Как создавать и использовать шаблоны в Outlook?

Author Siluvia Last modified 2025-08-26

Если вы часто составляете похожие письма, ручной набор одного и того же содержимого может быть трудоемким и неэффективным. Встроенные шаблоны электронной почты Outlook позволяют сохранять и повторно использовать часто применяемые сообщения, помогая оптимизировать рабочий процесс, сократить повторяющиеся задачи и поддерживать согласованность в ваших коммуникациях. Однако для более быстрого и бесшовного взаимодействия Kutools для Outlook предлагает продвинутую функцию Автотекста, упрощающую управление шаблонами, обеспечивая быструю вставку, лучшую организацию и доступ к сохраненному содержимому без усилий.

Создание и использование шаблонов при отправке электронных писем в Outlook (Вручную & Трудоемко)

Легко создавайте и используйте шаблоны в Outlook с помощью Kutools для Outlook 👍 (Быстро & Бесшовно)

Создание и использование шаблонов при отправке электронных писем в Outlook

Если вы часто отправляете похожие письма, Outlook позволяет создавать шаблоны электронной почты, чтобы экономить время и поддерживать согласованность. Однако использование этих шаблонов требует нескольких шагов, что делает процесс менее эффективным для постоянных пользователей. Ниже описано, как можно вручную создавать и использовать шаблоны в Outlook.

Шаг 1: Создание шаблона электронной почты Outlook

1. Откройте Outlook и нажмите Главная > Новое письмо для создания нового письма.

the screenshot of composing a new email

2. Введите содержимое письма, которое вы хотите сохранить как шаблон.

3. После завершения нажмите Файл > Сохранить как.

the screenshot of the Save As option

4. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите папку (по умолчанию шаблоны сохраняются в: C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\), назовите файл и выберите Шаблон Outlook (*.oft) из выпадающего списка «Тип файла».

the screenshot of the Save As dialog box

5. Нажмите Сохранить, чтобы сохранить шаблон.

Шаг 2: Использование шаблона электронной почты Outlook

1. На вкладке Главная нажмите Новые элементы > Другие элементы > Выбрать форму.

the screenshot of the Choose Form option

2. В диалоговом окне «Выбрать форму» выполните следующие действия:

1). В выпадающем списке «Искать в» выберите Пользовательские шаблоны в файловой системе.
2). Найдите и выберите ранее созданный шаблон.
3). Нажмите Открыть.

the screenshot of the Choose Form dialog

3. Внесите необходимые изменения, добавьте получателей и отправьте письмо.

💡 Совет: Шаблоны Outlook работают только для новых писем. Чтобы вставить шаблон в ответ или пересылку, вам нужно будет скопировать и вставить содержимое вручную.

Ограничения встроенного метода шаблонов Outlook:

❌ Неэффективен для частого использования: Слишком много шагов для пользователей, которые ежедневно полагаются на шаблоны.
❌ Нет вставки одним кликом: Шаблоны нельзя вставить одним щелчком мыши.
❌ Не работает в ответах/пересылках: Шаблоны Outlook работают только для новых писем, требуя ручное копирование-вставку для ответов.
❌ Затратные обновления: Обновление шаблона требует отдельного изменения сохраненного файла.
❌ Плохая организация: Нет структурированного способа категоризации или управления шаблонами.

Если вы хотите более быстрый и удобный способ создавать и вставлять шаблоны, Kutools для Outlook предлагает более эффективное решение.

📩 Легко создавайте шаблоны ответов и отвечайте мгновенно!

Надоело вручную отвечать на повторяющиеся письма? С мощной функцией Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблона из Kutools для Outlook вы можете быстро создавать и сохранять шаблоны ответов, а затем использовать их одним щелчком. Просто перейдите в Kutools > Массовая обработка > Ответить на одно или несколько выбранных писем с использованием шаблона > Создать и Управлять Шаблонами Ответов, введите содержание вашего ответа и сохраните его для использования в будущем — делая ответы по электронной почте быстрее и эффективнее!

🚀 Скачать Kutools для Outlook прямо сейчас

Легко создавайте и используйте шаблоны в Outlook с помощью Kutools для Outlook 👍

Хотя встроенная функция шаблонов Outlook полезна, она требует нескольких шагов каждый раз, когда вам нужно вставить шаблон. Kutools для Outlook упрощает процесс с помощью своей функции Автотекст, позволяя сохранять, организовывать и вставлять шаблоны электронной почты одним щелчком мыши. Это делает его идеальным решением для пользователей, которые часто отправляют повторяющиеся письма и нуждаются в более быстром и интуитивном подходе.

Попрощайтесь с неэффективностью Outlook! Kutools for Outlook упрощает пакетную обработку электронных писем – теперь с бесплатными функциями, работающими на базе ИИ! Скачайте Kutools for Outlook прямо сейчас!!

1. Откройте Outlook, затем нажмите Kutools > Библиотека ресурсов, чтобы открыть Панель Автотекста Kutools с правой стороны окна Outlook.

the screenshot of the Kutools Pane

2. Выберите содержимое в теле сообщения, которое вы хотите сохранить как шаблон. Затем нажмите кнопку Добавить.

the screenshot of the Add button

3. В диалоговом окне Новый автотекст:

1). Введите имя для вашего шаблона в поле Название.
2). Выберите категорию из выпадающего меню Категория для лучшей организации. (Вы также можете создать новую категорию, нажав "Новая категория.")
3). Нажмите Добавить, чтобы сохранить шаблон.

the screenshot of the New AutoText dialog box

4. Теперь шаблон сохранен в панели Автотекста. Когда вам нужно вставить его в письмо, просто нажмите на сохраненную запись, и она будет мгновенно добавлена в ваше письмо.

the screenshot of showing the template is now stored in the AutoText pane

Почему стоит использовать функцию Автотекста Kutools для Outlook?

✅ Вставка одним щелчком: Мгновенно вставляйте шаблоны в новые письма, ответы или пересылки одним щелчком.
✅ Работает везде: В отличие от стандартного метода Outlook, вы можете использовать шаблоны в ответах и пересылках без дополнительных шагов.
✅ Лучшая организация: Категоризируйте шаблоны для быстрого поиска вместо прокрутки длинного списка.
✅ Панель быстрого доступа: Просматривайте и вставляйте шаблоны прямо из панели Kutools — нет необходимости просматривать файлы.

Примечание: Чтобы использовать функцию Автотекста Kutools для Outlook, сначала необходимо скачать и установить Kutools для Outlook.

Демонстрация: Легко создавайте и используйте шаблоны в Outlook с помощью Kutools для Outlook

Узнайте больше о вкладке Kutools / Kutools Plus в этом видео – она наполнена мощными функциями, включая бесплатные инструменты ИИ! Попробуйте все функции бесплатно в течение 30 дней без каких-либо ограничений!