KutoolsforOffice — Одно решение — пять мощных инструментов.Меньше усилий — больше результата.

Осваиваем Раскрывающийся список в Excel: Полное руководство

АвторСуньДата изменения

Функция «Раскрывающийся список» — это мощный инструмент Excel, позволяющий выбирать значения из заранее заданных вариантов вместо ручного ввода и обеспечивающий более точный и эффективный ввод данных. Независимо от того, новичок вы или опытный пользователь Excel, освоение и применение раскрывающихся списков значительно повысит вашу продуктивность и улучшит управление данными. В этой статье мы пошагово рассмотрим различные способы создания раскрывающихся списков в Excel.

Выпадающие списки

Видео: Создание раскрывающегося списка

 
 

Создайте Раскрывающийся список

 

Давайте начнём изучать, как создать раскрывающийся список в Excel.

Создание Раскрывающийся список путём ручного ввода

Шаг 1: выделите ячейку (ячейки), в которую вы хотите поместить Раскрывающийся список

Выберите ячейки для размещения выпадающего списка

Шаг 2: перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных»

нажмите Данные > Проверка данных

Шаг 3: задайте параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

На вкладке Параметрыукажите следующие настройки:

  1. Выберите Списокв поле РазрешитьРаскрывающийся список;
  2. Введите элементы, которые вы хотите отобразить в Раскрывающийся список, в поле Источник, разделяя их запятыми;
  3. Нажмите OK.

Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

Результат:

Теперь раскрывающийся список успешно создан.

выпадающий список создан

Преимущества этого метода: не нужно выделять отдельный лист или диапазон для размещения исходного списка.

Недостатки этого метода: если вы хотите добавить, удалить или изменить элементы раскрывающегося списка, необходимо открыть диалоговое окно Проверка данных и вручную изменить элементы в поле Источник.

Профессиональный совет:

Перед использованием приведённых ниже методов для создания раскрывающегося списка необходимо определить или создать элементы, которые вы хотите включить в него. Такой набор элементов называется «исходным списком» и должен быть организован в определённом диапазоне.

Убедитесь, что каждый элемент исходного списка расположен в отдельной ячейке. Этот список может находиться на том же листе, что и новый раскрывающийся список, на другом листе или даже в другой книге.

создайте элементы, на основе которых будет создан выпадающий список

Создание Раскрывающийся список из диапазона

Чтобы создать Раскрывающийся список на основе диапазона значений ячеек, выполните следующие действия:

Шаг 1: выделите ячейку (ячейки), в которую вы хотите поместить Раскрывающийся список
Шаг 2: перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных»

нажмите Данные > Проверка данных

Шаг 3: задайте параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

На вкладке Параметрыукажите следующие настройки:

  1. Выберите Списокв поле РазрешитьРаскрывающийся список;
  2. Нажмите значок выбора значок выбора, чтобы выделить исходный список в разделе Источник;
  3. Нажмите OK.

Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

Результат:

Теперь раскрывающийся список создан.

выпадающий список создан

Преимущества этого метода: вы можете изменять свой раскрывающийся список, редактируя соответствующий диапазон (исходный список), — и не нужно вручную обновлять элементы по одному в поле Источник диалогового окна Проверка данных.

Недостатки этого метода: если вы хотите добавить элементы внизу списка или удалить их из раскрывающегося списка, необходимо обновить ссылочный диапазон в поле Источник диалогового окна Проверка данных. Чтобы элементы автоматически обновлялись на основе исходного списка, следует преобразовать исходный список в таблицу.

 

Советы:

  • Если вы не хотите преобразовывать исходный список в таблицу или вручную обновлять ссылочный диапазон в диалоговом окне Проверка данных при добавлении новых элементов, воспользуйтесь двумя советами ниже — они позволят раскрывающемуся списку автоматически обновляться при добавлении новых элементов в исходный список.

    • Когда вы выбираете исходный список в диалоговом окне Проверка данных, добавьте несколько пустых ячеек внизу исходных данных, чтобы иметь возможность вводить новые элементы прямо в эти пустые ячейки.

      выберите исходный список, включая несколько пустых ячеек внизу исходных данных

    • Вставьте новые строки внутрь исходного списка, введите в них новые элементы — и Раскрывающийся список обновится автоматически.

Создание Раскрывающийся список с помощью Kutools

Вот удобная функция — «Создать простой раскрывающийся список» из Kutools для Excel, которая позволяет быстро и легко создать раскрывающийся список всего за несколько щелчков. Вот как это сделать:

Kutools для Excelпредлагает более 300 расширенных функций для упрощения сложных задач, повышая креативность и эффективность.Интегрировано с возможностями ИИ, Kutools автоматизирует задачи с высокой точностью, делая управление данными простым и удобным.Подробная информация о Kutools для Excel…         Бесплатная пробная версия…
  1. Выделите ячейку(и) для размещения Раскрывающийся список;
  2. Нажмите вкладку Kutoolsи выберите Раскрывающийся список>Создать простой раскрывающийся список;
  3. Выберите диапазон ячеек (или введите элементы через запятую), которые должны отображаться в раскрывающемся списке, и нажмите ОК.
    укажите параметры в диалоговом окне

Примечания:

  1. Перед использованием этой функции установите Kutools для Excel.Нажмите для загрузки и получения бесплатной пробной версии на 30 дней.
  2. Помимо этой функции, существуют и другие удобные функции для простого создания Расширенный раскрывающийся список, например создание Динамический список, создание Раскрывающийся список с множественным выбором, создание Раскрывающийся список с флажкамии так далее.

    Создание Раскрывающийся список из таблицы (динамический)

    Если вы хотите создать динамический расширяемый Раскрывающийся список, который автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из исходного списка, поместите Исходные данные в таблицу Excel.

    Шаг 1: преобразуйте исходный список в таблицу

    Выделите исходный список и нажмите Вставка > Таблица. Затем в диалоговом окне Создание таблицы установите флажок Моя таблица содержит заголовки, если выделение включает заголовок столбца, и нажмите кнопку ОК.

    Преобразуйте исходный список в таблицу

    Шаг 2: выделите ячейку (ячейки), в которую вы хотите поместить Раскрывающийся список
    Шаг 3: перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных»

    Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных

    Шаг 4: задайте параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    На вкладке Параметрыукажите следующие настройки:

    1. Выберите Списокв поле РазрешитьРаскрывающийся список;
    2. Нажмите значок выбора значок выбора, чтобы выделить диапазон таблицы (без заголовка) в разделе Источник;
    3. Нажмите OK.

    Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    Результат:

    Раскрывающийся список создан.

    выпадающий список создан

    Когда вы добавляете или удаляете элементы из исходной таблицы, Раскрывающийся список обновляется одновременно с ней.

    при добавлении или удалении элементов из исходной таблицы выпадающий список будет обновлен

    Преимущества этого метода: вы можете редактировать раскрывающийся список прямо в исходной таблице — изменять существующие элементы, добавлять новые или удалять старые.

    Недостатки этого метода: их нет.

     

    Советы:
      • Чтобы обеспечить автоматическое обновление Раскрывающийся список при добавлении новых элементов в таблицу, выполните следующие действия:
        1. Щёлкните по последнему элементу таблицы.
        2. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти в следующую ячейку.
        3. Введите новый элемент в ячейку — он автоматически будет добавлен в Раскрывающийся список.

     

    • Если таблица не расширяет диапазон автоматически, перейдите в меню Файл > Параметры > Проверка, нажмите Параметры автозамены и установите флажок напротив параметра Автоматически включать новые строки и столбцы в таблицу при работе на вкладке Автоформат при вводе.

    Создание Раскрывающийся список из Имя ячейки

    Если вы собираетесь создавать Раскрывающийся список на нескольких листах на основе одного и того же исходного списка, рекомендуем создать Имя ячейки для исходного списка, чтобы упростить к нему обращение.

    Шаг 1: создайте Имя ячейки для исходного списка

    Выделите исходный список, перейдите в поле имени (рядом со строкой формул), введите для него имя (без пробелов и других специальных символов) и нажмите клавишу Enter, чтобы завершить операцию.

    Создайте имя диапазона для исходного списка

    Шаг 2: выделите ячейку (ячейки), в которую вы хотите поместить Раскрывающийся список
    Шаг 3: перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных»

    Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных

    Шаг 4: задайте параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    На вкладке Параметрыукажите следующие настройки:

    1. Выберите Списокв поле РазрешитьРаскрывающийся список;
    2. Введите знак равенства и укажите имя, заданное на шаге 1, в поле Источник, например: 
      =SourceList
      Вы также можете щёлкнуть в поле Источник и нажать клавишу F3, чтобы открыть диалоговое окно Вставить имя, выбрать нужное имя из списка и нажать кнопку ОК — имя автоматически вставится в поле.
    3. Нажмите OK.

    Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    Результат:

    Раскрывающийся список создан.

    выпадающий список создан

    Преимущества этого метода: вы можете легко и быстро создавать раскрывающийся список на нескольких листах — достаточно просто ввести имя в поле Источник диалогового окна Проверка данных.

    Недостатки этого метода: если вы хотите добавить элементы внизу списка или удалить элементы из Раскрывающегося списка, необходимо обновить именованный диапазон в Менеджере имён.

    Создание Раскрывающийся список из другой книги

    Если исходный список и создаваемый раскрывающийся список находятся в разных книгах, при выборе исходного списка в разделе Источник диалогового окна Проверка данных появится предупреждение, запрещающее создание.

    появится предупреждающее окно при создании выпадающего списка из разных книг

    В этом разделе описано, как создать Раскрывающийся список из другой книги.

    Шаг 1: создайте Имя ячейки для исходного списка в исходной книге

    В исходной книге выделите элементы, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Затем перейдите в Поле имени, расположенное рядом со строкой формул, и введите имя, например «SourceList».

    Создайте имя диапазона для исходного списка в исходной книге

    Шаг 2: определите имя, ссылающееся на ваш исходный список, в книге Раскрывающийся список

    1. Откройте книгу, в которой нужно создать раскрывающийся список, и нажмите Формулы > Присвоить имя.

      "нажмитеПрисвоить имя "/>

    2. В появившемся диалоговом окне Новое имявыполните следующие настройки:

      1. Введите имя в поле Имя, например Элементы;
      2. Введите знак равенства, за которым следует исходный Имя книги и имя, заданное для исходного списка на шаге 1, в поле Ссылкана, например 
        =SourceFile.xlsx!SourceList
      3. Нажмите OK.

        укажите параметры в диалоговом окне 

    Советы:
    • Обычно SourceFile — это имя исходной книги с расширением файла. Если расширение отсутствует, просто добавьте после него восклицательный знак (!) и имя ячейки. Если имя книги содержит пробелы или неалфавитные символы, заключите его в одинарные кавычки, как показано ниже:
      ='Source File.xlsx'!SourceList
    • Не забудьте использовать восклицательный знак между Имя книги и именем диапазона.
    Шаг 3: выделите ячейку (ячейки), в которую вы хотите поместить Раскрывающийся список
    Шаг 4: перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Проверка данных»

    Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных

    Шаг 5: задайте параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    На вкладке Параметрыукажите следующие настройки:

    1. Выберите Списокв поле РазрешитьРаскрывающийся список;
    2. Введите знак равенства и укажите имя, определённое на шаге 3, в разделе Источник, например:
      =Items
    3. Нажмите OK.

      Укажите параметры в диалоговом окне «Проверка данных»

    Результат:

    Раскрывающийся список создан.

    Выпадающий список создан на основе данных из другой книги

    Недостатки этого метода: если исходная книга закрыта, раскрывающийся список не будет работать. Кроме того, он не обновляется автоматически при добавлении новых элементов в исходный список.

    Предупреждение об ошибке (разрешить другие записи)

     

    По умолчанию раскрывающийся список разрешает ввод в ячейку только тех значений, которые содержатся в списке. Если вы введёте значение, отсутствующее в раскрывающемся списке, и нажмёте клавишу Enter, появится предупреждение об ошибке, как показано на скриншоте ниже. При нажатии кнопки Повторвведённое значение будет выделено для повторного редактирования. Нажатие кнопки Отменаочистит введённое значение.

    Предупреждение об ошибке

    • Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения и отключить появление предупреждения об ошибке, выполните следующие действия:

      1. Выделите ячейки с раскрывающимся списком, для которых нужно отключить предупреждение об ошибке, и выберите Данные > Проверка данных.

      2. В диалоговом окне Проверка данных на вкладке Предупреждение об ошибке снимите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных. Нажмите OK.

        разрешить пользователям вводить другие значения и отключить отображение предупреждения об ошибке

      Теперь при вводе других значений предупреждение об ошибке не появляется.

    • Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения, но при этом показывать напоминание, выполните следующие действия:

      1. Выделите ячейки с раскрывающимся списком, в которые разрешён ввод других значений, и выберите Данные > Проверка данных.

      2. В диалоговом окне Проверка данных, на вкладке Предупреждение об ошибке:
        1. Оставьте флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данныхотмеченным;
        2. Выберите Сведенияв поле СтильРаскрывающийся список;
        3. Укажите Заголовок и Текст сообщения об ошибке, затем нажмите OK.

        разрешить пользователям вводить другие значения, но также показывать предупреждение для напоминания

      Теперь при вводе других значений появится диалоговое окно с напоминанием: нажмите ОК, чтобы сохранить введённое значение, или нажмите Отмена, чтобы удалить его.

      когда пользователи вводят другие значения, появляется диалоговое окно с напоминанием

    Советы:
    • Вы также можете выбрать «Предупреждение» из списка Стиль и указать Заголовок и Текст сообщения об ошибке. Эта опция работает аналогично «Информации», но отображает жёлтый значок предупреждения со знаком восклицания.
    • Если вы не уверены, какой заголовок или текст сообщения ввести, оставьте поля пустыми. Excel покажет стандартное предупреждение.

    Сообщение при вводе

     

    При создании Раскрывающийся список можно добавить вводное сообщение, чтобы напомнить пользователям выбирать элементы из Раскрывающийся список при выборе ячейки или отобразить другую необходимую информацию.

    1. Выделите ячейки с раскрывающимся списком, для которых нужно добавить вводное сообщение, и нажмите Данные > Проверка данных.

    2. В диалоговом окне Проверка данных на вкладке Сообщение для ввода:

    1. Оставьте флажок Показывать сообщение при выборе ячейкиустановленным; checkbox ticked;
    2. Укажите Заголовок и Сообщение для ввода, затем нажмите кнопку ОК.

    doc drop down list 20

    Теперь при выборе пользователем ячейки Ячейка появляется жёлтое текстовое поле с указанной Вами информацией.

    doc drop down list 21

    Прочие примечания

     

    1. По умолчанию при создании раскрывающегося списка установлен флажок «Игнорировать пустые ячейки»выбран. Это означает, что пользователи могут оставлять ячейки пустыми — без появления предупреждения.

      Если флажок «Игнорировать пустые ячейки» снят, пустые ячейки в диапазоне будут считаться недопустимыми записями, и появится предупреждение.

    2. Чтобы изменить порядок элементов в раскрывающемся списке, просто измените порядок исходного списка.

    3. Если функция Проверка данных отключена, возможно, вы работаете на защищённом листе. Чтобы включить проверку данных, сначала снимите защиту с листа, а затем задайте нужные параметры проверки.

    Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

    🤖KUTOOLS AI Помощник: Революционизируйте работу в Анализ данных с помощью:Интеллектуального выполнения   |  Генерации кода|  Создания пользовательские формулы  |  Анализа данных и построения диаграмм|  Вызова Расширенные функции…
    Популярные функции:Поиск, выделение или Отметить дубликаты   |  Удалить пустые строки   |  Объединить столбцы или ячеек без потери данных   |  Округление без использования формул…
    Супер ПОИСК:VLookup с несколькими критериями  |  VLookup с несколькими значениями  |   VLookup по нескольким листам   |   Распознавание нечетких соответствий…
    Расширенный раскрывающийся список:Быстрое создание раскрывающегося списка   |  Зависимый раскрывающийся список   |  Раскрывающийся список с множественным выбором…
    Управление столбцами:Добавление заданного количества столбцов|Перемещение столбцов|Переключение видимости скрытых столбцов|Сравнение диапазонов и столбцов…
    Избранные функции:Сетка фокусировки   |  Просмотр дизайна   |Улучшенная строка формулы   | Управление рабочими книгами и листами   |  Библиотека ресурсов(Авто текст)|  Выбор даты   |  Объединить листы  |  Шифрование/Расшифровать ячейки   | Отправка писем по списку   |  Супер фильтр   |   Специальный фильтр(Фильтр ячеек с жирным шрифтом/курсив/зачёркивание…) …
    Лучшие наборы инструментов 15:12 Текстовыеинструменты(Добавить текст,Удалить определенные символы, …)|   50+Типыдиаграмм(Диаграмма Ганта, …)|   40+ Практические формулы(Рассчитать возраст на основе даты рождения, …)|   19 Инструментывставки(Вставить QR-код,Вставка изображения по пути, …)|   12 Инструментыпреобразования(Преобразовать в слова,Конвертация валют, …)|   7 Объединить и разделитьИнструменты(Расширенное объединение строк,Разделить ячейки, …)|… и многое другое
    Используйте Kutools на предпочитаемом языке — поддерживает английский, испанский, немецкий, французский, китайский и ещё 40+ языков!

    Раскройте весь потенциал Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность как никогда раньше.Kutools для Excel предлагает более 300 расширенных функций, повышающих продуктивность и экономящих ваше время.Нажмите здесь, чтобы получить наиболее необходимую вам функцию…

    Office Tab Добавляет вкладки в Office и значительно упрощает вашу работу

    • Включает редактирование и чтение во вкладках в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
    • Открывает и создаёт несколько документов во вкладках одного окна вместо отдельных окон.
    • Повышает вашу продуктивность на 50 % и экономит сотни кликов мышью каждый день!

    Все надстройки Kutools. Один установщик

    Kutools for Office — это пакет надстроек для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, включая Office Tab Pro, идеально подходящий для команд, работающих в разных приложениях Office.

    ExcelWordOutlookTabsPowerPoint
    • Единый комплект— надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint + Office Tab Pro
    • Один установщик, одна лицензия— настройка занимает всего несколько минут (готово для MSI)
    • Лучше работать вместе— повышение продуктивности во всех приложениях Office
    • 30-дневная полнофункциональная пробная версия— без регистрации и кредитной карты
    • Лучшее соотношение цены и качества— экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек