Освойте ввод данных в Excel с помощью «Быстрого заполнения» — с 5 примерами

«Быстрое заполнение» — это функция Microsoft Excel, которая автоматически заполняет данные, распознавая шаблон на основе ваших действий. Она появилась в Excel 2013 и доступна во всех последующих версиях. Например, с её помощью можно мгновенно извлечь имя из столбца с полными именами и поместить его в соседний столбец — без ручного ввода, как показано в демонстрации ниже. В этом руководстве описано 4 способа использования «Быстрого заполнения», а также приведено 5 примеров, иллюстрирующих, как применять эту функцию в Excel.

Как применить «Быстрое заполнение» в Excel

• Нажатием клавиши Enter|С помощью сочетаний клавиш|Через Лента Excel|С использованием маркера заполнения

5 примеров использования «Быстрого заполнения»

• Извлечь текст|Объединение ячеек|Добавить текст|Изменение форматирования|Изменение порядка строк

Часто задаваемые вопросы

• Ограничения автозаполнения (Flash Fill)|Включение или отключение автозаполнения|Автозаполнение не работает

Видео: Как использовать «Быстрое заполнение»

Как применить «Быстрое заполнение» в Excel

В Excel есть четыре разных способа использовать «Быстрое заполнение», и в этом руководстве каждый из них будет наглядно продемонстрирован.

• Применение «Быстрого заполнения» автоматически с помощью клавиши Enter
• Применение «Быстрого заполнения» с помощью сочетаний клавиш
• Применение «Быстрого заполнения» через Лента Excel
• Применение «Быстрого заполнения» с помощью маркера заполнения

Применение «Быстрого заполнения» с помощью клавиши Enter

Чтобы автоматически применить «Быстрое заполнение» в Excel с помощью клавиши Enter, выполните следующие шаги:

Шаг 1: начните вводить шаблон

В ячейке, где должно начаться «Быстрое заполнение», введите первый пример шаблона, который Excel должен распознать.

Например, чтобы извлечь имя из полного имени в диапазоне A2:A6, введите «Имя» в ячейку рядом с полным именем — в данном случае в ячейку B2.

Шаг 2: инициируйте «Быстрое заполнение»

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце.

Шаг 3: активируйте «Быстрое заполнение»

Начните вводить второй пример — здесь укажите второе имя из ячейки A3. По мере ввода Excel распознает шаблон, заданный в первой ячейке, и автоматически предложит остальные значения в столбце с помощью «Быстрого заполнения», отобразив их серым цветом для предварительного просмотра.

Шаг 4: подтвердите нажатием клавиши Enter

Если предварительный результат соответствует ожидаемому, нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить — Excel автоматически заполнит остальные ячейки на основе распознанного шаблона.

Применение «Быстрого заполнения» с помощью сочетаний клавиш

Использование сочетаний клавиш для применения «Быстрого заполнения» в Excel — это быстрый и эффективный способ обработки данных. Вот как это сделать:

Шаг 1: начните вводить свой шаблон

В ячейке рядом с данными вручную введите первый элемент шаблона, который должен воспроизвести Excel. Например, если вы извлекаете имя из списка «Полное имя», введите «Имя» рядом с первым значением «Полное имя».

Шаг 2: инициируйте «Быстрое заполнение»

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце.

Шаг 3: используйте сочетание клавиш для «Быстрого заполнения»

Нажмите следующие клавиши на клавиатуре:

Ctrl + E

Шаг 4: проверьте заполненные данные

Excel мгновенно заполнит оставшиеся ячейки, основываясь на начатом вами шаблоне. Рекомендуем проверить данные, чтобы убедиться, что функция «Быстрое заполнение» корректно применила шаблон.

Примените «Быстрое заполнение» через Лента Excel

«Быстрое заполнение» расположено на вкладке «Данные» в ленте Excel. Ниже приведено руководство по его использованию через ленту.

Шаг 1: Начните вводить шаблон

В ячейке рядом с вашими данными вручную введите первый элемент шаблона, который вы хотите, чтобы Excel воспроизвёл. Например, если вы извлекаете «Имя» из списка «Полное имя», введите «Имя» рядом с первым значением «Полное имя».

Шаг 2: Активируйте «Быстрое заполнение»

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в следующую ячейку вниз по тому же столбцу.

Шаг 3: Примените «Быстрое заполнение» в Лента

Выберите вкладку Данные, перейдите к группе Работа с данными и выберите Быстрое заполнение.

Шаг 4: Проверьте заполненные данные

Excel мгновенно заполнит оставшиеся ячейки, продолжая начатый вами шаблон. Обязательно проверьте данные, чтобы убедиться, что функция «Быстрое заполнение» корректно применила шаблон, — при необходимости внесите правки вручную.

Примените «Быстрое заполнение» с помощью маркера автозаполнения

Еще один способ использовать «Быстрое заполнение» — перетащить маркер автозаполнения. Этот метод интуитивно понятен и работает так же, как копирование формулы или значения вниз по столбцу.

Шаг 1: Начните вводить шаблон

В ячейке рядом с вашими данными вручную введите первый элемент шаблона, который вы хотите, чтобы Excel воспроизвёл. Например, если вы извлекаете «Имя» из списка «Полное имя», введите «Имя» рядом с первым значением «Полное имя».

Шаг 2: Используйте маркер автозаполнения

Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки, в которую вы ввели первый пример — он превратится в знак «плюс» (+), то есть маркер автозаполнения.

Шаг 3: Перетащите вниз

Щёлкните и перетащите маркер автозаполнения вниз по столбцу над ячейками, к которым нужно применить «Быстрое заполнение», затем отпустите кнопку мыши.

Иногда на этом этапе Excel автоматически корректно заполняет ячейки, основываясь на первом введённом вами примере. Однако чаще всего для точного заполнения необходимо перейти к следующему шагу.

Шаг 4: Выберите «Быстрое заполнение» в меню автоОпции заполнения

1. Нажмите кнопку Авто Опции заполнения в правом нижнем углу выделенных ячеек.
   
2. Выберите опцию Быстрое заполнение.
   

5 примеров использования «Быстрого заполнения»

«Быстрое заполнение» в Excel — это мощный инструмент, который обеспечивает высокую эффективность при решении самых разных задач. В этом руководстве представлены пять практических сценариев, наглядно демонстрирующих его возможности.

• Пример 1: Using Flash Fill to extract part of text (Разделить на столбцы)
• Пример 2: использование «Быстрого заполнения» для объединения ячеек
• Пример 3: использование «Быстрого заполнения» для Добавить текст
• Пример 4: использование «Быстрого заполнения» для изменения форматирования
• Пример 5: использование «Быстрого заполнения» для изменения порядка символов

Пример 1: Using Flash Fill to extract part of text (Разделить на столбцы)

«Быстрое заполнение» — мощный инструмент для таких задач, как разделение Имя и Полное имя, извлечение определенных частей адресов или выделение чисел из текста. Оно упрощает задачи, которые иначе потребовали бы сложных формул или ручного ввода данных.

Допустим, в столбце A у вас находятся список имён и идентификаторов, а в столбце B нужно извлечь только имена.

Вот пошаговое руководство:

Шаг 1: Введите первый пример вручную

Щелкните ячейку B2 (рядом с первыми данными, из которых требуется извлечь информацию), и вручную введите имя из ячейки A2.

Шаг 2: Используйте «Быстрое заполнение»:

• Автоматически:

  1. После ввода имени в ячейку B2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в ячейку B3.
  2. Начните вводить вторую фамилию — Excel может автоматически отобразить затенённый предварительный просмотр имени для остальных элементов списка на основе обнаруженного шаблона.
     
  3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять это предложение автозаполнения.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение автоматически, введите «Имя» в ячейку B2, нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, а затем — Ctrl + E. Excel применит функцию «Быстрое заполнение» и автоматически заполнит столбец на основе вашего начального ввода.

Чтобы получить идентификаторы из диапазона A2:A5, повторите описанные выше действия для функции «Быстрое заполнение».

Пример 2: Использование «Быстрого заполнения» для объединения ячеек

«Быстрое заполнение» в Excel экономит время при выполнении таких задач, как объединение имен, адресов или любых данных, разнесенных по нескольким ячейкам. Оно избавляет от необходимости использовать сложные формулы или выполнять ручное копирование и вставку, упрощая управление данными.

Допустим, у вас есть три столбца — с именами, должностями и возрастом — и вы хотите объединить данные каждой строки из этих трёх столбцов в одну ячейку. Выполните следующие шаги:

Шаг 1: Введите первый пример вручную

Щелкните ячейку D2 (рядом с данными, которые нужно объединить), и вручную введите нужную комбинацию.

Шаг 2: Используйте «Быстрое заполнение»:

• Автоматически:

  1. После ввода первого сочетания нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в ячейку D3.
  2. Начните вводить второе сочетание — Excel может автоматически отобразить затенённый предварительный просмотр остальных сочетаний в списке на основе обнаруженного шаблона.
     
  3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять это предложение автозаполнения.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение автоматически, введите первую комбинацию в ячейку D2 и нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце. Затем нажмите Ctrl + E — это активирует функцию «Быстрое заполнение» и автоматически заполнит столбец на основе вашего начального ввода.

Пример 3: Использование «Быстрого заполнения» для Добавить текст

Использование «Быстрого заполнения» для добавления текста к вашим данным значительно ускоряет ввод и обеспечивает согласованность всего набора данных.

Здесь мы добавим «кг» в конец каждой ячейки диапазона A2:A5. Выполните следующие шаги:

Шаг 1: Введите первый пример вручную

Щелкните ячейку B2 (рядом с данными, к которым вы хотите добавить текст), и вручную введите первый пример.

Шаг 2: Используйте «Быстрое заполнение»:

Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E — Excel автоматически применит «Быстрое заполнение» и заполнит весь столбец на основе вашего начального ввода.

Пример 4: Использование «Быстрого заполнения» для изменения формата

«Быстрое заполнение» можно использовать для различных изменений форматирования, например преобразования текста в нижний регистр, заглавные буквы или даже переформатирования Номер телефона и дат. Это мощный инструмент, который заменяет ручной повторный ввод или использование сложных формул для простых задач форматирования текста.

Здесь мы хотим преобразовать текст в диапазоне A2:A5 так, чтобы первая буква каждого слова стала заглавной. Следуйте приведённому ниже руководству:

Шаг 1: Введите первый пример вручную

Щелкните ячейку B2 (рядом с данными, регистр которых вы хотите изменить), и вручную введите первый пример.

Шаг 2: Используйте «Быстрое заполнение»:

• Автоматически:

  1. После ввода первого примера нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в B3.
  2. Начните вводить второе сочетание — Excel автоматически покажет затенённый предварительный просмотр сочетаний для остальных элементов списка на основе обнаруженного шаблона.
     
  3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять это предложение автозаполнения.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение автоматически, после ввода первого примера в ячейку B2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить функцию «Быстрое заполнение» и заполнить столбец на основе вашего начального ввода.

Совет: Также вы можете применить «Быстрое заполнение», выбрав его в Лента или перетащив маркер автозаполнения и отметив опцию «Быстрое заполнение».

Пример 5: Использование «Быстрого заполнения» для изменения порядка строк

Изменение порядка строк в Excel с помощью «Быстрого заполнения» — это эффективный способ реорганизовать данные без ручного редактирования или сложных формул. Вот как это сделать:

Шаг 1: Введите первый пример вручную

Щелкните ячейку B2 (рядом с данными, порядок которых вы хотите изменить), и вручную введите первый пример.

Шаг 2: Используйте «Быстрое заполнение»:

Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить «Быстрое заполнение» и заполнить столбец на основе вашего начального ввода.

«Быстрое заполнение» в Excel по-настоящему революционизирует работу с данными, значительно экономя время и усилия. Независимо от того, нужно ли вам переформатировать текст или автоматизировать ввод данных, «Быстрое заполнение» легко справляется с самыми разными задачами. Надеемся, это руководство оказалось для вас полезным! Чтобы узнать ещё больше ценных советов и приёмов Excel, не стесняйтесь ознакомиться подробнее здесь. Ваш путь к мастерству в Excel только начинается!