Перейти к содержимому

Kutools для Office — один пакет. Пять инструментов. Выполняйте больше.

Как преобразовать комментарии в содержимое ячеек в Excel?

Author Xiaoyang Last modified

Во многих ситуациях у вас может быть рабочий лист, заполненный важной информацией, хранящейся в комментариях к ячейкам (или «Примечаниях» в новых версиях Excel). Однако комментарии не всегда видны или печатаются при стандартной печати рабочего листа, а управление или извлечение данных комментариев для обмена, архивирования или обработки может быть неудобным. Для решения этой проблемы вам может потребоваться перенести или преобразовать все комментарии в фактическое содержимое соответствующих ячеек. Это гарантирует, что информация станет непосредственно доступной, видимой и пригодной для печати вместе с другими данными ячеек. Если вы ищете эффективные способы преобразования комментариев в содержимое ячеек в Excel, существует несколько методов, каждый из которых подходит для разных уровней владения Excel и требований.

Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью пользовательской функции

Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью кода VBA

Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью Kutools для Excel

arrow blue right bubble Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью пользовательской функции

Один из практичных способов извлечь комментарии в ячейки — использование пользовательской функции (UDF) Excel. Этот подход идеально подходит для пользователей с базовыми знаниями VBA, которые предпочитают не запускать макросы, напрямую изменяющие содержимое рабочего листа, поскольку он обеспечивает большую контроль и гибкость. UDF возвращает текст комментария в любую выбранную ячейку, не перезаписывая оригинальные данные.

Чтобы преобразовать комментарии в содержимое ячеек с помощью этого метода, сначала необходимо создать UDF, а затем применить её как формулу. Пожалуйста, следуйте этим шагам:

1. Нажмите Разработчик > Visual Basic, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.  В окне VBA нажмите Вставить > Модуль и вставьте следующую функцию в новую Модуль:

Function GetComments(pRng As Range) As String
'Updateby20140509
If Not pRng.Comment Is Nothing Then
    GetComments = pRng.Comment.Text
End If
End Function

2. Сохраните свой проект VBA с помощью Ctrl + S или через меню. При появлении запроса сохраните свою книгу как книгу Excel с поддержкой макросов (*.xlsm), чтобы гарантировать корректную работу UDF.

3. Теперь в любой пустой ячейке, где вы хотите отобразить текст комментария, введите формулу =GetComments(A1) (замените A1 на фактическую ссылку на ячейку, комментарий которой вы хотите извлечь). См. скриншот:

doc-comments-to-cells1

4. Нажмите Enter. Ячейка отобразит комментарий из ячейки A1 . Чтобы извлечь комментарии из всего диапазона, перетащите маркер заполнения (маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки) вниз или поперек, чтобы применить формулу к другим ячейкам, ссылающимся на соответствующие ячейки в вашем наборе данных. Все комментарии будут преобразованы в содержимое ячеек соответственно. См. скриншот:

doc-comments-to-cells2

При использовании этого метода учтите, что если ячейка не содержит комментария, формула обычно вернет пустой результат для этой ячейки. Этот подход не разрушителен; исходные значения ячеек и комментарии остаются нетронутыми. Он лучше всего подходит для ситуаций, когда вам нужно отображать, просматривать или распечатывать содержимое комментариев вместе с фактическими данными ячеек, не изменяя сами исходные ячейки.

Если вы хотите удалить формулы и оставить только извлеченный текст комментария, выберите и скопируйте диапазон вывода, затем щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставить значения.

arrow blue right bubble Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью кода VBA

Для пользователей, которым необходимо выполнить преобразование автоматически или для большого количества ячеек, короткий макрос VBA может эффективно скопировать все комментарии в соответствующие ячейки как простой текст. Этот метод является прямым и полностью автоматизированным, но имейте в виду, что он перезапишет любое существующее содержимое целевых ячеек, поэтому всегда делайте резервную копию ваших данных перед началом.

1. Сначала выберите диапазон, в котором вы хотите преобразовать комментарии в содержимое ячеек. Выбор меньшего диапазона снижает риск случайной потери данных.

2. Перейдите на вкладку Разработчик и выберите Visual Basic, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications. Затем нажмите Вставить > Модуль и скопируйте следующий код в окно Модуль:

Sub CommentToCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
For Each Rng In WorkRng
    Rng.Value = Rng.NoteText
Next
End Sub

3. После вставки кода нажмите vba code run button Выполнить кнопку в редакторе VBA (или нажмите F5), чтобы выполнить макрос. Код обычно попросит вас выбрать диапазон — убедитесь, что вы выбрали правильные ячейки. Нажмите OK чтобы продолжить, и все существующие комментарии в выделенном диапазоне будут скопированы в соответствующие ячейки, заменяя содержимое ячеек. На следующем скриншоте показан результат до и после:

doc-comments-to-cells-7

doc-comments-to-cells3 arrow doc-comments-to-cells4
Примечание: Чтобы избежать случайной потери данных, рекомендуется работать с копией ваших данных.

Это решение с макросом VBA лучше всего подходит для пользователей, которые уверенно пользуются макросами и нуждаются в полной автоматизации процесса перевода комментариев в содержимое. Главное преимущество — скорость и возможность пакетной обработки больших областей, но так как оно перезаписывает существующие данные, всегда будьте осторожны и сделайте резервную копию важных файлов перед запуском макроса.

arrow blue right bubble Преобразование комментариев в содержимое ячеек с помощью Kutools для Excel

Инструмент Преобразование комментариев и ячеек в Kutools для Excel предоставляет удобный и эффективный способ быстро переместить текст комментариев в содержимое ячеек. Это утилита не только экономит значительное время, но и минимизирует ручные операции, снижая риск ошибок в процессе.

Kutools для Excel : более 300 практических надстроек Excel, бесплатно для тестирования без ограничений в течение 30 дней. Получите это сейчас .

После установки Kutools для Excel вы можете следовать этим простым шагам, чтобы преобразовать комментарии в значения ячеек:

1. Выделите диапазон ячеек, содержащий комментарии, которые вы хотите преобразовать в реальное содержимое ячеек.

2. На ленте Excel нажмите Kutools > Дополнительно > Преобразование комментариев и ячеек.

3. В диалоговом окне Преобразование комментариев и ячеек выберите Преобразовать комментарии в содержимое ячеек. Эта операция перенесет каждый комментарий/примечание ячейки непосредственно в значение самой ячейки. Смотрите скриншот ниже:

doc-comments-to-cells-6

4. Нажмите OK. Мгновенно все выбранные ячейки получат свои комментарии, помещенные в соответствующее содержимое ячеек, и рабочий лист будет обновлен соответственно.

Этот подход особенно выгоден для пользователей, которые предпочитают графический интерфейс и минимальные ручные усилия. Он быстрый, надежный и идеально подходит для пользователей, которые не хотят использовать VBA или формулы Excel. Для более подробных инструкций по инструменту Преобразование комментариев и ячеек посетите страницу описания функции Преобразование комментариев и ячеек.

Если вы столкнулись с проблемой перезаписи содержимого ячеек, рекомендуется сделать резервную копию рабочего листа перед преобразованием или работать на дублирующем листе. Kutools также предоставляет опции для преобразования комментариев туда и обратно для гибкого управления.

Советы, устранение неполадок и рекомендации по резюме

При выборе решения учитывайте компромиссы: использование VBA очень гибко, но требует некоторых технических навыков и мер предосторожности для резервного копирования данных. Kutools предлагает бескодовый и эффективный путь, идеальный для обычных пользователей, ценящих простоту. Пользовательские функции позволяют выборочно извлекать данные без изменения исходных ячеек, но требуют применения формул и могут не обрабатывать новые структурированные комментарии.

Общие моменты устранения неполадок включают:

  • Если ваш макрос или формула не возвращают ожидаемое содержимое комментария, проверьте, работаете ли вы со структурированными «Комментариями» (не «Примечаниями») — многие решения работают только с классическими примечаниями.
  • Если вы используете Office 365 или Excel 2019+, щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите «Показать/Скрыть примечания», чтобы убедиться, что вы имеете дело с правильным типом комментария.
  • Всегда сохраняйте файл перед применением макросов или пакетных преобразований, чтобы предотвратить случайную потерю данных.
  • После извлечения значений, если вы хотите сохранить рабочий лист в порядке, вы можете удалить комментарии, выбрав ячейки, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Удалить комментарий».

Связанные статьи:

Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

🤖 Kutools AI Aide: Совершенно новый подход к анализу данных благодаря: Интеллектуальное выполнение |  Генерация кода  |  Создание пользовательских формул |  Анализ данных и построение диаграмм  |  Вызов Kutools Functions…
Популярные функции: Поиск, выделение или отметка дубликатов | Удалить пустые строки | Объединить столбцы или адреса без потери данных | Округлить ...
Супер ПОИСК: VLOOKUP по нескольким критериям | VLOOKUP по нескольким значениям | Многолистовой поиск | Распознавание нечетких соответствий ...
Расширенный раскрывающийся список: Быстро создать раскрывающийся список | Зависимый раскрывающийся список | Множественный выбор в раскрывающемся списке ...
Менеджер столбцов: Добавить определённое количество столбцов | Переместить столбцы | Переключить видимость скрытых столбцов | Сравнить диапазоны и столбцы ...
Рекомендуемые функции: Сетка фокусировки | Дизайн листа | Улучшенная строка формулы | Управление книгой и листами | Библиотека автотекста | Выбор даты | Объединить данные | Зашифровать/расшифровать ячейки | Отправить письмо по списку | Супер фильтр | Специальный фильтр (фильтр жирный/курсив/зачеркнутый...) ...
Топ15 наборов инструментов:12 текстовых инструментов (Добавить текст, Удалить определенные символы, ...) |50+ типов диаграмм (Диаграмма Ганта, ...) |40+ полезных формул (Расчет возраста на основе даты рождения, ...) |19 инструментов для вставки (Вставить QR-код, Вставить изображение по пути, ...) |12 инструментов преобразования (Преобразовать в слова, Конвертация валюты, ...) |7 инструментов объединения и разделения (Расширенное объединение строк, Разделить ячейки, ...) | ... и многое другое
Используйте Kutools на предпочитаемом вами языке — поддерживает Английский, Испанский, Немецкий, Французский, Китайский и более40 других языков!

Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...

Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще

  • Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
  • Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
  • Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!

Все надстройки Kutools. Один установщик

Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.

Excel Word Outlook Tabs PowerPoint
  • Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
  • Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
  • Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
  • 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
  • Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек