Осваиваем область печати в Excel: как задать, изменить, очистить и многое другое

Будь то подготовка отчетов, сводок данных или финансовых отчетов, умение правильно задавать, настраивать и управлять областью печати значительно улучшает презентацию вашей работы. В этом подробном руководстве мы рассмотрим основы работы с областью печати в Excel: от задания первой области печати до продвинутых техник, таких как установка одинаковых областей печати на нескольких листах и использование VBA для индивидуальных настроек. Освоив эти навыки, вы сможете гарантировать, что ваши документы Excel будут печататься именно так, как требуется, каждый раз.

• Стандартный способ задания области печати
• Визуальное определение области печати в диалоговом окне Настройка страницы

• Печать одного и того же диапазона на нескольких листах
• Легко установить одинаковую область печати для нескольких листов с помощью Kutools
• Установка одинаковой области печати на нескольких листах с помощью VBA

• Добавление ячеек к существующей области печати
• Добавление или удаление смежных ячеек из существующей области печати
• Прямое редактирование текущей области печати
• Замена текущей области печати на новую

• Игнорировать область печати
• Блокировка/защита области печати
• Предварительный просмотр области печати

Что такое область печати в Excel?

Область печати в Excel — это определенный диапазон ячеек, который вы указываете для печати вместо всего листа. Эта функция особенно полезна, когда нужно сфокусироваться на определенных данных или разделах таблицы для обмена или презентации, чтобы на печать попадала только актуальная информация, а лишние данные были исключены.

Когда вы задаете область печати (она выделяется синей рамкой, как показано на скриншоте ниже), Excel напечатает только содержимое внутри этой области. Если область печати не задана, Excel по умолчанию печатает весь лист.

Задание одной или нескольких областей печати на листе

В этом разделе мы рассмотрим два способа, которые помогут вам задать одну или несколько областей печати на листе в Excel.

Стандартный способ задания области печати

В Excel есть встроенная функция «Set Print Area» для задания области печати, которой часто пользуются многие пользователи. В этом разделе мы покажем, как использовать эту функцию для задания одной или нескольких областей печати на листе Excel.

1. На листе выберите диапазон ячеек, который вы хотите задать как область печати. В данном примере выбран диапазон A1:C7.
   Совет: Чтобы одновременно задать несколько диапазонов как отдельные области печати, удерживайте клавишу Ctrl и поочередно выделяйте каждый диапазон.
2. Перейдите на вкладку Page Layout, нажмите Print Area > Set Print Area. Смотрите скриншот:
   
3. Теперь вокруг области печати появится темно-серая рамка. Смотрите скриншот:
   

После того как выбранный диапазон задан как область печати, по умолчанию при печати листа будет напечатана только эта область.

Совет: Если вы задаете несколько областей печати на листе Excel, каждая из них будет напечатана на отдельной странице.

Раскройте магию Excel с Kutools AI

• Умное выполнение: Выполняйте операции с ячейками, анализируйте данные и создавайте диаграммы — всё это посредством простых команд.
• Пользовательские формулы: Создавайте индивидуальные формулы для оптимизации ваших рабочих процессов.
• Кодирование VBA: Пишите и внедряйте код VBA без особых усилий.
• Интерпретация формул: Легко разбирайтесь в сложных формулах.
• Перевод текста: Преодолейте языковые барьеры в ваших таблицах.

Улучшите возможности Excel с помощью инструментов на базе ИИ. Скачать сейчас и испытайте беспрецедентную эффективность!

Визуальное определение области печати в диалоговом окне Настройка страницы

Вы также можете задать область печати визуально в диалоговом окне Page Setup, что позволяет более наглядно выбрать нужный диапазон. Вот как это сделать:

1. Перейдите на вкладку Page Layout и нажмите кнопку запуска диалогового окна в группе Page Setup.
   
2. В Page Setup диалоговом окне выполните следующие настройки.
   1. Перейдите на вкладку Sheet.
   2. Нажмите на Print area в поле адреса, затем выделите диапазон, который хотите задать как область печати.
      Совет: Чтобы задать несколько отдельных областей печати одновременно, удерживайте клавишу Ctrl и поочередно выделяйте каждый диапазон. Выбранные диапазоны появятся в поле Print area, разделенные запятыми.
   3. Нажмите кнопку OK.
      

Указанный диапазон теперь установлен как область печати. После этого по умолчанию будет печататься только эта область.

Совет: Если вы задаете несколько областей печати на листе Excel, каждая из них будет напечатана на отдельной странице.

Установка одинаковой области печати для нескольких листов

Для некоторых листов с одинаковой структурой данных может понадобиться задать одинаковую область печати. В этом разделе представлены три способа решения этой задачи.

Печать одного и того же диапазона на нескольких листах

Чтобы напечатать одинаковые области на нескольких листах, выполните следующие действия.

1. На текущем листе выделите диапазон, который хотите напечатать на нескольких листах.
2. Удерживая клавишу Ctrl, кликните по вкладкам листов, чтобы выбрать те, на которых нужно применить такую же область печати, как на активном листе.
   
3. Нажмите File > Print, в настройках печати выберите Print Selection, затем нажмите кнопку Print для начала печати.
   

Легко установить одинаковую область печати для нескольких листов с помощью Kutools

Вышеописанный способ подходит для временной печати одинакового диапазона на нескольких листах. Если вам часто требуется печатать одинаковую область на разных листах, этот способ может быть трудоемким. Функция Копировать настройки страницы в Kutools для Excel позволяет быстро и точно скопировать область печати или другие параметры страницы с активного листа на несколько других, обеспечивая единообразие и экономию времени.

После установки Kutools for Excel перейдите на вкладку Kutools Plus, выберите Печать > Копировать настройки страницы для открытия диалогового окна. Затем выполните следующие настройки.

1. В разделе Copy to отображаются все листы (кроме активного). Просто отметьте те листы, на которые хотите применить такую же область печати, как на текущем листе.
2. В Опции разделе отметьте только Print area опцию.
   Совет: По умолчанию отмечены все опции. Вы можете снять флажок Page setup, чтобы снять все опции, а затем отметить только нужную.
3. Нажмите OK. Смотрите скриншот:
   

Область печати текущего листа теперь применена к выбранным листам. Для печати этих областей на листах нажмите File > Print, в разделе Settings выберите Print Entire Workbook, затем нажмите Print для начала печати.

Установка одинаковой области печати на нескольких листах с помощью VBA

Для опытных пользователей автоматизировать процесс установки одинаковой области печати на нескольких листах можно с помощью VBA. Выполните следующие шаги.

1. На любом листе нажмите клавиши Alt + F11 для открытия окна Microsoft Visual Basic for Applications.
2. В Microsoft Visual Basic for Applications окне нажмите Вставить > Модуль, затем вставьте нужный вам VBA-код в окно Модуль окна.
   
   VBA-код1: Установить одинаковую область печати для всех листов в текущей книге
   Этот код задаст определенную область печати (например, "A1:C7") на каждом листе книги.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   VBA-код2: Установить одинаковую область печати для выбранных листов в текущей книге
   Этот код задаст одинаковую область печати для указанного списка листов (например, "Sheet1", "Sheet3", "Sheet5").

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Нажмите клавишу F5 для запуска кода.
4. Для печати этих областей на выбранных листах нажмите File > Print, в разделе Settings выберите Print Entire Workbook, затем нажмите Print для начала печати.
   

Изменение области печати

В этом разделе показано, как изменить существующую область печати в книге Excel.

Добавление ячеек к существующей области печати

Вы можете расширить область печати, добавив к ней дополнительные ячейки. Например, чтобы расширить область печати с диапазона A1:C5 до A1:C7, выполните следующие действия.

1. Выделите диапазон ячеек A6:C7, который хотите добавить к существующей области печати A1:C5.
   
2. Перейдите на вкладку Page Layout, нажмите Print Area > Add to Print Area.
   

Теперь область печати расширена с A1:C5 до A1:C7.

Добавление или удаление смежных ячеек из существующей области печати

Вы можете добавить или удалить смежные ячейки из существующей области печати, перемещая линию разрыва страницы на листе, чтобы настроить печать под свои нужды.

1. После задания области печати перейдите на вкладку Вид и выберите Предварительный просмотр разрывов страниц.
   
2. Вы увидите синие линии, обозначающие разрывы страниц. Диапазон внутри границы — это область печати. Чтобы изменить область печати, наведите курсор мыши на линию разрыва страницы, пока он не превратится в двустороннюю стрелку. Кликните и перетащите линию разрыва, чтобы включить или исключить ячейки из области печати.

Прямое редактирование текущей области печати

Вы можете напрямую изменить область печати, визуально скорректировав ссылку на ячейки в диалоговом окне Page Setup.

1. Перейдите на вкладку Page Layout, нажмите кнопку запуска диалогового окна (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы), чтобы открыть диалоговое окно Page Layout.
   
2. В диалоговом окне Page Setup перейдите на вкладку Sheet. Здесь в поле Print area отображаются ссылки на области печати текущего листа. Вы можете напрямую отредактировать ссылки на ячейки области печати в этом поле. После этого нажмите OK для сохранения изменений.
   

Замена текущей области печати на новую

Если вам нужно обновить область печати на листе, выполните следующие шаги для быстрой замены существующей области печати на новую.

1. Выделите диапазон ячеек, который хотите задать как новую область печати.
2. Перейдите на вкладку Page Layout, выберите Print Area > Set Print Area.
   

Это действие заменит все существующие области печати на только что выбранный диапазон.

Очистка области печати

Чтобы очистить заданную область печати на текущем листе, выполните следующие действия.

1. На вкладке Print Area выберите Clear Print Area.
   

После этого все области печати на текущем листе будут немедленно очищены.

Дополнительные советы по работе с областью печати

В этом разделе приведены советы и рекомендации, которые могут пригодиться при работе с областями печати в Excel.

Игнорировать область печати

Если на листе задана область печати, но иногда требуется напечатать весь лист, вы можете включить опцию Ignore Print Area в настройках печати. Эта функция позволяет напечатать весь лист, игнорируя установленную область печати.

1. Нажмите File > Print для открытия раздела Print.
2. В разделе Print откройте выпадающий список Settings и выберите опцию Ignore Print Area в меню. После включения напротив опции появится галочка.
   

После нажатия кнопки Print будет напечатан весь лист, независимо от установленной области печати.

Блокировка/защита области печати

По умолчанию в Excel защита листа не защищает настройки области печати. Это значит, что даже при защищенном листе пользователь книги может изменить или очистить область печати. Если вы часто делитесь книгами и хотите защитить заданную область печати, поможет VBA-код из этого раздела.

1. В книге, где нужно защитить область печати на определенном листе, нажмите Alt + F11 для открытия окна Microsoft Visual Basic for Applications.
2. В открывшемся окне дважды щелкните по ThisWorkbook в левой панели проекта, затем введите следующий VBA-код в окно Код окна.
   
   VBA-код: Блокировка или защита области печати

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Примечание: В этом VBA-коде замените “commission IFS” на имя вашего листа, а "A1:C7" — на нужную область печати.
3. Сохраните код и нажмите Alt + Q для возврата на лист, затем выберите File > Save as > Browse.
4. В открывшемся окне Save As выберите папку для сохранения, укажите имя файла, выберите Excel Macro-Enabled Workbook в списке Save as type и нажмите кнопку Save.
   

Каждый раз при открытии книги этот код будет устанавливать область печати на заданную вами. Это не идеальное решение, так как не предотвращает изменение области печати во время работы, но гарантирует правильную область печати при каждом открытии книги.

Предварительный просмотр области печати

В этом разделе я покажу, как просмотреть область печати после ее настройки, чтобы убедиться, что документ готов к печати именно так, как вы задумали.

После задания области печати перейдите на вкладку View, выберите Page Break Preview в группе Workbook Views.

Результат

Лист переключится в режим Page Break Preview, где вы увидите область печати, ограниченную синими линиями разрыва страниц. Смотрите скриншот ниже для наглядности.

В заключение, умение работать с областью печати в Excel — важный навык для эффективного управления тем, как ваши данные будут выглядеть на бумаге. Благодаря этому подробному руководству вы сможете всегда готовить листы Excel к печати именно так, как задумано. Если вы хотите узнать больше о возможностях Excel, на нашем сайте есть множество полезных уроков. Подробнее об Excel и других советах читайте здесь.

Похожие статьи