Осваиваем Область печати в Excel: как задавать, настраивать, очищать и многое другое

Независимо от того, готовите ли вы отчёты, сводки данных или финансовые ведомости, умение эффективно задавать, корректировать и управлять областью печати значительно повысит качество представления вашей работы. В этом подробном руководстве мы разберём основы функции Excel «Область печати» — от задания первой области печати до продвинутых приёмов, таких как установка одинаковой области печати на нескольких листах и использование VBA для автоматизации. Освоив эти навыки, вы сможете быть уверены: ваши документы Excel будут печататься именно так, как задумано — каждый раз безупречно.

• Общий метод настройки Область печати
• Визуально определите Область печати в диалоговом окне Настройки страницы

• Печать одного и того же выделения на нескольких листах
• Легко задайте одинаковые Область печати для нескольких листов с помощью Kutools
• Задайте одинаковые Область печати для нескольких листов с помощью VBA

• Добавить ячейки в существующий Область печати
• Добавить или удалить соседние ячейки из существующего Область печати
• Напрямую редактировать текущий Область печати
• Заменить текущий Область печати новым

• Игнорировать Область печати
• Заблокировать/защитить Область печати
• Предварительный просмотр Область печати

Что такое область печати в Excel?

Область печати в Excel — это заданный диапазон ячеек, который вы указываете для печати, в отличие от печати всего листа. Эта функция чрезвычайно полезна для фокусировки на конкретных данных или разделах таблицы, которые вы хотите передать или представить, гарантируя, что будет напечатана только релевантная информация, а ненужные данные исключены из распечатки.

Когда вы задаёте Область печати (обозначенную синей рамкой, как показано на следующем снимке экрана), Excel печатает только её содержимое. Если Область печати не задана, по умолчанию печатается весь лист.

Установка одной или нескольких Область печати на листе

В этом разделе описаны два метода, которые помогут вам задать одну или несколько областей печати на листе Excel.

Стандартный способ задания Область печати

Excel предлагает встроенную функцию «Задать область печати», которую многие пользователи используют для настройки области печати. В этом разделе мы покажем, как с её помощью задать одну или несколько областей печати на листе Excel.

1. На листе выделите диапазон ячеек, который нужно задать как Область печати. В данном случае я выбираю диапазон A1:C7.
   Совет: чтобы задать несколько диапазонов как отдельные Области печати одновременно, удерживайте клавишу Ctrl и последовательно выделяйте каждый диапазон.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите Область печати > Задать область печати. См. снимок экрана:
   
3. Теперь вокруг области печати появилась тёмно-серая граница. См. снимок экрана:
   

После того как диапазон будет задан как Область печати, при печати листа по умолчанию будет выводиться только эта область.

Совет: если на одном листе Excel задано несколько областей печати, они будут напечатаны на отдельных страницах.

Раскройте магию Excel с помощью KUTOOLS AI

• Интеллектуальное выполнение: Выполняйте операции с ячейками, анализируйте данные и создавайте диаграммы — всё это доступно по простым командам.
• Пользовательские формулы: создавайте индивидуальные формулы для оптимизации рабочих процессов.
• Программирование на VBA: Пишите и внедряйте код VBA легко и без усилий.
• Интерпретация формул: С лёгкостью разбирайтесь в сложных формулах.
• Перевод текста: Ломайте языковые барьеры прямо в своих таблицах.

Расширьте возможности Excel с помощью инструментов на базе ИИ.Скачать сейчаси ощутите новый уровень эффективности!

Визуальное определение Область печати в диалоговом окне Настройки страницы

Вы также можете визуально задать область печати в диалоговом окне Настройки страницы, что обеспечивает более интерактивный подход к выбору нужного диапазона. Вот как это сделать:

1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите кнопку вызова диалогового окна в группе Настройки страницы.
   
2. В диалоговом окне Настройки страницывыполните следующие настройки.
   1. Перейдите на вкладку Лист.
   2. Щёлкните по полю адреса Область печати, затем выделите диапазон, который хотите задать как Область печати.
      Совет: Чтобы задать несколько отдельных областей печати одновременно, удерживайте клавишу Ctrl и последовательно выделяйте каждый диапазон. Выбранные диапазоны появятся в поле адреса Область печати, разделённые запятыми.
   3. Нажмите кнопку ОК.
      

Ограниченный диапазон теперь задан как область печати. При печати листа по умолчанию будет выводиться только эта область.

Совет: при задании нескольких Область печати на одном листе Excel они будут напечатаны на отдельных страницах.

Установка одинаковой Область печати для нескольких листов

Если у вас есть несколько листов с одинаковой структурой данных, возможно, потребуется задать для всех них одну и ту же область печати. В этом разделе описаны три способа выполнить эту задачу.

Печать одного и того же выделения на нескольких листах

Чтобы распечатать одинаковые области на нескольких листах, выполните следующие действия.

1. На текущем листе выберите диапазон, который нужно распечатать на нескольких страницах.
2. Удерживая клавишу Ctrl, щелкните Вкладки листов, чтобы выбрать листы, к которым нужно применить тот же Область печати, что и к Текущий лист.
   
3. Нажмите Файл>Печать, измените параметры печати Параметрына Печать выделенногои нажмите кнопку Печать, чтобы начать печать.
   

Простая установка одинаковой Область печати для нескольких листов с помощью Kutools

Описанный выше метод подходит для временной печати одинаковой области на нескольких листах. Однако если вам часто приходится печатать одну и ту же область на множестве листов, этот способ становится слишком трудоёмким. В таких случаях функция Kutools для Excel «Копировать настройки страницы» позволяет быстро и точно перенести Область печати или другие параметры Настройки страницы с активного листа на несколько других — обеспечивая единообразие и эффективность с минимальными усилиями.

После установки Kutools для Excel перейдите на вкладку KUTOOLS PLUS, выберите пункт Печать > Копировать настройки страницы, чтобы открыть диалоговое окно. Затем выполните следующую настройку.

1. В разделе Копировать в перечислены все листы (кроме активного). Просто установите флажки напротив тех листов, к которым нужно применить ту же область печати, что и к активному листу.
2. В разделе Параметры установите флажок только для параметра Область печати.
   Совет: по умолчанию отмечены все параметры. Снимите флажок Настройки страницы, чтобы снять выделение со всех параметров, а затем отметьте только тот, который вам нужен.
3. Нажмите ОК. См. снимок экрана:
   

Область печати с текущего листа теперь применена к указанным листам. Чтобы распечатать эти области, перейдите в меню Файл > Печать, в разделе Параметры выберите Печать всей книги, затем нажмите кнопку Печать, чтобы начать печать.

Установка одинаковой Область печати для нескольких листов с помощью VBA

Опытные пользователи могут автоматизировать настройку одинаковой области печати на нескольких листах с помощью сценария VBA. Выполните следующие действия.

1. На любом листе нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.
2. В окне Microsoft Visual Basic для приложенийвыберите пункт Вставка>Модульи вставьте любой из приведённых ниже необходимых вам фрагментов кода VBA в окно Модуль.
   
   Код VBA 1: задать одинаковые Область печати для всех листов в Текущая книга
   Этот код задаст указанный Область печати (например, «)A1:C7») на каждом листе книги.

   Sub SetPrintAreaAllSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets
           ws.PageSetup.printArea = printArea
       Next ws
   End Sub
   

   Код VBA 2: задать одинаковые Область печати для указанных листов в Текущая книга
   Этот код задаст одинаковые Область печати для указанного списка листов (например, «)Лист1», «Лист3», «Лист5»).

   Sub SetPrintAreaOnSheets()
   'Updated by Extendoffice 20240205
       Dim ws As Worksheet
       Dim printArea As String
       Dim sheetNames As Variant
       Dim i As Long
   
       ' Define the print area
       printArea = "A1:C7"
   
       ' Array of specific worksheet names to change print area
       sheetNames = Array("Sheet1", "Sheet3", "Sheet5")
   
       ' Loop through all sheet names in the array
       For i = LBound(sheetNames) To UBound(sheetNames)
           ' Check if the sheet exists in the workbook
           If SheetExists(CStr(sheetNames(i))) Then
               ' Set print area on the specified sheet
               Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetNames(i))
               ws.PageSetup.printArea = printArea
           End If
       Next i
   End Sub
   
   ' Helper function to check if a sheet exists
   Function SheetExists(sheetName As String) As Boolean
       Dim sheet As Object
       On Error Resume Next
       Set sheet = ThisWorkbook.Sheets(sheetName)
       On Error GoTo 0
       SheetExists = Not sheet Is Nothing
   End Function

3. Нажмите клавишу F5, чтобы запустить код.
4. При печати этих областей с указанных листов нажмите Файл>Печать, в разделе Параметрывыберите пункт Печать всей книги, затем нажмите кнопку Печать, чтобы начать печать.
   

Корректировка существующей Область печати

В этом разделе показано, как скорректировать существующую область печати в книге Excel.

Добавление ячеек к существующей Область печати

Вы можете расширить область печати, добавив к ней дополнительные ячейки. Например, чтобы увеличить область печати с диапазона A1:C5 до A1:C7, выполните следующие действия.

1. Выделите диапазон ячеек A6:C7, который нужно добавить к уже заданной области печати A1:C5.
   
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите Область печати>Добавить к Область печати.
   

Область печати расширена с A1:C5 до A1:C7.

Добавление или удаление смежных ячеек из существующей Область печати

Вы можете добавлять или удалять смежные ячейки в существующей области печати, просто перемещая линию разрыва страницы на листе — так распечатка легко адаптируется под ваши конкретные задачи.

1. После настройки области печати перейдите на вкладку «Вид» и выберите «Предварительный просмотр разрывов страниц».
   
2. Вы увидите синие линии, обозначающие Разрыв страницы. Диапазон внутри границы представляет собой Область печати. Чтобы скорректировать Область печати, наведите курсор мыши на линию Разрыв страницы, пока он не превратится в двустороннюю стрелку. Щёлкните и перетащите линию Разрыв страницы, чтобы включить или исключить ячейки из Область печати.

Прямое редактирование текущей Область печати

Вы можете напрямую изменить область печати, визуально скорректировав ссылку на ячейки в диалоговом окне «Параметры страницы».

1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, нажмите кнопку вызова диалогового окна (маленькую стрелку в правом нижнем углу группы), чтобы открыть диалоговое окно Разметка страницы.
   
2. В диалоговом окне Настройки страницы перейдите на вкладку Лист. Здесь ссылки на ячейки области печати текущего листа отображаются в поле Область печати. Вы можете напрямую редактировать эти ссылки в данном поле. Наконец, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.
   

Замена текущей Область печати на новую

Если вам нужно обновить область печати на листе, выполните следующие действия, чтобы быстро заменить существующую область печати новой.

1. Выделите диапазон ячеек, который вы хотите задать в качестве новой области печати.
2. Перейдите на вкладку Разметка страницы, щёлкните Область печати>Задать Область печати.
   

Это действие заменит все существующие области печати на новый выбранный диапазон.

Очистить Область печати

Чтобы очистить заданную область печати на текущем листе, выполните следующие действия.

1. На вкладке Разметка страницы нажмите Область печати>Очистить Область печати.
   

Затем все области печати на текущем листе будут немедленно очищены.

Дополнительные советы по работе с Область печати

В этом разделе вы найдёте полезные советы и рекомендации по работе с областью печати в Excel.

Игнорировать Область печати

Если вы задали область печати на листе, но иногда вам нужно распечатать весь лист, просто включите опцию «Игнорировать область печати» в настройках печати. Эта функция временно отменяет установленную область печати, позволяя при необходимости выводить на печать весь лист.

1. Нажмите Файл > Печать, чтобы открыть раздел Печать.
2. В разделе Печать щёлкните, чтобы открыть раскрывающееся меню Параметры, и выберите пункт Игнорировать область печати. Перед включённым параметром появится галочка.
   

После нажатия кнопки Печать будет напечатан весь лист без учета заданной области печати.

Блокировка/защита Область печати

По умолчанию в Excel защита листа не распространяется напрямую на настройки Области печати. Это означает, что даже при включённой защите листа пользователи книги могут изменять или очищать Область печати. Если вы часто делитесь книгами и хотите надёжно сохранить заданную Область печати, код VBA из этого раздела — именно то, что вам нужно.

1. В книге, где необходимо защитить Область печати на определённом листе, нажмите клавиши Alt+F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic для приложений.
2. В этом начальном окне дважды щелкните по проекту ThisWorkbookв левой панели, а затем введите следующий код VBA в окно Code.
   
   Код VBA: блокировка или защита Область печати

   Private Sub Workbook_Open()
   'Updated by Extendoffice 20210206
       SetPrintArea "commission  IFS", "A1:C7" ' Specify the sheet name and the print area
   End Sub
   Sub SetPrintArea(sheetName As String, printArea As String)
       Dim ws As Worksheet
       Set ws = ThisWorkbook.Worksheets(sheetName)
       ws.PageSetup.printArea = printArea
   End Sub
   

   Примечание: в этом коде VBA замените «commission IFS» на имя вашего листа и «A1:C7» на Область печати, который вы хотите задать.
3. Сохраните код и нажмите клавиши Alt+Q, чтобы вернуться на лист, затем выберите Файл > Сохранить как > Обзор.
4. В открывшемся диалоговом окне Сохранить каквыберите папку назначения, при необходимости переименуйте файл, в поле Тип файлавыберите значение Указать формат сохраненияРаскрывающийся список, и наконец нажмите кнопку Сохранить.
   

Каждый раз при открытии книги этот код будет устанавливать область печати на указанную вами область. Это не идеальное решение, поскольку оно не предотвращает изменение области печати пользователями во время сеанса, однако гарантирует, что при каждом открытии книги будет использоваться правильная область печати.

Предварительный просмотр Область печати

В этом разделе я покажу вам, как выполнить предварительный просмотр области печати после её настройки, чтобы убедиться, что документ будет напечатан именно так, как вы задумали.

После настройки области печати перейдите на вкладку Вид, затем нажмите Разрыв страницы / Предварительный просмотр в группе Представления книги.

Результат

Лист переключится в режим Разрыв страницы: Предварительный просмотр, где вы увидите область печати, ограниченную синими границами разрывов страниц. См. скриншот ниже для наглядного представления.

В заключение, освоение работы с областью печати в Excel — важнейший навык для эффективного управления тем, как ваши данные будут выглядеть на бумаге. Благодаря приёмам из этого подробного руководства вы сможете всегда готовить листы Excel к печати именно так, как задумали. А если хотите глубже раскрыть потенциал Excel, на нашем сайте вас ждёт множество обучающих материалов.Узнайте больше советов и приемов работы в Excel здесь.

Связанные статьи