Как добавить и создать бланк в Outlook?

Отправка простых текстовых писем нередко приводит к тому, что получатели либо пропускают ваше сообщение, либо просматривают его бегло — особенно если их почтовый ящик переполнен. Использование бланков помогает персонализировать внешний вид и восприятие ваших писем, делая их более заметными и повышая шансы на внимательное прочтение. Независимо от того, нужен ли вам профессиональный шаблон для повседневной переписки или праздничное оформление для особого случая, Outlook предлагает гибкие инструменты для создания и применения бланков. Ниже — пошаговые инструкции по созданию собственного бланка и рекомендации по его использованию: как для всех исходящих писем, так и для отдельных сообщений в зависимости от ваших коммуникационных задач.

Создание нового бланка для писем

Добавление и применение бланка ко всем письмам

Добавление и применение бланка к одному письму

---

Создание нового бланка для писем

В Outlook есть встроенная библиотека бланков, но иногда ни один из доступных вариантов не соответствует нужному стилю или фирменному оформлению вашей переписки. Создание собственного бланка даёт полный контроль над дизайном: вы можете настроить шрифты, цвет фона, изображения и другие параметры форматирования в соответствии с личными предпочтениями или корпоративными требованиями. Ниже приведены шаги по созданию и сохранению собственного бланка в Microsoft Outlook.

1. Начните с создания нового сообщения «Новое письмо» в Outlook. Здесь вы сможете спроектировать макет: настроить шрифты, цвета, вставить изображение или логотипы, а также задать другие параметры форматирования. Это сообщение станет шаблоном для вашего бланка, поэтому обязательно установите все необходимые настройки перед переходом к следующему шагу.

2. После завершения оформления письма нажмите меню «Файл» в верхнем левом углу и выберите «Сохранить как».

3. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как» укажите правильную папку для хранения бланков. Для этого щелкните по адресной строке, скопируйте и вставьте «%appdata%\microsoft\stationery» в поле и нажмите «Enter» на клавиатуре. Вы сразу же перейдёте в папку бланков Outlook, как показано ниже:

4. Затем введите в поле «Имя файла» уникальное и легко узнаваемое имя для нового бланка. Рекомендуем выбрать описательное название — так вы сможете быстро находить и выбирать его в будущем.

5. В раскрывающемся списке «Указать формат сохранения:» выберите HTML (*.htm; *.html). Формат HTML гарантирует корректное отображение всех добавленных стилей и изображений при использовании бланка.

6. Наконец, нажмите кнопку «Сохранить». Теперь вы можете закрыть исходное окно сообщения. Шаблон бланка, который вы только что создали, сохранён в библиотеке Outlook и готов к использованию в будущем.

Дополнительные советы и напоминания:

• При создании собственного бланка избегайте слишком крупных изображений и сложного форматирования — это может ухудшить производительность писем или повлиять на их корректное отображение у получателей.
• Если вы хотите, чтобы ваш собственный бланк был доступен на других устройствах или в других профилях Outlook, обязательно скопируйте файл .htm в соответствующую папку бланков или передайте его нужным пользователям.
• Имейте в виду, что бланки лучше всего работают с письмами в формате HTML: в простом текстовом формате не отображаются цвет фона и изображения.

Сохранение или экспорт нескольких писем в файлы других форматов (PDF/HTML/WORD/EXCEL) в Outlook

Иногда может возникнуть необходимость сохранить или экспортировать письма из Outlook в другой Тип файла, например PDF, Word или Excel — для резервного копирования, обмена или соблюдения нормативных требований. Стандартные функции Outlook «Сохранить как» и «Экспорт» не поддерживают пакетный экспорт в несколько форматов. С помощью функции «Save as file"» в Kutools для Outlook вы можете эффективно экспортировать сразу несколько писем в нужную папку в различных форматах, значительно упрощая эту в ином случае повторяющуюся задачу.

Kutools для Outlook: десятки удобных надстроек для Outlook — бесплатная пробная версия без ограничений на 45 дней!

---

Добавление и применение бланка ко всем письмам

Применение бланка ко всем исходящим сообщениям помогает сохранять единый стиль, укреплять корпоративный имидж или просто добавлять личный штрих. Outlook позволяет назначить бланк по умолчанию, чтобы все новые письма, ответы и пересылки автоматически использовали выбранный вами дизайн.

1. Для начала откройте диалоговое окно «Параметры», чтобы изменить настройки Outlook. Способ зависит от версии Outlook:

• В Outlook 2010 или 2013 нажмите «Файл» на ленте, затем выберите «Параметры» на левой панели.
• Если вы используете Outlook 2007, откройте меню «Сервис» и выберите «Параметры».

2. Теперь в окне «Параметры Outlook» найдите и нажмите кнопку «Бланки и шрифты».

• Outlook 2010 / 2013: в левом меню выберите «Почта», затем найдите раздел «Создание сообщений» и откройте «Бланки и шрифты».
• Outlook 2007: на вкладке «Формат почты» в соответствующем разделе найдите пункт «Бланки и шрифты».

3. В диалоговом окне «Подписи и бланки» вы можете ознакомиться с доступными темами бланков, нажав «Тема», а также настроить шрифты с помощью кнопок «Шрифт» — это позволяет задать единое оформление как для новых сообщений, так и для ответов и пересылок.

Примечание: если вы выберете тему для новых HTML-сообщений в разделе «Тема или бланк для новых HTML-сообщений» и отметите опцию «Использовать шрифт темы», кнопки «Шрифт» для новых сообщений и для ответов/пересылок станут недоступны для настройки. В этом случае будут применяться только параметры шрифта, заданные выбранной темой.

4. Нажмите «ОК», чтобы подтвердить выбор и закрыть диалоговые окна. Теперь все новые письма, ответы и пересылки будут автоматически использовать выбранный вами бланк, обеспечивая мгновенную согласованность оформления без необходимости каждый раз форматировать сообщения вручную.

Полезные советы и напоминания:

• Если вы передумаете или захотите сменить бланк позже, просто повторите эти действия — вы сможете выбрать другую тему или вернуться к варианту «Без темы» в любое время.
• Бланк применяется только к письмам, создаваемым в формате HTML. Если вы используете обычный или форматированный текст, некоторые визуальные элементы отображаться не будут.
• Если у получателей не отображаются отдельные элементы бланка — например, изображения или цвета, — проверьте настройки их почтового клиента: некоторые программы по умолчанию блокируют внешние изображения.

---

Добавление и применение бланка к одному письму

Бывают случаи, когда особое форматирование требуется только для конкретного сообщения — например, праздничные поздравления, приглашения на мероприятия или другая разовая переписка. Outlook позволяет выбрать и использовать бланк только для одного письма, адаптируя его представление без влияния на стандартные сообщения.

1. Перед началом убедитесь, что основной интерфейс Outlook находится в режиме «Почта». Для быстрого доступа к папкам и функциям создания писем переключитесь в этот режим, щёлкнув значок «Почта» в нижней части области навигации.

В Outlook 2010 / 2013 перейдите на вкладку «Главная», нажмите «Новые элементы», выберите «Сообщение электронной почты с использованием» и затем — «Другие бланки». Откроется диалоговое окно выбора бланка.

Если вы используете Outlook 2007, выберите в верхнем меню «Действия» → «Новое сообщение электронной почты с использованием» → «Другие бланки».

2. В диалоговом окне «Тема или бланк» ознакомьтесь с доступными вариантами в списке «Выберите тему:», предварительно просмотрев оформление, чтобы выбрать наиболее подходящий бланк для контекста сообщения, и нажмите «ОК».

3. Откроется окно «Новое письмо» с уже применённым выбранным бланком. Составьте сообщение как обычно и отправьте его получателю.

Если вы хотите использовать здесь один из созданных вами шаблонов бланков из библиотеки, просто выберите его из списка в этом диалоговом окне.

Дополнительные напоминания:

• Вы можете использовать разные бланки для различных сообщений, обеспечивая идеальное оформление каждой переписки.
• Если выбранный бланк отображается не так, как ожидалось, убедитесь, что вы указали правильный формат, и обязательно предварительно просмотрите его перед созданием письма.
• Функция использования бланка недоступна при ответе или пересылке сообщений — она работает только при создании нового письма.