматы файлов и содержимое в соответствии с вашими потребностями.
Процесс без ошибок: Избегайте сложностей и потенциальных ошибок, связанных с методами VBA.
Профессиональные результаты: Идеально подходит для создания организованных записей или эффективного обмена данными.

Примечание: Чтобы применить утилиту "Сохранить выбранные письма в виде файлов в различных форматах" Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.