Как настроить автоматический ответ на письма от определённого отправителя (указанного адреса электронной почты) в Outlook?

Иногда возникает необходимость настроить автоматический ответ для определённого отправителя — например, чтобы информировать клиентов, коллег или членов команды о вашей доступности или оперативно предоставлять обратную связь. Outlook позволяет реализовать такую функцию, однако процесс может оказаться непростым. В качестве альтернативы Kutools для Outlook значительно упрощает эту задачу с помощью функции «Расширенное правило». Ниже приведены инструкции по использованию обоих методов для автоматического ответа на письма от конкретных адресов электронной почты.

Автоматический ответ определённому отправителю с помощью правила в Outlook

Автоматический ответ определённому отправителю с помощью расширенного правила Kutools для Outlook

---

Автоматический ответ определённому отправителю с помощью правила в Outlook

Этот метод поможет вам создать правило для автоматического ответа определённому отправителю или адресу электронной почты в Outlook.

1. Создайте новое письмо, укажите тему и при необходимости напишите сообщение, затем нажмите «Файл» > «Сохранить как».

2. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как» введите имя для нового письма в поле «Имя файла», выберите «Шаблон Outlook (*.oft)» в раскрывающемся списке «Тип файла» и нажмите кнопку «Сохранить». См. снимок экрана:

3. Закройте письмо, не сохраняя изменения.

4. Нажмите «Главная» > «Правила» > «Управление правилами и оповещениями». См. снимок экрана:

5. В открывшемся диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку «Создать правило». См. снимок экрана:

6. Теперь откроется окно «Мастер правил». Выберите «Применить правило к получаемым сообщениям» и нажмите «Далее». См. снимок экрана:

7. На втором этапе «Мастер правил» установите флажок «От людей или общих групп» и щёлкните по ссылке «люди или общие группы». См. снимок экрана:

8. В открывшемся диалоговом окне «Адрес правила» введите адрес электронной почты конкретного отправителя в поле «От» и нажмите кнопку «ОК» (см. снимок экрана ниже). Затем нажмите кнопку «Далее» в окне «Мастер правил».

9. Теперь вы перешли к третьему этапу «Мастер правил». Установите флажок «Ответить с использованием определённого шаблона» и щёлкните по ссылке «определённый шаблон». См. снимок экрана:

10. В диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» в раскрывающемся списке «Папка» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе», затем выберите созданный на шаге 2 шаблон сообщения и нажмите кнопку «Открыть». См. снимок экрана:

11. Дважды нажмите кнопку «Далее», чтобы перейти к последнему этапу «Мастер правил». В поле «Шаг 1» введите имя нового правила, при необходимости установите нужный флажок в разделе «Шаг 2» и нажмите кнопку «Готово». См. снимок экрана:

12. Нажмите кнопку «ОК» в диалоговом окне «Правила и оповещения».

Теперь правило автоматического ответа на все письма от указанного отправителя успешно создано. С этого момента на каждое входящее письмо от этого отправителя будет автоматически отправляться ответ.

Демонстрация: автоматический ответ определённому отправителю с помощью правила в Outlook

---

Автоматический ответ определённому отправителю с помощью расширенного правила Kutools для Outlook

Kutools для Outlook упрощает этот процесс с помощью функции «Расширенное правило», предоставляя больше гибкости и расширенные возможности.

Шаг 1. Скачайте и установите Kutools для Outlook, запустите Outlook и выберите «Kutools» > «Расширенное правило».

Шаг 2. В появившемся диалоговом окне «Расширенное правило» нажмите кнопку «Создать», чтобы создать новое правило.

Шаг 3. Настройте параметры, как показано ниже:

1. Выберите «Отправитель содержит определённые слова».
2. В появившемся диалоговом окне «Текст содержит» нажмите кнопку «Создать», чтобы добавить отправителя.
3. В диалоговом окне «Текст поиска» введите адрес отправителя или ключевое слово и нажмите «Добавить», чтобы включить его в «Список поиска». Затем последовательно нажмите «ОК» > «ОК», чтобы вернуться в диалоговое окно «Новое правило».

Шаг 4. Нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу в диалоговом окне «Новое правило», выберите «Ответить с использованием определённого шаблона», составьте ответ и нажмите «ОК», чтобы вернуться в диалоговое окно «Новое правило».

Шаг 5. Нажмите «Далее», чтобы продолжить. На этом этапе вы можете указать исключения. Если исключений нет, снова нажмите «Далее», чтобы перейти к завершающему шагу.

Шаг 6. На последнем шаге задайте правило «Имя» и выберите «Диапазон правила». Нажмите «ОК» > «ОК», чтобы активировать правило.

Теперь все письма от отправителя, содержащие «aaaa», будут автоматически получать ответ с помощью шаблона ответа.

---

См. также: