Готовите ли вы отчеты, сводки данных или финансовые отчеты, понимание того, как эффективно устанавливать, настраивать области печати и управлять ими, может значительно улучшить представление вашей работы. В этом подробном руководстве мы углубимся в основы области печати Excel, охватывая все: от определения первой области печати до продвинутых методов, таких как настройка согласованных областей печати на нескольких листах и ​​использование VBA для настройки. Овладев этими навыками, вы будете уверены, что ваши документы Excel всегда будут печататься именно так, как необходимо.

• Общий метод установки области печати
• Визуально определите область печати в диалоговом окне «Параметры страницы».

• Распечатать одно и то же выделение на нескольких листах
• Легко установить одну и ту же область печати для нескольких листов с помощью Kutools
• Установите одну и ту же область печати для нескольких листов с помощью VBA

• Добавление ячеек в существующую область печати
• Добавить или удалить соседние ячейки из существующей области печати.
• Непосредственное редактирование текущей области печати
• Заменить текущую область печати новой

• Игнорировать область печати
• Блокировка/защита области печати
• Предварительный просмотр области печати

Что такое область печати в Excel?

Область печати в Excel — это обозначенный диапазон ячеек, который вы указываете для печати, а не для печати всего листа. Эта функция невероятно полезна для сосредоточения внимания на конкретных данных или разделах вашей электронной таблицы, которыми вы хотите поделиться или представить, гарантируя, что будет распечатана только релевантная информация, а ненужные данные будут исключены из распечатки.

Когда вы указываете область печати (отмеченную синей рамкой, как показано на следующем снимке экрана), Excel будет печатать только содержимое внутри этой назначенной области. Если область печати не задана, Excel по умолчанию печатает весь лист.

Установка одной или нескольких областей печати на листе

В этом разделе будут показаны два метода, которые помогут вам настроить одну или несколько областей печати на листе Excel.

Общий метод установки области печати

Excel предлагает встроенную функцию «Установить область печати» для настройки областей печати, обычно используемых многими пользователями. В этом разделе мы расскажем вам, как применить эту функцию для установки одной или нескольких областей печати на листе Excel.

1. На листе выберите диапазон ячеек, который вы хотите установить в качестве области печати. В данном случае я выбираю диапазон A1:C7.
   Функции: Чтобы одновременно установить несколько диапазонов в качестве отдельных областей печати, удерживайте кнопку Ctrl и выберите каждый диапазон один за другим.
2. Перейдите в Макет страницы вкладку нажмите Область печати > Установить область печати. Смотрите скриншот:
   
3. Теперь вокруг области печати появится темно-серая рамка. Смотрите скриншот:
   

После назначения выбранного диапазона в качестве области печати при печати листа по умолчанию будет печататься только эта область.

Функции: при настройке нескольких областей печати на листе Excel они будут печататься на отдельных страницах.

Визуально определите область печати в диалоговом окне «Параметры страницы».

Вы также можете определить область печати визуально в Параметры страницы диалоговое окно, которое предлагает более интерактивный подход к настройке желаемого диапазона. Вот как вы можете это сделать:

1. Перейдите в Макет страницы вкладку, нажмите кнопку запуска диалогового окна в Параметры страницы группа.
   
2. В Параметры страницы диалоговое окно необходимо настроить следующим образом.
   1. Перейдите в Простыня меню.
   2. Нажмите на Область печати поле адреса, затем выберите диапазон, который хотите установить в качестве области печати.
      Функции: Чтобы одновременно установить несколько отдельных областей печати, удерживайте кнопку Ctrl и последовательно выберите каждый диапазон. Выбранные диапазоны появятся в поле Адрес области печати, разделенные запятыми.
   3. Нажмите OK .
      

Указанный диапазон теперь установлен как область печати. После этого при печати листа по умолчанию будет печататься только эта область.

Функции: при настройке нескольких областей печати на листе Excel они будут печататься на отдельных страницах.

Установить одну и ту же область печати для нескольких листов

Для некоторых листов с одинаковой структурой данных вам может потребоваться установить для этих листов одну и ту же область печати. В этом разделе представлены три метода, которые помогут вам выполнить эту задачу.

Распечатать одно и то же выделение на нескольких листах

Чтобы напечатать одинаковые области на нескольких листах, сделайте следующее.

1. На текущем листе выберите диапазон, который вы хотите распечатать на нескольких листах.
2. Удержание Ctrl нажмите вкладку листа, чтобы выбрать листы, для которых вы хотите применить ту же область печати, что и активный лист.
   
3. Нажмите Файл > Печать / PDF, изменить печать Настройки в Распечатать выбор, а затем нажмите Печать / PDF кнопку, чтобы начать печать.
   

Легко установить одну и ту же область печати для нескольких листов с помощью Kutools

Вышеупомянутый метод можно использовать для временной печати одной и той же области на нескольких листах. Если вам часто приходится печатать одну и ту же область на нескольких листах, этот метод требует больше времени и Kutools for Excel's Копировать настройки страницы Эта функция помогает быстро и точно скопировать область печати или другие настройки страницы с активного листа на несколько других листов, обеспечивая единообразие и эффективность с минимальными усилиями.

После установка Kutools для Excel, Перейдите к Кутулс Плюс вкладка, выберите Печать > Копировать настройки страницы чтобы открыть диалоговое окно. Затем настройте следующим образом.

1. В Скопировать в В разделе перечислены все рабочие листы (кроме активного). Вам просто нужно отметить листы, к которым вы хотите применить ту же область печати, что и активный лист.
2. В Опции раздел, отметьте только Область печати опцию.
   Функции: по умолчанию отмечены все параметры. Вы можете снять флажок Настройка страницы установите флажок, чтобы снять отметки со всех опций, а затем отметьте только ту опцию, которая вам нужна.
3. Нажмите OK. Смотрите скриншот:
   

Область печати текущего листа теперь применяется к указанным листам. При печати этих областей с листов нажмите кнопку Файл > Печать / PDF, В Настройки раздел, выберите Распечатать всю книгу, затем нажмите Печать / PDF кнопку, чтобы начать печать.

Установите одну и ту же область печати для нескольких листов с помощью VBA

Для опытных пользователей сценарии VBA могут автоматизировать процесс настройки одной и той же области печати на нескольких листах. Пожалуйста, сделайте следующее.

1. На любом из рабочих листов нажмите кнопку другой + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.
2. В Microsoft Visual Basic для приложений окна, нажмите Вставить > Модули, а затем вставьте любой из следующих кодов VBA, которые вам нужны, в Модули окно.
   
   Код VBA 1: установите одну и ту же область печати для всех листов в текущей книге.
   Этот код установит указанную область печати (например, «A1: C7") на каждом листе книги.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Код VBA 2: установить одну и ту же область печати для указанных листов в текущей книге.
   Этот код установит одну и ту же область печати в указанном списке листов (например, «Sheet1,Sheet3,Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Нажмите F5 ключ для запуска кода.
4. При печати этих областей с указанных листов нажмите кнопку Файл > Печать / PDF, В Настройки раздел, выберите Распечатать всю книгу, затем нажмите Печать / PDF кнопку, чтобы начать печать.
   

Отрегулируйте область печати

В этом разделе показано, как настроить существующую область печати в книге Excel.

Добавление ячеек в существующую область печати

Вы можете расширить область печати, добавив дополнительные ячейки к существующей области печати. Например, чтобы расширить область печати из диапазона от A1:C5 до A1:C7, вы можете сделать следующее.

1. Выберите диапазон ячеек A6:C7, который вы хотите добавить в существующую область печати A1:C5.
   
2. Перейдите в Макет страницы вкладку нажмите Область печати > Добавить в область печати.
   

Существующая область печати теперь расширена с A1:C5 до A1:C7.

Добавить или удалить соседние ячейки из существующей области печати.

Вы можете добавлять или удалять соседние ячейки из существующей области печати, перемещая линию разрыва страницы на листе, адаптируя распечатку к вашим конкретным потребностям.

1. После настройки области печати перейдите на вкладку «Вид», выберите «Предварительный просмотр страницы».
   
2. Вы увидите синие линии, обозначающие разрывы страниц. Диапазон внутри границы — это область печати. Чтобы настроить область печати, наведите курсор мыши на линию разрыва страницы, пока она не превратится в двустороннюю стрелку. Щелкните и перетащите линию разрыва страницы, чтобы включить или исключить ячейки в области печати.
   

Непосредственное редактирование текущей области печати

Вы можете напрямую изменить область печати, визуально изменив ссылку на ячейку в диалоговом окне «Параметры страницы».

1. Перейдите в Макет страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы), чтобы открыть Макет страницы диалоговое окно.
   
2. В Параметры страницы диалоговое окно, перейдите к Простыня вкладка. Здесь ссылки на ячейки областей печати текущего листа отображаются в Область печати коробка. В этом поле вы можете напрямую редактировать ссылки на ячейки области печати. И, наконец, нажмите OK для сохранения изменений.
   

Заменить текущую область печати новой

Если вам нужно обновить область печати на листе, выполните следующие действия, чтобы быстро заменить существующую область печати новой.

1. Выберите диапазон ячеек, который вы хотите установить в качестве новой области печати.
2. Перейдите в Макет страницы , нажмите Область печати > Установить область печати.
   

Это действие заменит любую существующую область печати вновь выбранным диапазоном.

Очистить область печати

Чтобы очистить заданную область печати на текущем листе, сделайте следующее.

1. На вкладке «Макет страницы» нажмите кнопку Область печати > Очистить область печати.
   

Затем все области печати на текущем листе немедленно очищаются.

Дополнительные советы по области печати

В этом разделе перечислены некоторые советы и рекомендации, которые могут вам понадобиться при работе с областями печати в Excel.

Игнорировать область печати

Если вы установили область печати на листе, но иногда вам необходимо распечатать весь лист, вы можете включить параметр «Игнорировать область печати» в настройках печати. Эта функция переопределяет заданную область печати, позволяя печатать весь лист по мере необходимости.

1. Нажмите Файл > Печать / PDF для открытия Печать / PDF .
2. В Печать / PDF раздел, нажмите, чтобы открыть Настройки раскрывающийся список, а затем выберите Игнорировать область печати опция в меню. Перед опцией появится галочка, как только она будет включена.
   

После нажатия Печать / PDF Кнопка, весь лист будет напечатан, игнорируя заданную область печати.

Блокировка/защита области печати

По умолчанию в Excel защита листа не защищает напрямую настройки области печати. Это означает, что даже несмотря на то, что лист защищен, пользователь книги все равно может изменить или очистить область печати. Если вы часто делитесь книгами и хотите защитить выделенную область печати, вам может помочь код VBA в этом разделе.

1. В книге, которую вы хотите защитить область печати на определенном листе, нажмите кнопку другой + F11 , чтобы открыть Microsoft Visual Basic для приложений окно.
2. В открывшемся окне дважды щелкните по Эта рабочая тетрадь проект на левой панели, а затем введите следующий код VBA в поле Code окно.
   
   Код VBA: заблокируйте или защитите область печати.

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Внимание: В этом коде VBA замените «комиссия IFS» с именем вашего рабочего листа и «A1: C7" с областью печати, которую вы хотите установить.
3. Сохраните код и нажмите кнопку другой + Q клавиши, чтобы вернуться к рабочему листу, а затем нажмите Файл > Сохранить как > ЛИСТАТЬ СПИСКИ.
4. В открытии Сохранить как диалоговое окно, выберите папку назначения, переименуйте файл так, как вам нужно, выберите Excel Macro-Enabled Workbook из Сохранить как раскрывающийся список и, наконец, щелкните Сохранить .
   

Каждый раз, когда книга открывается, этот код гарантирует, что область печати будет установлена ​​в указанную вами область. Это не идеальное решение, поскольку оно не может помешать пользователям изменять область печати во время сеанса, но оно гарантирует, что правильная область печати используется каждый раз, когда открывается книга.

Предварительный просмотр области печати

В этом разделе я покажу вам, как просмотреть область печати после ее настройки, чтобы убедиться, что ваш документ готов к печати именно так, как предполагалось.

После настройки области печати перейдите в Вид вкладку нажмите Предварительный просмотр разрыва страницы в Просмотры рабочей книги группа.

Результат

Рабочий лист переключится на Предварительный просмотр разрыва страницы вид, в котором вы можете увидеть область печати, ограниченную синими границами разрыва страницы. Обратитесь к скриншоту ниже для визуального представления.

В заключение, освоение области печати в Excel является важнейшим навыком для эффективного управления представлением ваших данных в печатной форме. Благодаря навыкам, описанным в этом подробном руководстве, вы можете быть уверены, что ваши листы Excel всегда будут готовы к печати именно так, как вы задумали. Для тех, кто хочет глубже изучить возможности Excel, наш веб-сайт может похвастаться множеством учебных пособий. Дополнительные советы и рекомендации по работе с Excel можно найти здесь..

Статьи по теме