Как автоматически архивировать вложения в Outlook?
Например, вы собираетесь добавить несколько вложений в ваше письмо в Outlook, и общий размер вложений может быть слишком большим для их быстрой отправки. Поэтому вам нужно уменьшить размер этих вложений перед отправкой. Архивация — это хороший способ. Но как заархивировать эти вложения? А как насчет автоматической архивации этих вложений? Попробуйте следующие решения:
Вручную архивировать вложения в исходящих письмах
Автоматическая архивация вложений в исходящих письмах с помощью удивительного инструмента 👍
Автоматическая архивация вложений в входящих письмах с помощью Kutools для Outlook 🏆
Вручную архивировать вложения в исходящих письмах
На самом деле, в Outlook нет возможности напрямую архивировать вложения в письмах. Однако мы можем сначала заархивировать файлы, которые вы собираетесь прикрепить к письму, а затем прикрепить заархивированные файлы к письму.
1. Перейдите в папку, содержащую файлы, которые вы собираетесь прикрепить к письму.
2. Выберите файлы, которые вы собираетесь прикрепить, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Отправить в > Сжатая (заархивированная) папка из контекстного меню. Смотрите скриншот:
Примечание: Удерживая клавишу Ctrl, вы можете выбрать несколько несмежных файлов, нажимая на них по одному; удерживая клавишу Shift , вы можете выбрать несколько смежных файлов, нажав на первый и последний.
Теперь все выбранные файлы сжаты в одну сжатую (заархивированную) папку.
2. Щелкните правой кнопкой мыши сжатую (заархивированную) папку и выберите Отправить в > Получатель почты из контекстного меню. Смотрите скриншот:
3. Теперь сжатая (заархивированная) папка прикреплена к новому письму, как показано на скриншоте ниже. Пожалуйста, составьте письмо и отправьте его.
Автоматическая архивация вложений в исходящих письмах с помощью удивительного инструмента 👍
Kutools для Outlook упрощает управление как входящими, так и исходящими письмами, автоматизируя сжатие вложений. В этом разделе мы покажем вам, как использовать Kutools для автоматического архивирования вложений в исходящих письмах. С одной настройкой в Outlook вы можете настроить Outlook на автоматическое сжатие ваших вложений перед отправкой. Это гарантирует, что ваши письма всегда оптимизированы по размеру без дополнительных усилий с вашей стороны.
1. После загрузки и установки Kutools для Outlook перейдите на вкладку Kutools Plus и нажмите на значок стрелки вниз в группе Вложения.
2. В диалоговом окне Параметры вложения перейдите на вкладку Сжать и отметьте параметр Автоматически сжимать вложения перед отправкой писем, затем нажмите OK.
С этого момента Kutools будет автоматически сжимать вложения перед отправкой письма.
AI Mail Assistant в Outlook: Умные ответы, четкое общение (волшебство в один клик!) БЕСПЛАТНО
Оптимизируйте свои ежедневные задачи в Outlook с помощью AI Mail Assistant от Kutools для Outlook. Этот мощный инструмент изучает ваши прошлые письма, чтобы предлагать умные и точные ответы, оптимизировать содержание ваших писем и помогать легко создавать и редактировать сообщения.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы: Получайте ответы, созданные на основе ваших предыдущих разговоров — персонализированные, точные и готовые к отправке.
- Улучшенное содержание: Автоматически улучшайте текст ваших писем для большей ясности и воздействия.
- Простое составление: Просто укажите ключевые слова, и пусть ИИ сделает остальную работу, предлагая несколько стилей написания.
- Интеллектуальные расширения: Расширяйте свои мысли с помощью контекстно-зависимых предложений.
- Суммаризация: Мгновенно получайте краткие обзоры длинных писем.
- Глобальный охват: Легко переводите ваши письма на любой язык.
Эта функция поддерживает:
- Умные ответы на письма
- Оптимизированное содержание
- Черновики на основе ключевых слов
- Интеллектуальное расширение содержания
- Краткое изложение писем
- Перевод на несколько языков
Лучше всего то, что эта функция будет полностью бесплатной навсегда! Не ждите — скачайте AI Mail Assistant прямо сейчас и наслаждайтесь
Автоматическая архивация вложений во входящих письмах с помощью Kutools для Outlook 🏆
Обработка входящих писем с большими вложениями также может быть упрощена с помощью Kutools для Outlook. Kutools предоставляет функцию автоматического сжатия полученных вложений в zip-файл прямо в Outlook.
1. После загрузки и установки Kutools для Outlook перейдите на вкладку Kutools Plus и нажмите Авто Сжатие.
2. В диалоговом окне Авто Сжатие Вложений отметьте параметр Автоматически сжимать все полученные вложения. Нажмите OK.
Теперь любые вложения во входящих письмах будут автоматически заархивированы Kutools, экономя место и улучшая организацию.
Примечания:
- В диалоговом окне Авто Сжатие Вложений вы можете выбрать из двух вариантов расширений файлов для сжатых вложений.
- Добавить суффикс «.zip» к оригинальному имени вложения
- Заменить расширение оригинального имени вложения на «.zip»
- Вы также можете автоматически сжимать полученные вложения по правилам. Чтобы узнать больше, пожалуйста, прочитайте статью: Автоматическое сжатие полученных вложений по указанным правилам.
Связанные статьи
Автоматически скачивать/сохранять вложения из Outlook в определенную папку
(Авто) сжатие вложений в сообщениях в Outlook
Получить все вложения из архивных писем в Outlook
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Выпущена бесплатная версия Kutools для Outlook!
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с более чем100 потрясающими функциями! Нажмите, чтобы скачать сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку Email / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке письма / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматически добавить приветствие / Автоматическое разделение Email с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические Email по теме и другим признакам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и современных Эмодзи / Напоминания о важных письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия в один клик: Ответить всем с вложениями / Антифишинг Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных Email / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
Используйте Kutools на вашем любимом языке – поддерживается английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более40 других языков!
