Как отвечать на письма в Outlook с использованием шаблонных текстов?

Создать новое письмо на основе шаблона легко — для этого нажмите Главная > Создать элементы > Другие элементы > Выбрать форму и выберите нужный шаблон в Outlook. Однако, похоже, невозможно отвечать на письма с использованием шаблонов. В этой статье представлены два обходных способа ответа на письма с шаблонным текстом в Outlook.

Ответ на письма с шаблонным текстом с помощью функции «Быстрые действия»

Ответ на письма с шаблонным текстом с помощью Kutools для Outlook

Ответ на письма с несколькими шаблонами с помощью Kutools для Outlook

---

Ответ на письма с шаблонным текстом с помощью функции «Быстрые действия»

Хотя Outlook не позволяет напрямую отвечать на письма с помощью шаблонов, вы можете создать быстрое действие, содержащее текст шаблона. Благодаря этому текст шаблона будет автоматически вставляться в ответное сообщение. Выполните следующие действия:

1. Нажмите Главная > Создать новое в поле Быстрые действия. См. скриншот:

2. В открывшемся диалоговом окне Изменение быстрого действия выполните следующие действия:
(1) Введите имя нового быстрого действия в поле Имя;
(2) Выберите опцию Ответить или Ответить всем из раскрывающегося списка Действия;
(3) Нажмите ссылку Показать параметры, чтобы развернуть параметры письма. См. скриншот:

3. Теперь параметры письма развернуты. Введите или скопируйте текст шаблона в поле Текст и нажмите кнопку Готово.

Теперь новое быстрое действие создано и добавлено в поле Быстрые действия, как показано на скриншоте ниже.

4. Чтобы ответить на письмо с помощью заданного быстрого действия, выберите это письмо и нажмите созданное вами быстрое действие в поле Быстрые действия на вкладке Главная. См. скриншот:

Примечание: Этот метод позволяет отвечать на письма только простым текстом шаблона — без изображений, гиперссылок, форматирования и других подобных элементов.

---

Ответ на письма с шаблонным текстом с помощью Kutools для Outlook

Чтобы отвечать на письма с помощью форматированного шаблонного текста, сохраните его как запись автотекста с помощью Kutools для Outlook — и в дальнейшем используйте эту запись одним щелчком мыши.

Создание шаблона

1. Нажмите Kutools > Ресурсы.

Затем в правой части отобразится панель Библиотека ресурсов.

2. Выделите отредактированный текст, перейдите на вкладку Автотекст и нажмите кнопку Добавить, укажите имя шаблона и нажмите Добавить.

Теперь шаблон готов!

Использование шаблона

В следующий раз, когда вам нужно будет ответить на письмо, просто установите курсор в том месте окна ответа, куда следует вставить шаблон, откройте панель Библиотека ресурсов, перейдите на вкладку Автотекст и щелкните нужный шаблон — он сразу вставится в письмо.

---

Ответ на несколько писем с использованием шаблона

Kutools для Outlook предлагает отличную функцию — Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблона, которая позволяет пользователям Outlook отвечать на несколько писем одним и тем же шаблоном. Выполните следующие действия:

Выберите несколько писем, на которые нужно ответить, затем нажмите Kutools > Массовая обработка и выберите нужный шаблон из подменю Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблона.

Теперь все выбранные письма получили ответы с использованием указанного шаблона — массово и без задержек.

Примечание: Если вы еще не добавили Шаблоны ответов, это можно сделать следующим образом:
(1) Выберите несколько писем и нажмите Kutools>Массовая обработка>Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблонаs >Создать и управлять Шаблон ответа, как показано на скриншоте ниже:

(2) В диалоговом окне «Создать и управлять Шаблон ответа» нажмите Добавитькнопку чтобы создать новый шаблон, добавьте содержимое Шаблон ответа в поле ниже, а затем нажмите Ответитькнопку. См. скриншот:

---

Связанные статьи

Копирование имён всех вложений при ответе в Outlook

Ответ на письмо только выделенным текстом в Outlook

Автоматическое добавление персонализированного приветствия при ответе в Outlook