Освойте ввод данных в Excel с помощью Flash Fill —5 практических примеров

Функция Flash Fill в Microsoft Excel автоматически заполняет данные на основе шаблона, который она определяет в ваших действиях. Эта функция появилась в Excel2013 и доступна во всех последующих версиях. Например, с помощью Flash Fill вы можете быстро извлечь имена из списка полных имен в соседний столбец без ручного ввода, как показано в демонстрации ниже. В этом руководстве рассмотрены4 способа применения Flash Fill и приведено5 примеров, объясняющих, как использовать Flash Fill в Excel.

Как применить Flash Fill в Excel

• С помощью клавиши Enter | С помощью горячих клавиш | Через ленту Excel | С помощью маркера автозаполнения

5 примеров использования Flash Fill

• Извлечь текст | Объединить ячейки | Добавить текст | Изменить форматирование | Изменить порядок строк

Часто задаваемые вопросы

• Ограничения Flash Fill | Включение или отключение Flash Fill | Flash Fill не работает

Видео: Как использовать Flash Fill

Как применить Flash Fill в Excel

В Excel существует четыре различных способа применения Flash Fill, и в этом руководстве каждый из них будет подробно рассмотрен.

• Автоматическое применение Flash Fill с помощью клавиши Enter
• Применение Flash Fill с помощью горячих клавиш
• Применение Flash Fill через ленту Excel
• Применение Flash Fill с помощью маркера автозаполнения

Применение Flash Fill с помощью клавиши Enter

Чтобы автоматически применить Flash Fill в Excel с помощью клавиши Enter, выполните следующие шаги:

Шаг1. Начните вводить шаблон

В ячейке, с которой вы хотите начать Flash Fill, введите первый пример шаблона, которому должен следовать Excel.

Например, чтобы извлечь имена из списка полных имен в диапазоне A2:A6, введите имя в ячейке рядом с полным именем, здесь это будет B2.

Шаг2. Запустите Flash Fill

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter. Перейдите к следующей ячейке ниже в том же столбце.

Шаг3. Активируйте Flash Fill

Начните вводить второй пример — здесь мы вводим второе имя из ячейки A3. По мере ввода Excel распознает шаблон из первой ячейки и отобразит серый предварительный просмотр Flash Fill для остальной части столбца.

Шаг4. Подтвердите с помощью Enter

Если предварительный просмотр отображает нужный результат, нажмите клавишу Enter для подтверждения. Excel автоматически заполнит остальные ячейки на основе распознанного шаблона.

Применение Flash Fill с помощью горячих клавиш

Использование горячих клавиш для применения Flash Fill в Excel — это быстрый и эффективный способ обработки данных. Вот как это сделать:

Шаг1. Начните вводить шаблон

В ячейке рядом с вашими данными вручную введите первый элемент шаблона, который Excel должен повторить. Например, если вы извлекаете имена из списка полных имен, введите имя рядом с первым полным именем.

Шаг2. Запустите Flash Fill

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter. Перейдите к следующей ячейке ниже в том же столбце.

Шаг3. Используйте горячую клавишу Flash Fill

Нажмите на клавиатуре следующие клавиши:

Ctrl + E

Шаг4. Проверьте заполненные данные

Excel мгновенно заполнит оставшиеся ячейки на основе заданного шаблона. Рекомендуется проверить данные, чтобы убедиться, что Flash Fill применил шаблон правильно.

Применение Flash Fill через ленту Excel

Flash Fill находится на вкладке «Данные» в ленте Excel. Вот как применить Flash Fill через ленту.

Шаг1. Начните вводить шаблон

В ячейке рядом с вашими данными вручную введите первый элемент шаблона, который Excel должен повторить. Например, если вы извлекаете имена из списка полных имен, введите имя рядом с первым полным именем.

Шаг2. Запустите Flash Fill

После ввода первого примера нажмите клавишу Enter. Перейдите к следующей ячейке ниже в том же столбце.

Шаг3. Примените Flash Fill через ленту

Выберите вкладку Данные, затем в группе Инструменты данных выберите Flash Fill.

Шаг4. Проверьте заполненные данные

Excel мгновенно заполнит оставшиеся ячейки на основе заданного шаблона. Проверьте данные, чтобы убедиться, что Flash Fill применил шаблон правильно. Если нет — скорректируйте их вручную.

Применение Flash Fill с помощью маркера автозаполнения

Еще один способ применить Flash Fill — воспользоваться маркером автозаполнения. Этот способ интуитивно понятен и похож на копирование формулы или значения вниз по столбцу.

Шаг1. Начните вводить шаблон

В ячейке рядом с вашими данными вручную введите первый элемент шаблона, который Excel должен повторить. Например, если вы извлекаете имена из списка полных имен, введите имя рядом с первым полным именем.

Шаг2. Используйте маркер автозаполнения

Наведите указатель мыши на правый нижний угол ячейки, в которую вы ввели первый пример. Указатель изменится на знак плюса (+) — это и есть маркер автозаполнения.

Шаг3. Перетащите вниз

Щелкните и перетащите маркер автозаполнения вниз по столбцу, выделяя ячейки, в которые нужно применить Flash Fill. Затем отпустите мышь.

В некоторых случаях на этом этапе Excel автоматически заполняет ячейки правильно на основе первого примера. Однако чаще всего для точного заполнения нужно выполнить следующий шаг.

Шаг4. Выберите Flash Fill в меню параметров автозаполнения

1. Щелкните по Параметры автозаполнения кнопке в правом нижнем углу выделенных ячеек.
   
2. Выберите Flash Fill опцию.
   

5 примеров использования Flash Fill

Использование Flash Fill в Excel для решения различных задач — это действительно эффективно. В этом руководстве мы рассмотрим пять сценариев, чтобы продемонстрировать возможности Flash Fill.

• Пример1: Использование Flash Fill для извлечения части текста (Разделить данные)
• Пример2: Использование Flash Fill для объединения ячеек
• Пример3: Использование Flash Fill для добавления текста
• Пример4: Использование Flash Fill для изменения форматирования
• Пример5: Использование Flash Fill для изменения порядка строк

Пример1: Использование Flash Fill для извлечения части текста (Разделить данные)

Flash Fill — мощный инструмент для таких задач, как разделение имен и фамилий, извлечение определенных частей адреса или выделение чисел из текста. Он упрощает задачи, которые обычно требуют сложных формул или ручного ввода данных.

Предположим, у вас есть список имен и номеров ID в столбце A, и вы хотите извлечь имена в столбец B.

Вот пошаговая инструкция, как это сделать:

Шаг1. Введите первый пример вручную

Щелкните по ячейке B2 (рядом с первым элементом, который нужно извлечь) и вручную введите имя, извлеченное из ячейки A2.

Шаг2. Используйте Flash Fill:

• Автоматически:

  1. После ввода первого имени в B2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к B3.
  2. Начните вводить второе имя. Excel может автоматически показать серый предварительный просмотр имен для остального списка на основе шаблона.
     
  3. Нажмите Enter чтобы принять это предложение Flash Fill.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение, после ввода первого имени в B2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить Flash Fill и заполнить столбец на основе вашего первого ввода.

Чтобы получить номер ID из списка A2:A5, повторите вышеуказанные шаги для Flash Fill.

Пример2: Использование Flash Fill для объединения ячеек

Flash Fill в Excel — это инструмент, экономящий время при объединении имен, адресов или любых данных, разбросанных по нескольким ячейкам. Он избавляет от необходимости использовать сложные формулы или копировать и вставлять вручную, упрощая задачи по управлению данными.

Допустим, у вас есть три столбца с именами, должностями и возрастом, и вы хотите объединить каждую строку этих трех столбцов в одну ячейку. Следуйте этим шагам:

Шаг1. Введите первый пример вручную

Щелкните по ячейке D2 (рядом с данными, которые нужно объединить) и вручную введите комбинацию.

Шаг2. Используйте Flash Fill:

• Автоматически:

  1. После ввода первой комбинации нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к D3.
  2. Начните вводить вторую комбинацию. Excel может автоматически показать серый предварительный просмотр комбинаций для остального списка на основе шаблона.
     
  3. Нажмите Enter чтобы принять это предложение Flash Fill.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение, после ввода первой комбинации в D2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить Flash Fill и заполнить столбец на основе вашего первого ввода.

Пример3: Использование Flash Fill для добавления текста

Использование Flash Fill для добавления текста к вашим данным может значительно ускорить ввод и обеспечить единообразие во всем наборе данных.

Здесь мы добавим «кг» в конец каждой ячейки диапазона A2:A5. Пожалуйста, выполните следующие шаги:

Шаг1. Введите первый пример вручную

Щелкните по ячейке B2 (рядом с данными, к которым нужно добавить текст) и вручную введите первый пример.

Шаг2. Используйте Flash Fill:

Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить Flash Fill и заполнить столбец на основе вашего первого ввода.

Пример4: Использование Flash Fill для изменения форматирования

Flash Fill можно использовать для различных изменений форматирования, например, преобразования текста в строчные буквы, заглавные или для изменения формата телефонных номеров и дат. Это мощный инструмент, который может заменить ручной ввод или сложные формулы для простых задач форматирования текста.

Здесь мы хотим изменить текст в диапазоне A2:A5 так, чтобы первая буква была заглавной. Следуйте инструкции ниже:

Шаг1. Введите первый пример вручную

Щелкните по ячейке B2 (рядом с данными, для которых нужно изменить регистр) и вручную введите первый пример.

Шаг2. Используйте Flash Fill:

• Автоматически:

  1. После ввода первого примера нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к B3.
  2. Начните вводить вторую комбинацию. Excel может автоматически показать серый предварительный просмотр комбинаций для остального списка на основе шаблона.
     
  3. Нажмите Enter чтобы принять это предложение Flash Fill.
     

• Вручную:

  Если Excel не предлагает автозаполнение, после ввода первого примера в B2 нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить Flash Fill и заполнить столбец на основе вашего первого ввода.

Совет: Также вы можете применить Flash Fill, выбрав Flash Fill на ленте или перетащив маркер автозаполнения и выбрав опцию Flash Fill.

Пример5: Использование Flash Fill для изменения порядка строк

Изменение порядка строк в Excel с помощью Flash Fill — это эффективный способ реорганизации данных без ручного редактирования или сложных формул. Вот как это сделать:

Шаг1. Введите первый пример вручную

Щелкните по ячейке B2 (рядом с данными, для которых нужно изменить порядок) и вручную введите первый пример.

Шаг2. Используйте Flash Fill:

Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке в том же столбце, затем нажмите Ctrl + E. Это заставит Excel применить Flash Fill и заполнить столбец на основе вашего первого ввода.

Flash Fill в Excel действительно меняет подход к работе с данными, значительно сокращая время и усилия. Будь то изменение формата текста или автоматизация ввода данных, Flash Fill отлично справляется с разными задачами. Надеюсь, это руководство было для вас полезным. Для получения дополнительных советов и хитростей по Excel вы можете ознакомиться с материалами по ссылке. Ваш путь к мастерству в Excel продолжается!