Как автоматически отвечать только вне организации в Outlook?
При работе в Outlook может потребоваться настроить автоматический ответ, который будет реагировать только на письма от внешних отправителей, игнорируя внутренние сообщения. Это полезно для настройки уведомлений об отсутствии на рабочем месте, ответов службы поддержки или важных уведомлений без отправки ненужных ответов коллегам. Это руководство поможет вам создать правило для автоматического ответа только на внешние письма в Outlook.
Автоматически отвечать только вне организаций в Outlook
Автоматически отвечать только вне организаций в Outlook
Следуйте этим шагам, чтобы создать шаблон автоматического ответа и настроить правило, гарантирующее отправку ответов только внешним отправителям:
Шаг 1: Создание шаблона автоматического ответа
1. Откройте Outlook, перейдите на вкладку Главная и нажмите Новое письмо, чтобы создать новое сообщение. Затем введите тему и составьте ваше сообщение автоматического ответа по мере необходимости.
2. Нажмите Файл > Сохранить как.
3. В диалоговом окне Сохранить как: 1). Введите имя для шаблона в поле Имя файла. 2). Выберите Шаблон Outlook (*.oft) из выпадающего списка Тип файла. 3). Нажмите Сохранить, а затем закройте письмо, не сохраняя его повторно.
Шаг 2: Настройка правила Outlook для автоматических ответов внешним отправителям
1. Выберите папку с письмами, к которой вы хотите применить правило, и нажмите Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями.
2. В диалоговом окне Правила и оповещения нажмите Новое правило.
3. В Мастере правил выберите Применить правило к получаемым сообщениям, затем нажмите Далее.
4. В следующем окне Мастера правил нажмите Далее, не выбирая никаких условий.
5. Появится предупреждающее диалоговое окно — нажмите Да, чтобы продолжить.
6. В следующем окне Мастера правил отметьте Ответить, используя указанный шаблон, затем нажмите указанный шаблон.
7. В диалоговом окне Выбор шаблона ответа выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе из выпадающего списка Искать в. Затем выберите ранее созданный шаблон и нажмите Открыть.
8. Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Шаг 3: Исключить внутренние письма из автоматических ответов
1. В следующем окне Мастера правил отметьте За исключением писем с определёнными словами в адресе отправителя, затем нажмите определённые слова.
2. В диалоговом окне Поиск текста введите доменное имя вашей компании (например, @yourcompany.com) в текстовое поле. Нажмите Добавить, затем ОК.
3. Нажмите Далее, чтобы продолжить.
Шаг 4: Завершение и активация правила
1. Введите имя для правила в поле Шаг 1.
2. При необходимости отметьте дополнительные параметры в Шаге 2.
3. Нажмите Готово, затем ОК, чтобы сохранить и активировать правило.
Итоговый результат
После настройки Outlook будет автоматически отвечать на все входящие письма от внешних отправителей, игнорируя сообщения от внутренних коллег. Это обеспечивает эффективную коммуникацию без ненужных ответов внутри вашей организации.
📧 Автоматизируйте CC и BCC – больше никаких ручных записей!
Надоело каждый раз вручную добавлять CC или BCC при отправке электронной почты? Kutools for Outlook позволяет **автоматически добавлять CC или BCC получателям** для всех исходящих писем или при определенных условиях — **больше никаких повторяющихся действий!** 🚀
💡 Быстрая настройка: Нажмите Kutools Plus > CC / BCC > Управление правилами, и создайте свое правило за секунды!
✅ Пользовательские правила для конкретных случаев
✅ Однократная настройка, без лишних хлопот!
Демонстрация: Автоматически отвечать только вне организаций в Outlook
Связанные статьи
Настройка уведомления об отсутствии на рабочем месте в Outlook
Автоматически отвечать только на определенный домен в Outlook
Автоматически отвечать определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Срочные новости: Kutools для Outlook запускает бесплатную версию!
Оцените совершенно новую бесплатную версию Kutools для Outlook с более чем70 потрясающими функциями — пользуйтесь ими НАВСЕГДА! Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧 Автоматизация Email: Автоответчик (доступно для POP и IMAP) / Запланировать отправку писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилу при отправке писем / Автоматическое перенаправление (Расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения ...
📨 Управление Email: Отозвать письмо / Блокировать мошеннические письма по теме и другим параметрам / Удалить дубликаты писем / Расширенный Поиск / Организовать папки ...
📁 Вложения Pro: Пакетное сохранение / Пакетное открепление / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие ...
🌟 Магия интерфейса: 😊Больше красивых и крутых Эмодзи / Напоминание о важных письмах / Сворачивайте Outlook вместо закрытия ...
👍 Мгновенные действия: Ответить всем с вложениями / Антифишинговые Email / 🕘Показать часовой пояс отправителя ...
👩🏼🤝👩🏻 Контакты и Календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделить группу контактов на отдельные группы / Удалить напоминание о дне рождения ...
