Перейти к основному содержанию

Анализируйте данные в Excel: анализ данных стал проще с помощью ИИ

Автор: Аманда Ли Последнее изменение: 2024 июля 04 г.

Добро пожаловать в мир упрощенного анализа данных в Excel! Независимо от того, являетесь ли вы опытным аналитиком данных или только начинаете, функция Excel «Анализ данных» (ранее называвшаяся «Идеи») меняет правила игры. Благодаря возможностям, основанным на искусственном интеллекте, этот инструмент с легкостью преобразует сложные данные в понятную информацию. Прошли времена сложных формул и трудоемкой обработки данных.

Интерфейс анализа данных

Это руководство предназначено для того, чтобы помочь вам освоить мощную функцию анализа данных, которая сделает визуализацию и анализ данных не только доступными, но и приятными. Будьте готовы раскрыть весь потенциал ваших данных всего за несколько щелчков мышью и открыть для себя информацию, о которой вы даже не подозревали, у вас под рукой. Давайте углубимся и рассмотрим, как функция «Анализ данных» в Excel может революционизировать вашу работу с данными!

Обратите внимание, что функция «Анализ данных» в Excel использует службы искусственного интеллекта для тщательной проверки ваших данных, что может вызвать опасения по поводу безопасности данных. Чтобы устранить подобные проблемы и внести ясность в отношении управления вашими данными, просмотрите Заявление о конфиденциальности Майкрософт для исчерпывающей информации.


Видео: анализ данных в Excel


Что такое анализ данных

Инструмент анализа данных Excel, управляемый искусственным интеллектом, совершает революцию в анализе данных, позволяя вам взаимодействовать с данными с помощью простых запросов на естественном языке. Эта функция устраняет необходимость в написании сложных формул, позволяя легко обнаруживать и понимать сложные закономерности и тенденции в ваших наборах данных. Он обрабатывает ваши данные и предоставляет аналитическую информацию в виде визуальных сводок, определяя ключевые тенденции и закономерности, тем самым упрощая сложный анализ данных.

Анализ данных упрощает анализ данных и предлагает значительные преимущества, такие как повышение эффективности обработки данных, удобное взаимодействие с пользователем и возможность быстро генерировать полезную информацию. Эти преимущества делают Анализ данных бесценным инструментом как для новичков, так и для опытных пользователей Excel, упрощающим процесс анализа данных мощным и интуитивно понятным способом.

В настоящее время эта функция поддерживает четыре типа анализа:
  • 🥇 Ранг: этот анализ выявляет и выделяет элементы, которые значительно выделяются среди других, выделяя наиболее важные точки данных.
  • 📈 Тренд: он обнаруживает и подчеркивает последовательные закономерности в ряде связанных со временем данных, выявляя прогресс или изменения.
  • 👤 Выброс: этот тип умеет выявлять необычные точки данных во временных рядах, выявлять аномалии.
  • 👨‍👩‍👧‍👧 Большинство: Этот анализ является ключевым для выявления сценариев, в которых большая часть общей стоимости обусловлена ​​единственным фактором, иллюстрирующим концентрированные воздействия.

Где найти анализ данных

Чтобы использовать анализ данных, убедитесь, что вы используете последняя версия Office в качестве подписчика Microsoft 365. Он доступен в Excel для Microsoft 365 на платформах Windows и Mac, а также в Excel в Интернете. Функция анализа данных доступна подписчикам Microsoft 365 на нескольких языках, включая английский, французский, испанский, немецкий, упрощенный китайский и японский.

Чтобы найти команду «Анализ данных»:
  1. Перейдите в Главная в Excel.
  2. Посмотрите в крайнюю правую часть ленты, где вы найдете Анализировать данные команда.
  3. Анализ данных на ленте

Используйте «Анализ данных», чтобы создавать диаграммы и получать ответы.

После открытия листа, содержащего набор данных, который вы хотите проанализировать, с помощью функции «Анализ данных»:

  1. Выберите ячейку в диапазоне данных.
  2. Нажмите на Анализировать данные Кнопка на Главная меню.

Команда Анализировать данные Панель появится в правой части рабочей области Excel. Эта панель служит мощным шлюзом для глубокого анализа данных, позволяя вам задавать индивидуальные вопросы, изучать различные идеи и выявлять скрытые тенденции в ваших данных, и все это с помощью этого интуитивно понятного и удобного интерфейса.

Интерфейс анализа данных


Простое руководство по заданию вопросов в анализе данных Excel

Используя функцию «Анализ данных», используйте возможности обработки естественного языка для взаимодействия с вашими данными. Эта расширенная возможность позволяет вам задавать вопросы простым языком, подобно тому, как вы спрашиваете коллегу. Благодаря своим передовым алгоритмам искусственного интеллекта Excel интерпретирует ваши запросы, углубляясь в ваш набор данных, чтобы найти и визуально представить значимую информацию.

Советы по заданию вопроса:
  • Простые запросы для прямых ответов: чтобы получить немедленную информацию, задавайте простые вопросы, например «Каковы продажи по регионам», чтобы понять распределение продаж по различным регионам.
  • Запрос лучших исполнителей: вы можете запросить «Анализ данных» для получения конкретных рейтингов, например «Каковы 5 лучших продаж». Это позволяет вам быстро идентифицировать и анализировать наиболее эффективные точки данных, такие как продажи, регионы или продукты.
  • Включить временные рамки: для получения более точной информации включите в свои запросы конкретные временные рамки, например запросите «Продажи в первом квартале 2023 года», чтобы сосредоточиться на этом конкретном периоде.
  • Используйте конкретные показатели: уточните интересующие вас показатели. Например, «Каков средний объем продаж на одного сотрудника» или «Каковы были общие расходы в июле». Эти вопросы дают конкретную цифровую информацию.
  • Укажите тип результата: укажите тип результата, который вам нужен, например «Процент продаж одежды в виде круговой диаграммы, линейной диаграммы или таблицы», чтобы получить ответ в предпочитаемом вами формате.
  • Сортировка предпочтений: вы можете указать, как вы хотите отсортировать свои данные в ответе. Например, запросите «Сортировать удовлетворенность клиентов (%) за месяц в порядке возрастания», чтобы просмотреть прогрессивное представление удовлетворенности клиентов.
  • Сравнительные вопросы: Если вы хотите сравнить разные наборы данных, сформулируйте свой вопрос соответствующим образом, например: «Как продажи в 2023 году сравниваются с продажами в 2022 году».
  • Комбинируйте факторы для комплексного анализа: Чтобы копнуть глубже, объедините различные факторы в одном запросе. Например, «Какова средняя удовлетворенность клиентов электроникой в ​​Северном регионе» объединяет категорию продукта, регион и показатели удовлетворенности клиентов.
  • Ключевые слова для общей информации: Если вы не уверены в том, что спросить, используйте ключевое слово со словом «понимание», например «понимание количества», чтобы получить широкий обзор этого конкретного аспекта ваших данных.
Шаги, чтобы задать вопросы и получить ответы:
  1. Введите свой вопрос в поле поле запроса.
  2. Удар Enter для получения ответов, которые Анализ данных отображает в виде визуальных представлений, таких как диаграммы или таблицы, в Вот наш ответ .
  3. Выберите ответ, который точно соответствует вашему вопросу, и нажмите кнопку + Вставить сводную таблицу Кнопка, чтобы добавить соответствующую сводную таблицу в вашу книгу.
    Наконечник: Кнопка может отличаться и выглядеть как + Вставить диаграмму or + Вставить сводную диаграмму в зависимости от типа ответа.

Результат

  • Когда вы вставляете сводную таблицу или сводную диаграмму с помощью функции «Анализ данных», Excel создает новый лист для ее размещения, как показано ниже.

  • Если вы вставите обычную диаграмму, она будет вставлена ​​непосредственно в исходный лист без создания нового листа.

Не задавайте вопросов (изучите возможности своих данных)

Если вы работаете с данными, не имея в виду конкретный запрос, или заинтересованы в изучении своих данных и хотите знать, что возможно, вы можете либо попробуйте персонализированные предлагаемые вопросы or находите персонализированные визуальные сводки, тенденции и закономерности:

Попробуйте персонализированные предлагаемые вопросы

Excel автоматически генерирует вопросы, относящиеся к вашим данным, которые отображаются под полем запроса. Дополнительные предложения будут появляться по мере вашего взаимодействия с полем ввода, предоставляя ряд запросов, адаптированных к характеристикам вашего набора данных.

  1. Выберите интересующий вас вопрос либо из списка, отображаемого под полем запроса, либо из дополнительных предложений, которые появляются при взаимодействии с полем ввода.

  2. Ответы представлены в виде визуальных представлений, таких как диаграммы или таблицы, в Вот наш ответ раздел, выберите понравившийся ответ и нажмите кнопку + Вставить сводную таблицу Кнопка, чтобы добавить соответствующую таблицу в книгу.
    Наконечник: Кнопка может отличаться и выглядеть как + Вставить диаграмму or + Вставить сводную диаграмму в зависимости от типа ответа.

Откройте для себя персонализированные визуальные сводки, тенденции и закономерности.

В Узнайте больше раздел, откройте для себя автоматически созданную визуальную информацию с помощью функции анализа данных Excel. Эта функция также эффективно создает автоматические визуальные сводки для ваших данных. Он упрощает процесс изучения ваших данных с разных точек зрения, предлагая доступный способ раскрыть скрытую информацию.

Просто выберите понравившуюся информацию и нажмите кнопку + Вставить Кнопка, чтобы добавить соответствующую таблицу или диаграмму в книгу.

Наконечник: Щелкните значок шестеренки в правом верхнем углу страницы Узнайте больше раздел для выбора полей, на которых Excel будет фокусироваться во время анализа.

Результат

  • Когда вы вставляете сводную таблицу или сводную диаграмму с помощью функции «Анализ данных», Excel создает новый лист для ее размещения, как показано ниже.

  • Если вы вставите обычную диаграмму, она будет вставлена ​​непосредственно в исходный лист без создания нового листа.

(AD) Улучшите анализ данных Excel с помощью Kutools for Excel

Хотя функция анализа данных Excel предлагает мощные возможности анализа данных, она не охватывает расширенные диаграммы, такие как диаграммы Ганта или пузырьковые диаграммы. Kutools for Excel заполняет этот пробел, предлагая более 60 инструментов для сложных задач с данными и опций построения диаграмм.

Загрузите и изучите Kutools для Excel с 30-дневной бесплатной пробной версией. Улучшите свой анализ данных уже сегодня!


Настройте диаграммы или сводные таблицы, созданные с помощью функции «Анализ данных».

Excel предоставляет вам полную гибкость в изменении сводных таблиц и диаграмм, созданных с помощью функции анализа данных. У вас есть свобода форматировать эти элементы, изменять их стили, переименовывать заголовки по умолчанию или даже добавлять дополнительные поля. Это позволяет вам настраивать автоматически создаваемые сводные таблицы и диаграммы в соответствии с вашими конкретными потребностями анализа, изменяя способ суммирования значений или способ их отображения.


Внесите коррективы в графики

Настройка диаграмм в Excel проста и обеспечивает высокую степень персонализации для лучшего удовлетворения ваших потребностей в визуализации данных. Вот несколько основных способов внести коррективы в ваши диаграммы:

  1. к добавить или удалить элементы диаграммы (включая заголовки, метки и другие необходимые сведения), выберите диаграмму, а затем нажмите кнопку со знаком плюса, которая появляется в правом верхнем углу диаграммы.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите Изменить тип диаграммы в изменить стиль диаграммы (например, линейная или круговая диаграмма), которая лучше соответствует вашим данным.
  3. Щелкните правой кнопкой мыши любой элемент диаграммы (например, оси, легенду или ряд данных) и выберите Формат (например, «Форматировать область графика»), чтобы форматируйте его, настраивая цвета, шрифты и многое другое..
  4. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите Выберите данные в изменить данные, на которых основана диаграмма.
  5. Использовать Стили диаграмм вариантов в Дизайн диаграммы вкладку (или Дизайн вкладку, если это сводная диаграмма), чтобы быстро изменить внешний вид диаграммы.
    Дополнительный совет: Чтобы получить дополнительные параметры форматирования диаграмм, дважды щелкните любой элемент диаграммы. Это действие откроет Формат Панель в правой части Excel, предлагающая широкие возможности настройки для каждого компонента диаграммы.

Внесение корректировок в сводные таблицы

В следующих разделах мы рассмотрим две ключевые области настройки сводных таблиц: Прямые корректировки, которые вы можете внести в самой сводной таблице., например фильтрация и сортировка данных, а также изменение столбцов вычислений. Расширенные настройки с помощью панели «Поля сводной таблицы», которые позволяют вносить более подробные и конкретные корректировки для улучшения анализа данных.

Легко фильтруйте, сортируйте и настраивайте вычисления прямо в сводной таблице.

Нажав на элемент в сводной таблице, вы можете легко получить доступ к различным функциям и изменить их.

  1. Выберите значок фильтра в заголовках сводной таблицы, чтобы фильтровать по определенным элементам или нескольким критериям.
  2. Выберите значок сортировки в упорядочить данные в сводной таблице по желанию.
  3. Дважды щелкните заголовок столбца расчета, чтобы открыть Настройки поля значений диалог, где вы можете переименовать столбеци выбирать различные виды расчетов.
    Наконечник: В диалоговом окне вы также можете установить определенный числовой формат. Перейдя к Показать значение как вкладка, вы можете представлять ценности по-разному, например отображение их в процентах от общей суммы.
  4. Дважды щелкните любой результат расчета, чтобы извлечь основные данные используется для этого конкретного расчета.

    Дополнительный совет: Ознакомьтесь с дополнительными параметрами настройки, щелкнув правой кнопкой мыши ячейку в сводной таблице или воспользовавшись функциями Анализ сводной таблицы вкладка на ленте.
Использование панели полей для детальной настройки сводных таблиц и сводных диаграмм.

Когда вы выбираете сводную таблицу или сводную диаграмму, Поля сводной таблицы/сводной диаграммы Панель появится в правой части экрана. Эта панель предоставляет множество дополнительных параметров настройки, позволяющих более точно и подробно анализировать ваши данные.

  1. Установите флажок рядом с каждым именем поля в Выберите поля для добавления в отчет в поле добавить поля в сводную таблицу. Совет: При снятии флажка соответствующее поле удаляется.

  2. Перетащите одно и то же поле несколько раз в Наши ценности область, а затем выберите вновь добавленное поле и выберите Настройки поля значений в отображать различные расчеты.

  3. В Настройки поля значений диалоговое окно, переключитесь на Показать значения как вкладку и выберите вариант, текущие значения в разных форматах, как процент от общей суммы. На снимке экрана ниже это показано: второе поле продаж отображается в процентах.

  4. Переставить поле щелкнув по нему и используя такие команды, как Переместить вверх, Переместить вниз, Перейти к началу, Перейти в конецИ многое другое.

  5. Изменение способа отображения ошибок и пустых ячеек выбрав любое место сводной таблицы и перейдя к Анализ сводной таблицы вкладку и выбрав Опции в PivotTable группа. В появившемся диалоговом окне под Макет и формат Вкладка, выберите Для значений ошибок/пустых ячеек отображаются установите флажок и введите значение, которое хотите отобразить.

    Дополнительный совет: Для дополнительных настроек выберите любое поле в Перетаскивайте поля между областями ниже раздел или изучите Анализ сводной таблицы вкладка на ленте.

Обновлять результаты анализа данных при изменении данных

Примечание: Чтобы учесть ожидаемое расширение данных (например, добавление новых строк под текущей таблицей), желательно преобразовать диапазон данных в официальную таблицу Excel. Это можно сделать, нажав Ctrl + T, , а затем Enter. Впоследствии обеспечьте автоматическое расширение, открыв Опции > теплоизолирующие > Параметры автозамены > Автоформат при вводе и проверяю»Включить новые строки и столбцы в таблицу(Основной ключ) и Заполните формулы в таблицах для создания вычисляемых столбцов" параметры. При этом любые новые строки, добавленные под таблицей, будут автоматически включены.

При использовании функции «Анализ данных» в Excel поведение диаграмм и сводных таблиц в ответ на изменения данных меняется:

  • Графики: Если вы вставили диаграмму с помощью функции «Анализ данных», она будет автоматически обновляться при изменении базовых данных. Это связано с тем, что диаграммы в Excel динамически связаны со своими источниками данных.
  • Сводные таблицы: Сводные таблицы, с другой стороны, не обновляются автоматически при изменении исходных данных. Чтобы отразить последние данные в сводной таблице, вам необходимо обновить ее вручную. Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши сводную таблицу и выбрав обновление, или с помощью обновление в Данные группы под Анализ сводной таблицы меню.

Примечание: Это различие важно помнить для обеспечения точности анализа данных и презентаций.


Ограничения анализа данных

Хотя анализ данных является мощным инструментом, он имеет свои ограничения:

  • Ограничение на большие наборы данных: Анализ данных не может обрабатывать наборы данных размером более 1.5 миллиона ячеек. В настоящее время прямого решения нет. Однако вы можете отфильтровать свои данные и скопировать их в новое место для анализа.
  • Вопросы структуры данных: для получения оптимальных результатов функция «Анализ данных» лучше всего работает со структурированными табличными данными. Сложные или неструктурированные данные могут потребовать дополнительной обработки, возможно, с использованием таких инструментов, как Power Query для лучшей организации и анализа.
  • Обработка строковых дат: даты, отформатированные как строки, например «2024-01-01», обрабатываются как текст. Чтобы проанализировать их как даты, создайте новый столбец, используя ДАТА or DATEVALUE функции и отформатируйте их соответствующим образом.
  • Проблема с режимом совместимости: Анализ данных несовместим с Excel в режиме совместимости (формат xls). Чтобы использовать эту функцию, сохраните файл в формате .xlsx, .xlsm или .xlsb.
  • Задача с объединенными ячейками: объединенные ячейки усложняют анализ данных, поскольку могут запутать ИИ. Для таких задач, как центрирование заголовка отчета, разделите ячейки и используйте команду Центр нужный вам вариант в центровка группы на Главная меню.
  • Невозможность выполнения арифметических операций между столбцами: Анализ данных не может выполнять арифметические операции между данными из двух разных столбцов. Хотя он может выполнять вычисления внутри столбцов, такие как сумма и среднее значение, он не может напрямую вычислять операции между двумя столбцами. Для таких расчетов вам придется полагаться на стандартные формулы Excel на вашем листе.
  • Ограничения ИИ: компонент искусственного интеллекта анализа данных может иметь проблемы с пониманием определенных полей или может излишне агрегировать данные.

Анализ данных в Excel представляет собой значительный прогресс в анализе данных, сочетающий в себе простоту и глубину. Поняв его возможности и ограничения и научившись задавать правильные вопросы, вы сможете использовать всю мощь ИИ для принятия обоснованных решений на основе ваших данных. Я надеюсь, что этот урок окажется для вас полезным. Если вы хотите узнать больше советов и рекомендаций по Excel, Пожалуйста, нажмите здесь чтобы получить доступ к нашей обширной коллекции из более чем тысячи учебных пособий.

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations