Как отвечать на электронные письма с использованием шаблона текста в Outlook?

Создать новое письмо с помощью шаблона легко, нажав Главная > Новые элементы > Дополнительные элементы > Выбрать форму и выбрав указанный шаблон в Outlook. Однако, кажется, невозможно отвечать на электронные письма с использованием шаблонов. В этой статье мы представим два обходных пути для ответа на электронные письма с использованием шаблона текста в Outlook.

Ответ на электронные письма с использованием шаблона текста через функцию Быстрых шагов

Ответ на электронные письма с использованием шаблона текста через Kutools для Outlook

Ответ на электронные письма с несколькими шаблонами через Kutools для Outlook

---

Ответ на электронные письма с использованием шаблона текста через функцию Быстрых шагов

Хотя невозможно отвечать на электронные письма с использованием шаблона в Outlook, вы можете создать быстрый шаг с содержимым шаблона. Таким образом, содержимое шаблона будет автоматически добавлено в ответное сообщение. Пожалуйста, выполните следующие действия:

1. Нажмите Главная > Создать новый в окне Быстрые шаги. См. скриншот:

2. В открывшемся Редактирование быстрого шага диалоговом окне, пожалуйста:
(1) Введите имя для нового быстрого шага в поле Имя ;
(2) Выберите опцию Ответить или опцию Ответить всем из выпадающего списка Действия ;
(3) Нажмите связанный текст Показать параметры для расширения параметров электронной почты. См. скриншот:

3. Теперь параметры электронной почты расширены. Пожалуйста, введите или скопируйте содержимое шаблона в текстовое поле и нажмите кнопку Завершить.

Теперь новый быстрый шаг создан и добавлен в окно Быстрые шаги, как показано на скриншоте ниже.

4. Для ответа на электронное письмо с использованием указанного быстрого шага, пожалуйста, выберите письмо, а затем нажмите созданный быстрый шаг в окне Быстрые шаги на вкладке Главная. См. скриншот:

Примечание: Этот метод может отвечать на электронные письма только с простым текстом шаблона, и он не поддерживает изображения, гиперссылки, форматирование текста и т. д.

---

Ответ на электронные письма с использованием шаблона текста через Kutools для Outlook

Для ответа на электронные письма с форматированным текстом шаблона вы можете сохранить форматированный текст шаблона как запись автотекста с помощью Kutools для Outlook, а затем повторно использовать запись автотекста одним щелчком мыши.

Создать шаблон

1. Нажмите Kutools > Ресурс.

Затем панель Библиотека ресурсов отобразится справа.

2. Выберите отредактированное содержимое, перейдите на вкладку Автотекст и нажмите кнопку Добавить, назовите шаблон и нажмите Добавить.

Теперь шаблон создан.

Использовать шаблон

В следующий раз, когда вам нужно будет ответить на электронное письмо, просто выберите позицию в окне ответа, куда вы хотите вставить шаблон, откройте панель Библиотека ресурсов, найдите шаблон на вкладке Автотекст и нажмите, чтобы вставить его прямо в письмо.

---

Ответить на несколько писем с использованием шаблона

Kutools для Outlook поддерживает отличную функцию Ответить на выбранные письма с использованием шаблонов, которая позволяет пользователям Outlook отвечать на несколько писем с использованием шаблона в Outlook. Пожалуйста, выполните следующие действия:

Выберите несколько писем, на которые вы хотите ответить, а затем нажмите Kutools > Массовая обработка, и затем выберите один шаблон из подменю Ответить на выбранные письма с использованием шаблона.

Теперь на все выбранные письма дан ответ с использованием указанного шаблона ответа массово.

Примечание: Если вы еще не добавили шаблоны ответов, вы можете добавить их следующим образом:
(1) Выберите несколько писем и нажмите Kutools > Массовая обработка > Ответить на выбранные письма с использованием шаблонаs > Создать и управлять шаблонами ответов как показано на скриншоте ниже:

(2) В диалоговом окне Создать и управлять шаблонами ответов нажмите Добавить кнопку  для создания нового шаблона, добавьте содержимое шаблона ответа в нижнее поле, а затем нажмите кнопку Ответить . См. скриншот:

---

Связанные статьи

Копировать все имена вложений при ответе в Outlook

Ответить на электронное письмо только с выбранным текстом в Outlook

Автоматически добавлять персонализированное приветствие при ответе в Outlook