KutoolsforOffice — Одно решение — пять мощных инструментов.Меньше усилий — больше результата.

Анализ данных в Excel: Анализ данных стало проще благодаря ИИ

АвторАманда ЛиДата изменения

Добро пожаловать в мир упрощённого анализа данных в Excel! Независимо от того, являетесь ли вы опытным аналитиком или только начинаете работать с данными, функция «Анализ данных» в Excel (ранее известная как Ideas) станет для вас настоящим прорывом. Благодаря возможностям искусственного интеллекта этот инструмент легко превращает сложные данные в понятные и полезные выводы. Времена громоздких формул и утомительной ручной обработки данных остались в прошлом!

Это руководство поможет вам освоить мощную функцию «Анализ данных», сделав визуализацию и анализ не только простыми, но и увлекательными. Готовьтесь раскрыть весь потенциал своих данных всего за несколько кликов и обнаружить скрытые возможности, о которых вы даже не подозревали! Давайте начнём и узнаем, как функция «Анализ данных» в Excel может кардинально изменить ваш подход к работе с данными!

Обратите внимание: функция «Анализ данных» в Excel использует службы искусственного интеллекта для анализа ваших данных, что может вызывать вопросы о безопасности информации. Чтобы развеять эти опасения и понять, как обрабатываются ваши данные, внимательно ознакомьтесь с заявлением о конфиденциальности Microsoft, где приведена подробная информация.

Видео: Анализ данных в Excel

Что такое Анализ данных

Функция «Анализ данных» в Excel — это инструмент на основе ИИ, который кардинально меняет подход к анализу данных, позволяя взаимодействовать с ними с помощью простых запросов на естественном языке. Она избавляет от необходимости писать сложные формулы, помогая легко выявлять и понимать сложные закономерности и тенденции в наборах данных. Информация обрабатывается и представляется в виде наглядных сводок, раскрывающих ключевые тренды и шаблоны, что значительно упрощает анализ данных.

Функция «Анализ данных» снижает сложность анализа данных и предлагает значительные преимущества: повышает эффективность обработки информации, обеспечивает удобство взаимодействия и позволяет быстро получать практические выводы. Благодаря своей мощности и интуитивности она становится незаменимым инструментом как для новичков, так и для опытных пользователей Excel, существенно упрощая весь процесс анализа данных.

В настоящее время функция поддерживает четыре типа анализа:
  • 🥇Ранг: этот анализ выявляет и подчёркивает элементы, которые ярко выделяются на фоне остальных, фокусируя внимание на самых заметных точках данных.
  • 📈Тренд: он выявляет и подчеркивает устойчивые закономерности во временных данных, наглядно демонстрируя прогресс или изменения.
  • 👤Выброс: этот тип эффективно выявляет необычные временные ряды, подчеркивая аномалии.
  • 👨‍👩‍👧‍👧Большинство: такой анализ помогает выявлять ситуации, когда основная часть совокупного значения обусловлена одним фактором, что демонстрирует сосредоточенное влияние.

Где найти Анализ данных

Чтобы воспользоваться функцией «Анализ данных», убедитесь, что вы используете последнюю версию Office в рамках подписки Microsoft 365. Эта функция доступна в Excel для Microsoft 365 на платформах Windows и Mac, а также в Excel для веба. Подписчики Microsoft 365 могут использовать «Анализ данных» на нескольких языках, включая английский, французский, испанский, немецкий, упрощённый китайский и японский.

Чтобы найти команду «Анализ данных»:
  1. Перейдите на вкладку «Главная» в Excel.
  2. Взгляните на правый край ленты, где расположена команда «Анализ данных».
  3. Анализ данных на вкладке «Главная» на ленте

Используйте «Анализ данных» для создания диаграмм / получения ответов

После открытия листа, содержащего набор данных, который Вы хотите проанализировать с помощью функции «Анализ данных»:

  1. Выберите ячейку внутри вашего диапазона данных.
  2. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Анализ данных».

Справа в рабочей области Excel появится панель «Анализ данных». Эта панель — мощный портал для получения глубоких аналитических выводов: вы можете задавать целевые вопросы, исследовать разнообразные инсайты и выявлять скрытые тенденции в данных через интуитивно понятный и удобный интерфейс.

Простое руководство по заданию вопросов в функции «Анализ данных» Excel

При работе с функцией «Анализ данных» используйте возможности обработки естественного языка для взаимодействия с данными. Эта передовая функция позволяет формулировать запросы простым языком, как если бы Вы обращались к коллеге. Благодаря продвинутым алгоритмам ИИ Excel интерпретирует Ваши запросы, углубляется в набор данных и визуально представляет значимые выводы.

Советы по формулировке вопросов:
  • «Простые запросы для прямых ответов»: Задавайте простые вопросы — например, «Каковы продажи по регионам?» — чтобы мгновенно получать аналитические данные и сразу видеть распределение продаж по различным регионам.
  • «Запрос топ-показателей»: вы можете попросить «Анализ данных» предоставить конкретные рейтинги — например, «Каковы топ-5 продаж?». Это позволяет мгновенно выявить и проанализировать самые успешные данные: будь то продажи, регионы или продукты.
  • «Указание временных рамок»: Для получения более точных аналитических данных включайте в запросы конкретные периоды времени, например: «Продажи в первом квартале 2023», чтобы сосредоточиться именно на этом периоде.
  • «Использование конкретных метрик»: Уточняйте интересующие вас метрики. Например: «Каков средний объём продаж на сотрудника?» или «Каковы общие расходы в июле?» — такие вопросы позволяют получить точные числовые показатели.
  • «Указание типа результата»: Задайте желаемый формат ответа — например, «процент продаж одежды в виде круговой диаграммы, линейчатой диаграммы или таблицы», — чтобы получить результат именно в том виде, который вам удобен.
  • «Настройки сортировки»: Укажите, как сортировать данные в ответе. Например: «Отсортируйте удовлетворённость клиентов (%) по месяцам по возрастанию», чтобы отслеживать динамику её изменения.
  • «Сравнительные вопросы»: Если вы хотите сравнить разные наборы данных, формулируйте вопрос соответствующим образом, например: «Как соотносятся продажи 2023 и 2022 годов?».
  • «Комбинирование факторов для комплексного анализа»: Чтобы глубже проанализировать данные, объединяйте в одном запросе разные факторы. Например: «Какова средняя удовлетворённость клиентов по категории „Электроника“ в Северном регионе?» — этот запрос одновременно учитывает категорию товаров, регион и метрику удовлетворённости клиентов.
  • «Ключевые слова для общих аналитических данных»: Если вы не уверены, что спросить, просто добавьте слово «аналитика» к нужному ключевому слову — например, «аналитика по количеству», — чтобы получить общий обзор этого аспекта в ваших данных.
Шаги для задания вопросов и получения ответов:
  1. Введите свой вопрос в поле «Запрос».
  2. Нажмите «Enter», чтобы получить ответы от «Анализа данных» — они появятся в разделе «Вот наш ответ» в виде наглядных визуализаций, таких как диаграммы или таблицы.
  3. Выберите ответ, наиболее соответствующий вашему вопросу, и нажмите кнопку «+ Вставить сводную таблицу», чтобы добавить соответствующую сводную таблицу в книгу.
    Совет: в зависимости от типа ответа кнопка может называться «+ Вставить диаграмму» или «+ Вставить сводную диаграмму».
    Шаги для задания вопросов и получения ответов на панели «Анализ данных»

Результат

  • При вставке сводной таблицы или сводной диаграммы с помощью функции «Анализ данных» Excel автоматически создаёт новый лист для их размещения, как показано ниже.

    Создана сводная таблица на новом листе

  • При вставке обычной диаграммы она добавляется прямо на исходный лист без создания нового.
    Диаграмма создана на текущем листе
Нет конкретного вопроса (исследуйте возможности в своих данных)

Если у Вас нет конкретного запроса или Вы хотите исследовать данные и узнать, что возможно, Вы можете либо попробовать персонализированные рекомендуемые вопросы, либо обнаружить персонализированные визуальные сводки, тенденции и закономерности:

Попробуйте персонализированные рекомендуемые вопросы

Excel автоматически генерирует вопросы, относящиеся к вашим данным, которые отображаются под полем ввода запроса. По мере взаимодействия с полем ввода появляются дополнительные предложения, охватывающие широкий спектр запросов и адаптированные под особенности вашего набора данных.

  1. Выберите интересующий вас вопрос из списка под полем запроса или из дополнительных вариантов, появляющихся при взаимодействии с полем ввода.

    Персонализированные рекомендуемые вопросы

  2. Ответы представлены в виде наглядных элементов — таких как диаграммы или таблицы — в разделе «Вот наш ответ». Выберите понравившийся вариант и нажмите кнопку «+ Вставить сводную таблицу», чтобы добавить соответствующую таблицу в книгу.
    Совет: в зависимости от типа ответа кнопка может называться «+ Вставить диаграмму» или «+ Вставить сводную диаграмму».
    Ответы на вопросы
Обнаружьте персонализированные визуальные сводки, тенденции и закономерности

В разделе «Обнаружение аналитических сведений» вы найдёте визуальные аналитические данные, автоматически созданные с помощью функции Excel «Анализ данных». Эта функция также генерирует сводные визуальные отчёты по вашим данным, упрощая исследование информации с разных точек зрения и помогая легко выявлять скрытые закономерности.

Просто выберите нужное аналитическое представление и нажмите кнопку «+ Вставить», чтобы добавить соответствующую таблицу или диаграмму в свою рабочую книгу.

Совет: нажмите значок шестерёнки Значок шестерёнкив правом верхнем углу раздела Обнаружение аналитических сведений, чтобы выбрать поля, на которые Excel должен ориентироваться при анализе.

Выбор полей, на которых Excel должен сосредоточиться при анализе

Раздел «Обнаружение аналитических сведений»

Результат

  • При вставке сводной таблицы или сводной диаграммы с помощью функции «Анализ данных» Excel автоматически создаёт новый лист для их размещения, как показано ниже.

    Создана сводная таблица на новом листе

  • При вставке обычной диаграммы она добавляется прямо на исходный лист — без создания нового.
    Диаграмма создана на текущем листе

(AD) Расширьте возможности «Анализа данных» Excel с помощью Kutools для Excel

Хотя встроенная функция «Анализ данных» в Excel предоставляет мощные аналитические возможности, она не поддерживает продвинутые типы диаграмм, такие как диаграммы Ганта или пузырьковые диаграммы. Kutools для Excel восполняет этот пробел, предлагая более чем 60 инструментов для решения сложных задач обработки данных и создания разнообразных диаграмм.

  • Диаграммы распределения данных, доступные на вкладке Kutools в Excel
  • Диаграммы «Точка во времени», доступные на вкладке Kutools в Excel
  • Диаграммы прогресса, доступные на вкладке Kutools в Excel
  • Диаграммы сравнения разницы, доступные на вкладке Kutools в Excel
  • Диаграммы сравнения категорий, доступные на вкладке Kutools в Excel

Скачайте и ознакомьтесь с Kutools для Excel. Улучшите свою работу в области анализа данных уже сегодня!

Настройка диаграмм или сводных таблиц, созданных с помощью «Анализа данных»

Excel предоставляет Вам полную гибкость при изменении сводных таблиц и диаграмм, созданных с помощью функции «Анализ данных». Вы можете свободно форматировать эти элементы, изменять их стиль, переименовывать заголовки по умолчанию или добавлять дополнительные поля. Это позволяет адаптировать автоматически сгенерированные сводные таблицы и диаграммы под Ваши конкретные аналитические задачи — будь то изменение способа суммирования значений или их отображения.

Внесение изменений в диаграммы

Настройка диаграмм в Excel проста и позволяет гибко адаптировать их под ваши задачи визуализации данных. Вот основные способы изменения диаграмм:

  1. Чтобы добавить или удалить элементы диаграммы (включая заголовки, подписи и другие необходимые детали), просто выберите диаграмму и нажмите кнопку со знаком плюс в её правом верхнем углу.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите «Изменить тип диаграммы», чтобы подобрать наиболее подходящий стиль (например, линейчатую или круговую) для ваших данных.
  3. Щелкните правой кнопкой мыши по любому элементу диаграммы (например, осям, легенде или рядам данных) и выберите «Формат» (например, «Формат области диаграммы»), чтобы выполнить его форматирование , настроив цвета , шрифты и многое другое.
  4. Щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите «Выбрать данные», чтобы изменить исходные данные, на основе которых построена диаграмма.
  5. Используйте параметры «Стили диаграмм» на вкладке «Конструктор диаграмм» (или на вкладке «Конструктор», если это сводная диаграмма), чтобы быстро изменить внешний вид диаграммы.
    Внесение изменений в диаграммы
    Дополнительный совет: для доступа к расширенным параметрам форматирования дважды щелкните любой элемент диаграммы. После этого справа в Excel откроется панель«Формат», предоставляющая широкие возможности по настройке каждого компонента диаграммы.
Внесение изменений в сводные таблицы

В следующих разделах мы рассмотрим два ключевых направления настройки сводных таблиц: прямые изменения, которые можно вносить непосредственно в самой сводной таблице, такие как фильтрация и сортировка данных, а также работа с вычисляемыми столбцами, и расширенные настройки с использованием области «Поля сводной таблицы», позволяющие выполнять более детальную и точную настройку для улучшения вашего анализа данных.

Легко фильтруйте, сортируйте и настраивайте вычисления прямо в сводной таблице

Щёлкнув по элементу сводной таблицы, вы легко получите доступ к различным функциям и сможете изменить их.

  1. Выберите значок фильтра Значок фильтра в заголовках сводной таблицы, чтобы отфильтровать нужные элементы или применить несколько критериев.
  2. Выберите значок сортировки Значок сортировки, чтобы упорядочить данные в сводной таблице по своему усмотрению.
  3. Дважды щелкните заголовок вычисляемого столбца, чтобы открыть диалоговое окно «Параметры значений: Настройки полей», где можно переименовать столбец и выбрать другой тип вычислений.
    Совет: в этом диалоговом окне также можно задать конкретный числовой формат. Перейдя на вкладку «Показывать значение как», вы сможете представить значения по-разному — например, в процентах от общей суммы.
  4. Дважды щелкните по любому результату вычисления, чтобы извлечь исходные данные, использованные для этого конкретного расчета.

    Диалоговое окно «Параметры поля значений»

    Дополнительный совет: изучите дополнительные параметры настройки, щелкнув правой кнопкой мыши по ячейке в сводной таблице или воспользовавшись инструментами на вкладке «Анализ сводной таблицы» в Лента.
Использование области полей для детальной настройки сводных таблиц и сводных диаграмм

При выборе сводной таблицы или сводной диаграммы справа на экране откроется область «Поля сводной таблицы / сводной диаграммы», предоставляющая множество дополнительных возможностей для настройки и позволяющая проводить более точный и детальный анализ ваших данных.

  1. Установите флажок рядом с каждым Название условия в поле «Выберите поля для добавления в отчет», чтобы добавить поля в сводную таблицу. Совет: снятие флажка приведет к удалению соответствующего поля.

    Выбор полей для добавления в отчёт

  2. Перетащите одно и то же поле в область «Значения» более одного раза, затем выберите добавленное поле и задайте нужные вычисления через «Параметры значений → Настройки полей».

    Отображение различных вычислений

  3. В диалоговом окне «Параметры значений: Настройки полей» перейдите на вкладку «Показать значения как» и выберите нужный вариант, чтобы отобразить значения в другом формате — например, в процентах от общей суммы. На скриншоте ниже второй столбец продаж показан именно в процентах.

    Показать значения как

  4. Измените положение поля, щёлкнув по нему и воспользовавшись командами «Переместить вверх», «Переместить вниз», «Переместить в начало», «Переместить в конец» и другими.

    Изменение расположения поля

  5. Чтобы изменить способ отображения ошибок и пустых ячеек, выберите любую ячейку в сводной таблице, перейдите на вкладку «Анализ сводной таблицы» и нажмите «Параметры» в группе «Сводная таблица». В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку «Макет и формат», установите флажки «Для значений ошибок показывать» и «Для пустых ячеек показывать», а затем укажите нужные значения для отображения.Настройка отображения ошибок и пустых ячеек
    Дополнительный совет: для расширенной настройки выберите любое поле в разделе «Перетащите поля между областями ниже» или воспользуйтесь вкладкой «Анализ сводной таблицы» на ленте.

Обновление результатов «Анализа данных» при изменении данных

Примечание: чтобы обеспечить автоматическое расширение таблицы при добавлении новых строк под ней, рекомендуем преобразовать ваш диапазон данных в официальную таблицу Excel. Для этого нажмите «Ctrl» + «T», а затем — «Enter». После этого включите автоматическое расширение: перейдите в «Параметры» → «Правка» → «Параметры автозамены» → «Автоформат при вводе» и установите флажки «Включать новые строки и столбцы в таблицу» и «Формула заполнения в таблицах для создания вычисляемых столбцов». Благодаря этому все новые строки, добавленные под таблицей, будут автоматически включаться в неё.

При использовании функции «Анализ данных» в Excel поведение диаграмм и сводных таблиц при изменении исходных данных различается:

  • «Диаграммы»: если вы вставили диаграмму с помощью «Анализа данных», она будет автоматически обновляться при изменении исходных данных, поскольку диаграммы в Excel динамически связаны со своим исходным диапазоном.
  • «Сводные таблицы»: сводные таблицы, в отличие от диаграмм, не обновляются автоматически при изменении Исходные данные. Чтобы отразить последние данные в сводной таблице, необходимо обновить ее вручную. Для этого щелкните правой кнопкой мыши внутри сводной таблицы и выберите «Обновить» или воспользуйтесь кнопкой «Обновить» в группе «Данные» на вкладке «Анализ сводной таблицы».

    Кнопка «Обновить» в группе «Данные» на вкладке «Анализ сводной таблицы»

Примечание: важно учитывать это различие, чтобы обеспечить точность ваших аналитических данных и презентаций.

Ограничения функции «Анализ данных»

Несмотря на свою мощь, функция «Анализ данных» имеет определённые ограничения:

  • Ограничение на объем данных: «Анализ данных» не поддерживает наборы, содержащие более 1,5 миллиона ячеек. На данный момент прямого решения этой проблемы нет, но вы можете отфильтровать данные и скопировать их в новое место для последующего анализа.
  • Требования к структуре данных: для наилучших результатов функция «Анализ данных» работает оптимально со структурированными табличными данными. Сложные или неструктурированные данные могут потребовать дополнительной обработки — например, с помощью таких инструментов, как Power Query, — чтобы обеспечить их более эффективную организацию и анализ.
  • Работа со строковыми датами: даты, отформатированные как строки (например, «2024-01-01»), воспринимаются программой как текст. Чтобы анализировать их как настоящие даты, создайте новый столбец с помощью функций DATE или DATEVALUE и задайте ему соответствующий формат даты.
  • Проблема режима совместимости: функция «Анализ данных» не поддерживается в Excel при открытии файла в формате режима совместимости (.xls). Чтобы воспользоваться этой функцией, сохраните файл в формате .xlsx, .xlsm или .xlsb.
  • Сложности с объединёнными ячейками: они усложняют анализ данных, поскольку могут запутать ИИ. Для задач вроде центрирования заголовка отчёта разъедините ячейки и воспользуйтесь нужным параметром «По центру» в группе «Выравнивание» на вкладке «Главная».
  • Невозможность выполнения арифметических операций между столбцами: функция «Анализ данных» не поддерживает прямые вычисления с данными из двух разных столбцов. Хотя внутри одного столбца она легко рассчитывает сумму, среднее значение и другие показатели, для операций между столбцами используйте стандартные формулы Excel на листе.
  • Ограничения ИИ: компонент искусственного интеллекта в функции «Анализ данных» может с трудом распознавать отдельные поля или агрегировать данные не так, как ожидается.

Функция «Анализ данных» в Excel — это настоящий прорыв в области анализа данных, идеально сочетающий простоту использования и глубину возможностей. Осознав её потенциал и ограничения, а также научившись формулировать правильные вопросы, вы сможете в полной мере использовать мощь ИИ для принятия обоснованных решений на основе ваших данных. Надеемся, что это руководство окажется вам полезным! Если вы хотите освоить ещё больше советов и приёмов работы в Excel,пожалуйста, нажмите здесь, чтобы получить доступ к нашей обширной коллекции из тысяч обучающих материалов.