Как отправить массовые ответы на несколько или все письма одновременно в Outlook?

Вы можете настроить правило для одновременной отправки массовых ответов на все письма в указанной папке.

Часть 1: создайте сообщение Новое письмо и сохраните его как шаблон Outlook

1. Сначала создайте новую папку и переместите в неё все письма, на которые хотите отправить одинаковый ответ.

2. Создайте новое письмо с текстом ответа, который вы хотите использовать. (Примечание: обязательно укажите тему письма, но оставьте поле «Кому» пустым.) См. скриншот:

3. После составления нового письма выберите «Файл» > «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя файла в поле «Имя файла». По умолчанию файл получит название в соответствии с темой письма. Затем в раскрывающемся меню «Указать формат сохранения» выберите «Шаблон Outlook». Наконец, нажмите кнопку «Сохранить».

Примечание: если вы выбираете «Шаблон Outlook» в раскрывающемся меню «Указать формат сохранения», файл автоматически сохранится в папку «Шаблоны». Не изменяйте папку назначения.

5. Вернувшись в окно «Сообщение», нажмите кнопку «Закрыть», чтобы закрыть его.

6. Когда появится всплывающее окно Outlook, нажмите кнопку «Нет». См. скриншот:

Часть 2: Новое правило для шаблона

Теперь нужно создать новое правило для этого шаблона.

7. Откройте диалоговое окно «Правила и оповещения».
A. В Outlook 2007 выберите «Сервис» > «Правила и оповещения».
B. В Outlook 2010 и 2013 на вкладке «Главная» нажмите «Правила» > «Управление правилами и оповещениями». См. скриншот:

8. В диалоговом окне «Правила и оповещения» перейдите на вкладку «Правила для электронной почты» и нажмите кнопку «Создать правило».

9. Когда появится диалоговое окно «Мастер правил», в разделе «Создать правило с нуля» выберите «Применить правило к полученным мной сообщениям» и нажмите «Далее».

10. В следующем диалоговом окне «Мастер правил» нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу, и при появлении запроса — кнопку «Да».

11. В следующем диалоговом окне установите флажок «Ответить с использованием определённого шаблона» на шаге 1, затем щёлкните по ссылке «определённого шаблона» на шаге 2. См. скриншот:

12. В диалоговом окне «Выберите шаблон ответа» выполните следующие действия: (1) в раскрывающемся списке «Папка» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе»; (2) выберите ранее сохранённый шаблон; (3) нажмите кнопку «Открыть». См. скриншот:

13. Вернувшись в предыдущее диалоговое окно, нажмите кнопку «Далее».

14. Продолжайте нажимать кнопку «Далее», пока не откроется последнее диалоговое окно «Мастер правил». В этом окне введите имя нового правила на шаге 1, снимите флажок «Включить это правило» на шаге 2 и нажмите кнопку «Готово». См. скриншот:

Примечание: вы можете переименовать правило, удалив старое имя и введя новое в поле «Укажите имя для этого правила».

15. Нажмите кнопку «ОК» во всплывающем диалоговом окне.

16. Вернувшись в диалоговое окно «Правила и оповещения», нажмите кнопку «ОК», чтобы завершить настройку.

Часть 3: выполнение правила для определённой папки

17. Перезапустите приложение Outlook.

18. Снова откройте диалоговое окно «Правила и оповещения», выберите созданное ранее правило и нажмите кнопку «Выполнить правила сейчас» на вкладке «Правила для электронной почты». См. скриншот:

19. В диалоговом окне «Выполнить правила сейчас» выполните следующие действия (см. скриншот справа):
(1) Установите флажок рядом с правилом, которое вы хотите применить позже, в разделе «Выберите правила для выполнения»;
(2) Нажмите кнопку «Обзор», чтобы выбрать папку со всеми письмами, на которые нужно отправить массовый ответ.
(3) В раскрывающемся списке «Применить правила к» выберите пункт «Все сообщения».
(4) Нажмите кнопку «Выполнить сейчас».

Примечание: если в выбранной папке есть подпапки, установите флажок «Включить подпапки».

20. Закройте все диалоговые окна.

Теперь на все письма в указанной папке отправлен одинаковый ответ одновременно.

Как видите, описанный выше метод требует выполнения множества шагов. Однако с помощью функции «Массовый ответ» из набора «Kutools для Outlook» вы сможете легко отправить ответы на несколько писем одновременно.

1. Перейдите в папку с письмами, на которые требуется отправить массовый ответ, выделите их и нажмите «Kutools» > «Массовая обработка» > «Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблона» > «Создать и управлять шаблонами ответов». См. скриншот:

2. Во всплывающем диалоговом окне «Создание и управление Шаблон ответа» (1) нажмите кнопку «Добавить», чтобы создать новый шаблон ответа; (2) оставьте новый шаблон выделенным, введите его содержимое в поле редактирования ниже и (3) нажмите кнопку «Ответить». См. скриншот:

Теперь на все выделенные письма отправлен ответ с использованием нового шаблона.

Примечания:
(1) Чтобы ответить на все полученные письма в определённой папке, откройте эту папку и нажмите «Ctrl» + «A» на клавиатуре, чтобы выделить все письма сразу.
(2) Если вы уже добавили шаблоны ответов, то после выделения писем можно отправить ответы на все из них — просто выберите нужный шаблон в раскрывающемся списке «Ответить на несколько сообщений».