Как отфильтровать в Outlook приглашения на встречи, уведомления об изменениях и ответы участников?
Допустим, среди сотен писем нужно быстро найти все приглашения на встречи, ответы на них и уведомления об изменениях. Как это сделать? Ниже — три эффективных способа фильтрации таких сообщений в Microsoft Outlook.
Фильтрация приглашений, ответов и уведомлений с помощью пользовательской папки поиска
Фильтрация приглашений и уведомлений с помощью правила
Фильтрация приглашений, ответов и уведомлений с помощью функции фильтрации
Фильтрация приглашений, ответов и уведомлений с помощью пользовательской папки поиска
Функция папки поиска в Microsoft Outlook чрезвычайно полезна: она автоматически фильтрует все приглашения на встречи, ответы и уведомления из выбранной почтовой папки.
Шаг 1: Перейдите в режим «Почта» и откройте папку, из которой хотите отфильтровать приглашения, ответы и уведомления.
Шаг 2: Нажмите «Создать папку поиска» на вкладке «Папка» (или выберите «Файл» > «Создать») > «Папка поиска» в Outlook 2007).
Шаг 3: В появившемся диалоговом окне «Новая папка поиска» выберите «Создать настраиваемую папку поиска», затем нажмите кнопку «Выбрать».
Шаг 4: В открывшемся диалоговом окне «Настройка пользовательской папки поиска» введите имя новой папки поиска в поле «Имя» и нажмите кнопку «Критерии».
Шаг 5: Теперь вы находитесь в диалоговом окне «Критерии папки поиска». Перейдите на вкладку «Дополнительно» и:
(1) Выберите «Поле» > «Все поля встреч» > «Продолжительность»;
(2) Щёлкните поле «Условие» (или «Condition») и выберите «существует» из выпадающего списка;
(3) Нажмите кнопку «Добавить в список»;
(4) Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть это диалоговое окно.
Шаг 6: Нажмите ещё две кнопки «ОК», чтобы закрыть оба диалоговых окна.
Теперь создана новая папка поиска, включающая все приглашения на встречи, уведомления об изменениях и ответы. Более того, новые приглашения, уведомления и ответы будут автоматически появляться в этой папке сразу после их получения.
Фильтрация приглашений и уведомлений с помощью правила
Правило также автоматически фильтрует все приглашения на встречи и уведомления об изменениях из указанной почтовой папки и перемещает их в другую папку в Microsoft Outlook.
Шаг 1: Перейдите в режим «Почта» и откройте папку, из которой хотите отфильтровать приглашения и уведомления.
Шаг 2: На вкладке «Главная» нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями» (или в Outlook 2007 выберите «Сервис» > «Правила и оповещения»).
Шаг 3: В диалоговом окне «Правила и оповещения» перейдите на вкладку «Правила для электронной почты» и нажмите кнопку «Создать правило».
Шаг 4: В новом диалоговом окне «Мастер правил» выберите «Применить правило к получаемым сообщениям» (или «Проверять сообщения при их получении» в Outlook 2007), затем нажмите кнопку «Да лее».
Шаг 5: Во втором диалоговом окне «Мастер правил» установите флажок напротив пункта «является приглашением на встречу или уведомлением об изменении» и нажмите «Далее».
Шаг 6: В третьем диалоговом окне мастера правил (см. снимок экрана ниже):
(1) Установите флажок напротив «переместить его в указанную папку»;
(2) Щёлкните ссылку «указанную»;
(3) В открывшемся диалоговом окне «Правила и оповещения» выберите папку, куда следует перемещать приглашения и уведомления, и нажмите «ОК».
(4) Нажмите кнопку «Далее».
Шаг 7: В следующем диалоговом окне Мастера правил нажмите кнопку «Далее»; затем в последнем окне мастера установите флажок напротив пункта «Выполнить это правило сейчас для сообщений, уже находящихся в папке „ваша Имя папки“», и нажмите кнопку «Готово».
Шаг 8: Закройте диалоговое окно «Правила и оповещения», нажав кнопку «ОК».
После выполнения этого пользовательского правила все приглашения на встречи и уведомления об изменениях из открытой почтовой папки будут отфильтрованы и перемещены в указанную вами папку.
Фильтрация приглашений, ответов и уведомлений с помощью функции фильтрации
На самом деле вы можете воспользоваться функцией фильтрации, чтобы сразу отфильтровать приглашения на встречи, ответы и уведомления прямо из электронных писем.
Шаг 1: Перейдите в режим «Почта» и откройте папку, из которой вы хотите отфильтровать приглашения и уведомления.
Шаг 2: Нажмите кнопку «Параметры представления» на вкладке «Вид» (или выберите «Вид» > «Текущее представление» > «Настроить текущее представление» в Outlook 2007).
Шаг 3: В диалоговом окне «Дополнительные параметры представления» нажмите кнопку «Фильтр».
Шаг 4: В появившемся диалоговом окне «Фильтр» перейдите на вкладку «Дополнительно» и:
(1) Выберите «Поле» > «Все поля встреч» > «Продолжительность»;
(2) Щёлкните поле «Условие» (или «Condition») и выберите «существует» из выпадающего списка;
(3) Нажмите кнопку «Добавить в список»;
(4) Нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть это диалоговое окно.
Шаг 5: Закройте диалоговое окно «Дополнительные параметры представления», нажав кнопку ОК.
Теперь все письма с приглашениями на встречи, ответами и уведомлениями автоматически фильтруются и отображаются в текущей почтовой папке.
Примечание. Чтобы сохранить это настраиваемое представление с фильтром, выберите «Изменить представление» > «Сохранить текущее вложение → Сохранить представление как новое» на вкладке «Вид» в Outlook 2010 и 2013.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Оцените совершенно новый Kutools для Outlook с 100+ потрясающими функциями!Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
📧Автоматизация работы с электронной почтой: Автоответ (доступен для POP и IMAP) / Планирование отправки писем / Авто Копия/Скрытая копия по правилам при отправке писем / Автоматическое перенаправление (расширенное правило) / Автоматическое добавление приветствия / Автоматическое разделение писем с несколькими получателями на отдельные сообщения…
📨Управление электронной почтой: Отозвать письмо / Блокировка спама по теме и другим признакам / Удаление дубликатов писем / Расширенный поиск / Организация папок…
📁Продвинутая работа с вложениями: Пакетное сохранение / Пакетное отсоединение / Пакетное сжатие / Автосохранение / Автоматическое отсоединение / Автоматическое сжатие…
🌟Волшебство интерфейса: 😊Еще больше красивых и стильных эмодзи / Напоминание о важных входящих письмах / Сворачивание Outlook вместо закрытия…
👍Чудеса одним щелчком: Ответить всем с вложениями / Защита от фишинговых писем / 🕘Отображение часового пояса: текущее время отправителя…
👩🏼🤝👩🏻Контакты и календарь: Пакетное добавление контактов из выбранных писем / Разделение группы контактов на отдельные группы / Удаление напоминания о дне рождения…
Используйте Kutools на вашем любимом языке — поддержка английского, испанского, немецкого, французского, китайского и более чем 40 других языков!
🚀 Скачать одним щелчком — Получите все надстройки для Office
Настоятельно рекомендуется: Kutools for Office (5 в 1)
Скачайте одним щелчком пять установщиковсразу —Kutools для Excel, Outlook, Word, PowerPointи Office Tab Pro.Нажмите, чтобы скачать прямо сейчас!
- ✅Удобство одним щелчком: Скачайте все пять установочных пакетов за одно действие.
- 🚀Готовы к любой задаче в Office: устанавливайте нужные надстройки именно тогда, когда они вам понадобятся.
- 🧰Входит в комплект: Kutools для Excel / Kutools для Outlook / Kutools для Word / Office Tab Pro / Kutools for PowerPoint