Освоение раскрывающихся списков в Excel: подробное руководство
Раскрывающийся список — это мощная функция Excel, которая позволяет пользователям выбирать значения из предопределенных параметров вместо ручного ввода, обеспечивая более высокую точность и эффективность ввода данных. Независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным пользователем Excel, понимание и использование раскрывающихся списков может значительно повысить вашу производительность и возможности управления данными. В этой статье мы шаг за шагом представим различные способы создания раскрывающегося списка в Excel.
Видео: создание раскрывающегося списка
Подпишитесь на наш канал прямо сейчас: откройте лучшие советы по Excel!
Создать раскрывающийся список
Давайте начнем учиться создавать раскрывающийся список в Excel.
Создайте раскрывающийся список, введя вручную
Шаг 1. Выберите ячейки, в которые вы хотите поместить раскрывающийся список.
Шаг 2. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Шаг 3. Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных».
Под Настройки вкладку, пожалуйста, укажите следующие настройки:
- Выберите Список от Разрешить раскрывающийся список;
- Введите элементы, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке в Источник раздел, разделите их запятой;
- Нажмите OK.
Результат:
Теперь выпадающий список создан.
Преимущества этого метода: не нужен рабочий лист или диапазон для размещения списка источников.
Недостатки этого метода: Если вы хотите добавить, удалить или отредактировать элементы выпадающего списка, вам нужно перейти к проверка достоверности данных диалоговое окно для повторного редактирования элементов в Источник коробка вручную.
Прежде чем приступить к описанным ниже методам создания раскрывающегося списка, вам необходимо определить или создать элементы, которые вы хотите включить в раскрывающийся список. Это называется «списком источников», который должен быть организован в пределах определенного диапазона.
Убедитесь, что каждый элемент исходного списка находится в отдельной ячейке. Этот список может находиться на том же листе только что созданного раскрывающегося списка, на другом листе или в другой книге.
Создать раскрывающийся список из диапазона
Чтобы создать раскрывающийся список на основе диапазона значений ячеек, выполните следующие действия:
Шаг 1. Выберите ячейки, в которые вы хотите поместить раскрывающийся список.
Шаг 2. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Шаг 3. Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных».
Под Настройки вкладку, пожалуйста, укажите следующие настройки:
- Выберите Список от Разрешить раскрывающийся список;
- Щелкните значок выбора
чтобы выбрать список источников в Источник раздел; - Нажмите OK.
Результат:
Теперь выпадающий список создан.
Преимущества этого метода: Вы можете изменить свой раскрывающийся список, внеся изменения в указанный диапазон (исходный список) без необходимости редактировать элементы один за другим в списке. Источник раздел проверка достоверности данных Диалог.
Недостатки этого метода: если вы хотите добавить элементы ниже или удалить элементы из раскрывающегося списка, вам необходимо обновить указанный диапазон в Источник раздел проверка достоверности данных диалог. Чтобы автоматически обновлять элементы на основе исходного списка, вы должны преобразовать исходный список в таблицу.
Советы:
-
Если вы предпочитаете не преобразовывать исходный список в таблицу или вручную обновлять указанный диапазон в проверка достоверности данных диалоговое окно при добавлении новых элементов, вот два совета, которые могут автоматически обновлять раскрывающийся список при добавлении новых элементов в исходный список.
-
При выборе списка источников в проверка достоверности данных, включите несколько пустых ячеек в нижней части исходных данных, вы можете добавить новые элементы в исходный список, введя пустые ячейки.
-
Вставьте новые строки в исходный список, затем введите новые элементы в исходный список, после чего раскрывающийся список будет обновлен.
-
Создайте раскрывающийся список с помощью Kutools
Вот удобная функция - Создать простой раскрывающийся список of Kutools for Excel может позволить вам быстро и легко создать раскрывающийся список с меньшим количеством кликов. Вот как это сделать:
- Выберите ячейку (ячейки) для размещения раскрывающегося списка;
- Нажмите Кутулс вкладку и щелкните Раскрывающийся список > Создать простой раскрывающийся список;
- Выберите диапазон ячеек (или непосредственно введите элементы, разделенные запятой), которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке, нажмите OK.
Ноты:
- Прежде чем использовать эту функцию, сначала установите Kutools for Excel. Нажмите, чтобы загрузить и получить бесплатную 30-дневную пробную версию.
- Помимо этой функции, существуют и другие удобные функции для простого создания расширенных раскрывающихся списков, например создание зависимый выпадающий список, создать выпадающий список с несколькими вариантами, создать выпадающий список с флажками, и так далее.
Создать выпадающий список из таблицы (динамический)
Если вы хотите создать динамический расширяемый раскрывающийся список, который автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из исходного списка, вам следует поместить исходные данные в таблицу Excel.
Шаг 1. Преобразуйте исходный список в таблицу
Выберите список источников и нажмите Вставить > НастольныеИ в Создать таблицу диалоговое окно, если выбор включает заголовок столбца, отметьте В моей таблице есть заголовки, затем нажмите OK.
Шаг 2. Выберите ячейки, в которые вы хотите поместить раскрывающийся список.
Шаг 3. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Шаг 4. Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных».
Под Настройки вкладку, пожалуйста, укажите следующие настройки:
- Выберите Список от Разрешить раскрывающийся список;
- Щелкните значок выбора для выбора диапазона таблицы (исключая заголовок) в Источник раздел;
- Нажмите OK.
Результат:
Выпадающий список создан.
И когда вы добавляете или удаляете элементы из исходной таблицы, выпадающий список будет обновляться одновременно.
Преимущества этого метода: Вы можете изменить раскрывающийся список, внеся изменения в исходную таблицу, включая редактирование существующих элементов, добавление новых или удаление элементов.
Недостатки этого метода: Нет.
- Чтобы включить автоматическое обновление раскрывающегося списка при добавлении новых элементов в таблицу, выполните следующие действия:
- Нажмите на последний элемент в таблице.
- Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.
- Введите новый элемент в ячейку, и он автоматически будет включен в раскрывающийся список.
- Если таблица не расширяет диапазон автоматически, перейдите к Файл > Опции > теплоизолирующие щелкнуть Параметры автозамены, и проверьте Включать новые строки и столбцы в таблицу автоматически во время работы вариант под Автоформат при вводе меню.
Создать раскрывающийся список из имени диапазона
Если вы будете создавать раскрывающиеся списки на нескольких листах на основе одного и того же исходного списка, я рекомендую вам создать диапазон имени для исходного списка, чтобы на него можно было легко ссылаться.
Шаг 1. Создайте имя диапазона для исходного списка.
Выберите исходный список и перейдите в поле имени (рядом с панелью формул) и введите для него имя (имя не может содержать пробел или другие специальные символы), затем нажмите Enter ключ, чтобы закончить.
Шаг 2. Выберите ячейки, в которые вы хотите поместить раскрывающийся список.
Шаг 3. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Шаг 4. Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных».
Под Настройки вкладку, пожалуйста, укажите следующие настройки:
- Выберите Список от Разрешить раскрывающийся список;
- Введите знак равенства, а затем имя, которое вы установили на шаге 1 в Источник раздел, как
Вы также можете нажать на Источник тексбокс и нажмите F3 ключ для открытия Вставить имя диалоговое окно, затем выберите имя диапазона, которое вы хотите из списка, нажмите OK чтобы вставить его в текстовое поле.=SourceList - Нажмите OK.
Результат:
Выпадающий список создан.
Преимущества этого метода: вы можете легко и быстро создавать раскрывающиеся списки на нескольких листах, вводя имя в поле Источник в разделе проверка достоверности данных Диалог.
Недостатки этого метода: Если вы хотите добавить элементы ниже или удалить элементы из раскрывающегося списка, вам необходимо обновить именованный диапазон в Менеджер имен.
Создание раскрывающегося списка из другой книги
Если исходный список и раскрывающийся список для создания находятся в разных книгах, при выборе исходного списка в Источник раздел проверка достоверности данных диалоговое окно, появится предупреждение, чтобы предотвратить создание.
Здесь эта часть расскажет вам, как создать раскрывающийся список из другой книги.
Шаг 1. Создайте имя диапазона для исходного списка в исходной книге.
В исходной книге выберите исходные элементы, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Затем перейдите к Имя Box который находится рядом с Панель формул, введите имя, например "Исходный список".
Шаг 2. Определите имя, которое ссылается на ваш исходный список в рабочей книге с раскрывающимся списком.
-
Включите книгу, в которой вы хотите создать раскрывающийся список, щелкните Формула > Определить имя.
-
В появлении Новое имя диалог, установите как показано ниже:
- Введите имя в Фамилия коробка, например пункты;
- Введите знак равенства, а затем имя исходной книги и имя, которое вы определили для исходного списка на шаге 1 в Относится кo коробка, например
=SourceFile.xlsx!SourceList - Нажмите OK.
- Обычно SourceFile — это имя исходной книги с расширением файла. Если расширения файла нет, просто поставьте после него восклицательный знак (!) и имя диапазона. Если имя книги содержит пробелы или неалфавитные символы, вы должны заключить имя книги в одинарная кавычка как это:
='Source File.xlsx'!SourceList - Не забудьте использовать восклицательный знак между именем книги и именем диапазона.
Шаг 3. Выберите ячейки, в которые вы хотите поместить раскрывающийся список.
Шаг 4. Перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных».
Шаг 5. Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных».
Под Настройки вкладку, пожалуйста, укажите следующие настройки:
- Выберите Список от Разрешить раскрывающийся список;
- Введите знак равенства, а затем имя, которое вы определили на шаге 3, в Источник раздел, как
=Items - Нажмите OK.
Результат:
Выпадающий список создан.
Недостатки этого метода: если исходная книга закрыта, раскрывающийся список не работает. И раскрывающийся список не может обновляться при добавлении новых элементов в исходный список.
Предупреждение об ошибке (разрешить другие записи)
По умолчанию раскрывающийся список позволяет вводить в ячейку только значения, содержащиеся в списке. Когда вы вводите значение, которое не существует в раскрывающемся списке, и нажимаете клавишу Enter, появляется предупреждение об ошибке, как показано на снимке экрана ниже. Когда вы нажимаете на Повторите кнопка, введенное значение выбирается для повторного редактирования. Нажав на Отмена кнопка очистит введенное значение.
-
Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения и остановить отображение предупреждения об ошибке, вы можете сделать следующее:
-
Выберите ячейки раскрывающегося списка, в которых вы хотите остановить оповещение об ошибке, нажмите Данные > проверка достоверности данных.
-
В проверка достоверности данных диалога под Предупреждение об ошибке вкладку, снимите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных флажок. Нажмите OK.
Теперь, когда пользователи вводят другие значения, предупреждение об ошибке не появляется.
-
-
Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения, а также показывать предупреждение для напоминания, сделайте следующее:
-
Выберите ячейки раскрывающегося списка, в которые вы хотите ввести другие значения, щелкните Данные > проверка достоверности данных.
- В проверка достоверности данных диалога под Предупреждение об ошибке Вкладка:
- Держите Показывать предупреждение об ошибке после ввода неверных данных флажок установлен;
- Выберите Информация от Стиль раскрывающийся список;
- Укажите Название и Сообщение об ошибке, нажмите OK.
Отныне, когда пользователи вводят другие значения, появляется диалоговое окно с напоминанием, щелкните OK чтобы оставить введенное значение, нажмите Отмена чтобы очистить введенное значение.
-
- Вы также можете выбрать "Предупреждение" от Стиль перечислить и предоставить Название и Сообщение об ошибке. Эта опция работает так же, как «Информация», но вместо этого отображает желтый значок предупреждения с восклицательным знаком.
- Если вы не уверены, какой заголовок или текст сообщения ввести, вы можете оставить поля пустыми. Excel отобразит предупреждение по умолчанию.
входное сообщение
При создании раскрывающегося списка вы можете добавить входное сообщение, чтобы напомнить пользователям о необходимости выбора элементов из раскрывающегося списка при выборе ячейки или другой информации, которую вы хотите отобразить.
1. Выберите ячейки раскрывающегося списка, в которые вы хотите добавить входное сообщение, нажмите Данные > проверка достоверности данных.
2. в проверка достоверности данных диалога под входное сообщение таб
- Держите Показать входное сообщение, когда ячейка выбран флажок установлен;
- Укажите Название и входное сообщение, нажмите OK.
Теперь, когда пользователи выбирают ячейку раскрывающегося списка, появляется желтое текстовое поле с предоставленной вами информацией.
Другие примечания
-
По умолчанию при создании раскрывающегося списка "Игнорировать пустой"флажок есть выбранный. Это означает, что пользователи могут оставлять ячейки пустыми без предупреждения.
Если флажок «Игнорировать пустые» установлен не отмечен, пустые ячейки в диапазоне будут рассматриваться как недопустимые записи, появится всплывающее предупреждение.
-
Если вы хотите изменить порядок элементов в раскрывающемся списке, вы можете изменить исходный список.
-
Если же линия индикатора проверка достоверности данных функция отключена, возможно, вы работаете с защищенным рабочим листом. Чтобы включить проверку данных, просто снимите защиту с рабочего листа, а затем примените нужные параметры проверки данных.
Лучшие инструменты для офисной работы
Улучшите свои навыки работы с Excel с помощью Kutools for Excel и почувствуйте эффективность, как никогда раньше. Kutools for Excel предлагает более 300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы получить функцию, которая вам нужна больше всего...
Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Содержание
- Видео: создание раскрывающегося списка
- Создать раскрывающийся список
- Вводом вручную
- Из диапазона
- Автор Kutools с меньшим количеством кликов
- Из таблицы (динамическая)
- Из имени диапазона
- Из другой книги
- Предупреждение об ошибке (разрешить другие записи)
- входное сообщение
- Другие примечания
- Статьи по теме
- Лучшие инструменты для работы в офисе
- Комментарии