Как подсчитать общее количество писем во всех папках Outlook?

По умолчанию Outlook отображает количество непрочитанных писем рядом с каждым именем папки в области навигации, как показано на скриншоте ниже. Однако иногда необходимо узнать общее количество элементов — как прочитанных, так и непрочитанных — в ваших папках. Например, вы можете захотеть оценить свою почтовую нагрузку, определить объём архива или просто отслеживать активность папок с течением времени. Встроенные средства Outlook напрямую не предоставляют эту информацию для всех папок, но существует несколько практичных обходных решений, позволяющих точно подсчитать общее число элементов. Ниже приведены различные методы: встроенные функции Outlook, возможности Kutools для Outlook, подходы с использованием кода VBA, а также полезные советы, предупреждения об ошибках и рекомендации для каждого сценария.

• Подсчитать общее количество элементов/писем в одной папке
• Подсчитать общее количество элементов/писем в каждой папке с помощью Kutools для Outlook
• Подсчитать общее количество всех элементов/писем во всех/нескольких папках
• Подсчитать общее количество элементов/писем в каждой папке с помощью VBA
• 

---

Подсчитать общее количество элементов/писем в одной папке

Если вам нужно узнать общее количество элементов — включая как прочитанные, так и непрочитанные письма — в одной папке Outlook, просто измените свойства папки, чтобы отобразить это значение. Это особенно удобно при организации, очистке или мониторинге конкретной папки. Данный способ моментально показывает точное число элементов в таких папках, как «Входящие», «Отправленные» или пользовательские подпапки.

1. В области «Навигация» щелкните правой кнопкой мыши по папке, для которой нужно отобразить количество элементов, и выберите в контекстном меню пункт «Свойства». См. скриншот ниже:

2. В диалоговом окне «Свойства» установите флажок «Показывать общее количество элементов» и нажмите «ОК». Скриншот для справки приведён выше.

Теперь число рядом с именем папки показывает общее количество электронных писем и других элементов, хранящихся в ней, — так вы сможете мгновенно оценить его на первый взгляд.

Примечания:
(1) При выборе папки в Навигации общее количество элементов и число непрочитанных писем отображаются в Строке состояния в нижней части окна Outlook — это позволяет легко сверить значения.
(2) Данный метод показывает количество элементов только для одной папки за раз. Если вам нужна сводка по нескольким папкам одновременно или общий обзор по всем папкам, воспользуйтесь решениями с VBA или Kutools, описанными ниже.
(3) Иногда после изменения свойств отображение может не обновиться сразу — в этом случае попробуйте перезапустить Outlook или переключиться между папками, чтобы увидеть актуальные данные.

---

Подсчитать общее количество элементов/писем в каждой папке с помощью Kutools для Outlook

Если вы управляете объёмным почтовым ящиком или множеством папок и вам нужен быстрый обзор количества элементов во всех папках сразу, Kutools для Outlook предлагает практичное решение. Функция «Показать общее количество элементов для всех папок» отображает число элементов в каждой папке одновременно — а не только по одной. Это особенно удобно для тех, кто регулярно работает с большим количеством папок или кому необходимо оперативно оценить размер и структуру почтового ящика.

Чтобы воспользоваться этой функцией, перейдите на вкладку «KUTOOLS PLUS», нажмите «Папка» и выберите «Показывать общее количество элементов во всех папках».

После включения число рядом с каждой папкой в Навигации немедленно обновится и будет показывать общее количество элементов в этой папке вместо количества только непрочитанных. Это эффективное решение экономит время и усилия, особенно при работе с несколькими учётными записями или папками. См. скриншот ниже:

Советы и рекомендации:
• Чтобы снова отображать только количество непрочитанных писем, просто повторно выберите ту же опцию в меню.
• Эта функция работает для всех типов папок Outlook: почтовых, контактных, календарных и других.
• Если вкладка KUTOOLS PLUS не отображается, убедитесь, что Kutools для Outlook установлен и активирован корректно.
• Настройка применяется ко всем папкам сразу, обеспечивая единообразное отображение общего количества элементов.

---

Подсчитать общее количество всех элементов/писем во всех/нескольких папках

Хотя описанные выше методы позволяют просматривать количество элементов в отдельных папках, зачастую необходимо получить общее число элементов сразу по нескольким или даже по всем папкам Outlook — идеальное решение для статистики почтового ящика, аудита или планирования очистки. Kutools для Outlook предлагает функцию «Статистика», которая суммирует количество элементов по всем, нескольким или выбранным папкам, а результаты выводятся в удобном сводном диалоговом окне. Воспользуйтесь ею, когда вам нужен не только детальный разбор по каждой папке, но и общий обзор объёма вашего почтового ящика.

1. В Outlook перейдите на вкладку «KUTOOLS PLUS» и нажмите «Статистика». См. скриншот:

2. В первом диалоговом окне «Статистика» нажатие кнопки «ОК» запустит анализ всех папок в разделе «Все учетные записи» по умолчанию. Если вам нужны итоги только для определённых папок, сначала отметьте их вручную, а затем нажмите «ОК».

Теперь откроется итоговое диалоговое окно «Статистика» со сводкой общего количества элементов и писем для выбранных папок или учётных записей. Эта сводка особенно полезна при подготовке отчётов по почтовому ящику, управлении квотами или отслеживании изменений с течением времени.

Дополнительные советы и устранение неполадок:
• Чтобы получить точную статистику, убедитесь, что Outlook полностью синхронизирован с вашим почтовым сервером.
• Если окно статистики не появляется или показания кажутся неточными, перезапустите Outlook и повторите попытку.
• Эта функция поддерживает несколько почтовых учётных записей в рамках одного профиля Outlook.

---

Подсчитать общее количество элементов/писем во всех папках с помощью VBA

Для пользователей, стремящихся к автоматизации или подсчёту большого объёма элементов за пределами стандартных возможностей, VBA предлагает гибкое решение для учёта элементов во всех папках. Этот подход идеально подходит продвинутым пользователям и ИТ-специалистам, которым нужны настраиваемые отчёты или воспроизводимые процессы анализа почтовых ящиков. С помощью VBA можно точно задать, какие папки учитывать, а также экспортировать результаты для последующей обработки.

Как настроить VBA в Outlook:
1. В режиме «Почта» нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.
2. В редакторе VBA выберите Вставка > Модуль, а затем скопируйте и вставьте следующий фрагмент кода в новый модуль.

VBA: Подсчитать/отобразить общее количество элементов/писем во всех папках Outlook

Sub ShowTotalInAllFolders()
Dim oStore As Outlook.Store
Dim oRoot As Outlook.Folder

On Error Resume Next

For Each oStore In Application.Session.Stores
Set oRoot = oStore.GetRootFolder
ShowTotalInFolders oRoot
Next
End Sub

Private Sub ShowTotalInFolders(ByVal Root As Outlook.Folder)
Dim oFolder As Outlook.Folder

On Error Resume Next

If Root.Folders.Count > 0 Then
For Each oFolder In Root.Folders
oFolder.ShowItemCount = olShowTotalItemCount
ShowTotalInFolders oFolder
Next
End If
End Sub

Выполнение и интерпретация результатов:
3. Нажмите клавишу F5 или воспользуйтесь кнопкой «Выполнить», чтобы запустить код.
После запуска код последовательно пройдёт по каждой папке во всех почтовых ящиках и выведет общее количество элементов в каждой из них. Результаты могут отображаться в окне Immediate, во всплывающих диалоговых окнах или напрямую в представлении папок — как показано на скриншоте:

Примечания по использованию VBA и устранению неполадок:
• Убедитесь, что макросы включены в Outlook — настройки безопасности могут блокировать выполнение кода VBA.
• Всегда создавайте резервную копию важных писем перед запуском скрипта, взаимодействующего со структурой почтового ящика.
• При возникновении ошибок (например, «объект не найден» или «ошибка времени выполнения») проверьте правильность выбора папок и корректность кода. Если у вас несколько учётных записей, дважды убедитесь в правильности индексации учётных записей в вашем коде VBA.
• Подсчёт с помощью VBA может занять некоторое время — всё зависит от количества папок и элементов (производительность может варьироваться), поэтому дайте системе достаточно времени для обработки крупных почтовых ящиков.

---

Демонстрация: подсчёт общего количества элементов (писем) в каждой/нескольких/всех папках Outlook

---

Связанные статьи

Подсчёт общего количества результатов поиска в Outlook

Подсчёт количества Количество электронных писем по теме в Outlook

Подсчёт общего количества вложений в выбранных письмах Outlook

Подсчёт количества получателей в полях «Кому», «Копия» и «Скрытая копия» в Outlook