Перейти к содержимому

Kutools для Office — один пакет. Пять инструментов. Выполняйте больше.

Как отсортировать динамические данные в Microsoft Excel?

Author Kelly Last modified

При управлении постоянно меняющимися наборами данных, такими как записи инвентаря для стационарного магазина, эффективная сортировка информации является важной для точных отчетов и быстрого анализа. Однако ручная повторная сортировка данных каждый раз при обновлении может быть как трудоемкой, так и подверженной ошибкам. Возникает необходимость: как можно автоматически поддерживать списки в Excel отсортированными, чтобы при изменении базовых данных — таких как корректировки количества или новые записи — ваши отсортированные результаты отражали самую актуальную информацию без ручного вмешательства?

В этой статье подробно описываются несколько практических методов автоматической сортировки динамических данных в Excel. Вы узнаете как подходы на основе формул, так и автоматизацию с помощью VBA, а также современные встроенные инструменты Excel, которые помогут вам поддерживать таблицы в отсортированном виде по мере изменения данных. Эти методы подходят для сценариев, таких как управление запасами, отслеживание продаж, выставление оценок или любых задач, где критически важны актуальные, отсортированные данные.

sort data dynamically

Сортировка динамических данных в Excel с помощью формулы

Этот метод работает во всех современных версиях Excel и лучше всего подходит, когда вы хотите сохранить автоматически обновляемую, отсортированную копию ваших данных рядом с исходной таблицей. Подход основан на присвоении рангов, а затем поиске значений на основе этих рангов, так что отсортированная таблица остается актуальной по мере изменения входных данных.

Например, предположим, что вы управляете количеством складских запасов нескольких типов канцелярских товаров. Чтобы ваша таблица мгновенно отражала любые изменения в количествах и показывала товары в порядке убывания по объему хранения, следуйте этим шагам:

1. Вставьте новый столбец в начало исходного набора данных. В примере сценария вставьте столбец с названием «№.» перед исходными данными, как показано ниже:

sample data

2. В ячейке A2 (верхняя ячейка под «№.», предполагая, что диапазон данных A2:C6), введите следующую формулу для расчета ранга каждого продукта на основе его числа хранения. Это позволяет Excel присвоить уникальный порядок каждому элементу, используя поле хранения:

=RANK(C2, C$2:C$6)

Нажмите Enter после ввода формулы. Функция RANK сравнивает значение хранения в C2 со всем диапазоном C2:C6, присваивая номер ранга (где 1 — наибольшее хранилище). Если у вас больше пяти элементов, скорректируйте C6, чтобы охватить нужный диапазон.

enter a formula to sort original products by their storage

3. Оставьте ячейку A2 выбранной. Перетащите маркер автозаполнения вниз до ячейки A6 (или последней строки ваших данных), чтобы применить формулу ранжирования ко всем элементам в вашем списке.

drag the formula to other cells

4. Чтобы создать динамически отсортированную таблицу, сначала скопируйте строку заголовков исходных данных и вставьте ее в новое место (например, E1:G1). В новом столбце «Желаемый №.» (E2:E6 в этом примере) введите последовательный список чисел, соответствующий рангам (1, 2, 3, …). Эта последовательность задает порядок для извлечения.

Copy the titles of the original data to another cell,and insert the sequence numbers

5. В ячейке F2 (рядом с «Продукт» в новой таблице) введите следующую формулу VLOOKUP для получения имени продукта, соответствующего каждому номеру ранга, затем нажмите Enter:

=VLOOKUP(E2, A$2:C$6, 2, FALSE)

Эта формула ищет данный ранг в столбце A и возвращает связанное имя продукта из второго столбца.

apply the VLOOKUP function to return the corresponding data

6. Перетащите маркер автозаполнения из F2 вниз до F6, чтобы заполнить все имена продуктов. Чтобы заполнить отсортированные числа хранения, выберите F2:F6, затем перетащите маркер автозаполнения вправо в G2:G6.

Ваша новая таблица будет отображать продукты в порядке убывания по значению хранения, всегда отражая изменения из вашей исходной таблицы:

get a new storage table sorting in descend order by the storage

Например, если ваш магазин канцелярских товаров получает доставку, и вы обновляете количество хранения для «Ручки» с 55 до 200 в вашем исходном списке, отсортированная таблица мгновенно переместит запись «Ручка», чтобы отразить её новый ранг и количество — без ручной сортировки. Это решение автоматизирует обслуживание списка, уменьшая ручные ошибки и поддерживая точность ключевых отчетов.

the new table will update based on the original data changes

Примечания:

  • Дублирующиеся значения (ничьи): Если есть ничьи в числах хранения, простой RANK присвоит одинаковый ранг нескольким строкам, а VLOOKUP вернет только первое совпадение. Для стабильного порядка замените Шаг 2 на эту формулу-разрушитель ничьих в A2 (затем заполните вниз):
    • =RANK(C2, C$2:C$6) + COUNTIF($C$2:C2, C2) - 1
  • Корректируйте диапазоны (C$2:C$6, A$2:C$6) по мере роста вашего списка. Преобразование источника в Таблицу Excel может упростить обслуживание (структурированные ссылки).
  • Поддерживайте список «Желаемый №.» непрерывным (1, 2, 3, …), чтобы гарантировать, что каждая ранжированная строка будет извлечена.

Советы:

  • В Microsoft 365 / Excel 2019+ рассмотрите использование SORT/SORTBY для более прямой динамической сортировки.
  • Если вы предпочитаете избегать вспомогательных столбцов, продвинутая альтернатива — INDEX/MATCH (или XLOOKUP) в сочетании с SMALL/ROW для создания упорядоченного списка, хотя это менее читаемо и сложнее в обслуживании.

Советы и устранение проблем: Дважды проверьте диапазоны формул, чтобы убедиться, что все новые или удаленные элементы включены по мере изменения размера вашего исходного списка. Возможно, потребуется скорректировать ваши ссылки (например, C$2:C$10 вместо C$2:C$6), если вы расширяете список. Для частых изменений размера списка рассмотрите преобразование ваших данных в Таблицу Excel и ссылайтесь на имена столбцов таблицы вместо диапазонов ячеек.

Автоматическая сортировка данных с использованием события Worksheet Change (VBA)

Это решение полезно, когда вы хотите, чтобы исходная таблица оставалась отсортированной на месте — любые правки пользователя или новые записи мгновенно вызывают переупорядочивание строк. Это уменьшает ручную сортировку и хорошо работает для общих списков, журналов инвентаря и других часто обновляемых записей.

Плюсы: Исходные данные всегда остаются отсортированными; нет дополнительной таблицы или копирования; применяется к любому количеству столбцов.

Минусы: Требуются макросы; любой, кто редактирует файл, должен использовать Excel с поддержкой макросов.

Пример сценария: Магазин канцелярских товаров отслеживает запасы в таблице. Каждый раз, когда кто-то изменяет количество хранения, соответствующая строка автоматически перемещается в правильный порядок рангов.

Используйте с осторожностью: Этот метод напрямую влияет на вашу структуру данных — делайте резервные копии или версионирование, если необходимо.

Для реализации:

1. Щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа, которую вы хотите авто-сортировать, и выберите Просмотр кода.

2. В окне кода рабочего листа (не стандартном модуле) вставьте следующий код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    Dim SortRange As Range
    ' Adjust your range as appropriate (example: A1:C6 includes headers)
    Set SortRange = Range("A1:C6")
    ' Sort by Storage in descending order (assuming Storage is in column C)
    SortRange.Sort Key1:=SortRange.Columns(3), Order1:=xlDescending, Header:=xlYes
End Sub

3. Закройте редактор VBA. Теперь, когда данные внутри A1:C6 изменяются, Excel автоматически повторно сортирует весь диапазон по столбцу «Хранение» (столбец C) в порядке убывания.

Примечания:

  • Обновите Range("A1:C6") в соответствии с вашей реальной таблицей (включая заголовки).
  • Этот макрос должен находиться в модуле рабочего листа (например, Sheet1 (Code)), а не в стандартном модуле.
  • Сохраните книгу как .xlsm и убедитесь, что макросы включены, иначе авто-сортировка не будет работать.

Советы:

  • Чтобы сортировать по другому столбцу, измените аргумент Columns(3) на желаемый индекс.
  • Нужен порядок возрастания? Измените Order1:=xlDescending на xlAscending.
  • Если ваш диапазон увеличивается, периодически расширяйте фиксированный адрес (например, до A1:C1000) или преобразуйте диапазон в Таблицу Excel и обновите макрос до адреса таблицы.

Объяснение параметров и устранение проблем: Макрос сортирует фиксированный диапазон, который вы указываете, по выбранному столбцу, предполагая строку заголовков. Если сортировка не происходит, убедитесь, что макросы включены и что вы поместили код в правильный модуль листа. Если пользователи редактируют вне указанного диапазона, сортировка не будет активирована — скорректируйте диапазон, чтобы охватить все редактируемые строки.

Использование Таблицы Excel («Форматировать как таблицу») для более удобной сортировки

Преобразование вашего диапазона данных в официальную Таблицу Excel с помощью функции «Форматировать как таблицу» предоставляет несколько преимуществ для управления списками и сортировки.

✅ Плюсы: Автоматически обновляет структурированные ссылки при добавлении или редактировании данных и предоставляет выпадающие меню сортировки/фильтрации для каждого столбца. Вы можете мгновенно сортировать всю таблицу, щелкнув выпадающее меню заголовка столбца. Таблица автоматически расширяется при добавлении новых строк.

⚠️ Минусы: Сортировка не полностью автоматическая — вам все еще нужно нажать для повторной сортировки после изменений, если вы не добавите макрос VBA для автоматического триггера сортировки.

Типичный сценарий: В совместных книгах или больших наборах данных, где пользователям нужна визуальная организация и быстрая вставка строк, Таблицы Excel делают обычную сортировку проще и менее подверженной ошибкам.

Как использовать:

  1. Выберите свой диапазон данных и нажмите Ctrl + T, чтобы преобразовать его в Таблицу Excel. Убедитесь, что отмечен пункт Мои таблицы имеют заголовки.
  2. Щелкните стрелку раскрывающегося списка в заголовке столбца, который вы хотите отсортировать (например, Хранение), и выберите Сортировать от наибольшего к наименьшему или Сортировать от наименьшего к наибольшему.

Если вы хотите, чтобы сортировка происходила автоматически при каждом редактировании таблицы, присоедините макрос VBA (как описано ранее) к листу, содержащему таблицу. Это объединяет удобную структуру Таблиц Excel с автоматизацией VBA.

💡 Советы: Таблицы Excel поддерживают структурированные ссылки в формулах, что делает их легче читаемыми и обслуживаемыми по мере роста данных. Чтобы очистить сортировку, используйте выпадающее меню столбца и выберите Очистить сортировку. При использовании VBA убедитесь, что макрос ссылается на правильное имя таблицы (например, ListObjects("Table1")).

Сортировка с помощью функций динамического массива SORT или SORTBY (Excel 365/2019+)

Современные версии Excel (Excel 365, Excel 2019 и позднее) представляют функции динамического массива, которые могут автоматически генерировать отсортированную версию ваших данных в режиме реального времени — без вспомогательных столбцов или VBA.

✅ Плюсы: Настоящая автоматическая сортировка в реальном времени. Формулы «выливают» результаты в соседние ячейки по мере роста или уменьшения исходного списка. Требует очень мало шагов для настройки.

⚠️ Минусы: Доступно только в новых версиях Excel. Вывод представляет собой отдельную копию — ваш исходный диапазон не переупорядочивается.

Пример сценария: Вы хотите создать живую, обновляемую, отсортированную копию списка инвентаря для отображения на дашборде или для целей отчетности, сохраняя при этом порядок ввода для редактирования или ввода данных.

Как использовать:

Предположим, что ваша исходная таблица данных находится в диапазоне A2:C6, включая заголовки в A1:C1. Чтобы создать динамически отсортированную таблицу (по Хранению, по убыванию), введите эту формулу в любую пустую ячейку, например E2:

=SORT(A2:C6, 3, -1)

Это создает новую, автоматически отсортированную версию вашей исходной таблицы, отсортированную по третьему столбцу (Хранение) в порядке убывания. Используйте -1 для убывания и 1 для возрастания.

Для более тонкой сортировки, такой как вторичные ключи или пользовательские критерии, используйте SORTBY:

=SORTBY(A2:C6, C2:C6, -1, B2:B6, 1)

Это сортирует сначала по Хранению (по убыванию), затем по Продукту (по возрастанию).

После ввода формулы нажмите Enter. Excel «выльет» отсортированные данные в соседние строки и столбцы, автоматически изменяя размер по мере изменения исходных данных.

💡 Советы:

  • Если соседние ячейки не пусты, вы получите ошибку #SPILL! — убедитесь, что достаточно свободного места для вывода.
  • Для данных на другом листе включите имя листа, например, =SORT(Sheet1!A2:C100, 3, -1).
  • Если ваш источник может расти, ссылайтесь на больший диапазон или определите его как Таблицу Excel для структурированных ссылок.

С этими методами динамического массива сортировка и обновление больших списков для отчетов или дашбордов становится беспроблемной — вывод всегда актуален без дополнительных шагов.

a screenshot of kutools for excel ai

Раскройте магию Excel с Kutools AI

  • Умное выполнение: Выполняйте операции с ячейками, анализируйте данные и создавайте диаграммы — всё это посредством простых команд.
  • Пользовательские формулы: Создавайте индивидуальные формулы для оптимизации ваших рабочих процессов.
  • Кодирование VBA: Пишите и внедряйте код VBA без особых усилий.
  • Интерпретация формул: Легко разбирайтесь в сложных формулах.
  • Перевод текста: Преодолейте языковые барьеры в ваших таблицах.
Улучшите возможности Excel с помощью инструментов на базе ИИ. Скачать сейчас и испытайте беспрецедентную эффективность!

Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

🤖 Kutools AI Aide: Совершенно новый подход к анализу данных благодаря: Интеллектуальное выполнение |  Генерация кода  |  Создание пользовательских формул |  Анализ данных и построение диаграмм  |  Вызов Kutools Functions…
Популярные функции: Поиск, выделение или отметка дубликатов | Удалить пустые строки | Объединить столбцы или адреса без потери данных | Округлить ...
Супер ПОИСК: VLOOKUP по нескольким критериям | VLOOKUP по нескольким значениям | Многолистовой поиск | Распознавание нечетких соответствий ...
Расширенный раскрывающийся список: Быстро создать раскрывающийся список | Зависимый раскрывающийся список | Множественный выбор в раскрывающемся списке ...
Менеджер столбцов: Добавить определённое количество столбцов | Переместить столбцы | Переключить видимость скрытых столбцов | Сравнить диапазоны и столбцы ...
Рекомендуемые функции: Сетка фокусировки | Дизайн листа | Улучшенная строка формулы | Управление книгой и листами | Библиотека автотекста | Выбор даты | Объединить данные | Зашифровать/расшифровать ячейки | Отправить письмо по списку | Супер фильтр | Специальный фильтр (фильтр жирный/курсив/зачеркнутый...) ...
Топ15 наборов инструментов:12 текстовых инструментов (Добавить текст, Удалить определенные символы, ...) |50+ типов диаграмм (Диаграмма Ганта, ...) |40+ полезных формул (Расчет возраста на основе даты рождения, ...) |19 инструментов для вставки (Вставить QR-код, Вставить изображение по пути, ...) |12 инструментов преобразования (Преобразовать в слова, Конвертация валюты, ...) |7 инструментов объединения и разделения (Расширенное объединение строк, Разделить ячейки, ...) | ... и многое другое
Используйте Kutools на предпочитаемом вами языке — поддерживает Английский, Испанский, Немецкий, Французский, Китайский и более40 других языков!

Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...

Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще

  • Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
  • Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
  • Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!

Все надстройки Kutools. Один установщик

Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.

Excel Word Outlook Tabs PowerPoint
  • Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
  • Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
  • Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
  • 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
  • Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек