Перейти к содержимому

Освоение выпадающих списков в Excel: Полное руководство

Author: Sun Last Modified: 2025-08-07

Выпадающий список — это мощная функция в Excel, которая позволяет пользователям выбирать значения из предопределенных опций вместо ручного ввода, обеспечивая более высокую точность и эффективность при вводе данных. Независимо от того, являетесь ли вы новичком или опытным пользователем Excel, понимание и использование выпадающих списков может значительно повысить вашу продуктивность и возможности управления данными. В этой статье мы пошагово рассмотрим различные способы создания выпадающего списка в Excel.

Drop-Down Lists

Видео: Создание выпадающего списка

 
 

Создание выпадающего списка

 

Давайте начнем изучать, как создать выпадающий список в Excel.

Создание выпадающего списка с помощью ручного ввода

Шаг 1: Выберите ячейки, куда вы хотите поместить выпадающий список.

Select cells to place the drop-down list

Шаг 2: Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных.

click Data > Data Validation

Шаг 3: Укажите настройки в диалоговом окне Проверка данных.

На вкладке Настройки укажите следующие параметры :

  1. Выберите Список из выпадающего списка Разрешить ;
  2. Введите элементы, которые вы хотите отобразить в выпадающем списке, в разделе Источник, разделяя их запятой;
  3. Нажмите ОК.

Specify settings in the Data Validation dialog

Результат:

Теперь выпадающий список создан.

the drop-down list is created

Преимущества этого метода: Не требуется лист или диапазон для размещения исходного списка.

Недостатки этого метода: Если вы хотите добавить, удалить или изменить элементы выпадающего списка, вам нужно перейти в диалоговое окно Проверка данных и заново отредактировать элементы в поле Источник вручную.

Профессиональный совет:

Перед тем как приступить к методам ниже для создания выпадающего списка, вам нужно определить или создать элементы, которые вы хотите включить в выпадающий список. Это называется «исходный список», который должен быть организован в определенном диапазоне.

Убедитесь, что каждый элемент исходного списка находится в отдельной ячейке. Этот список может находиться на том же листе, где создается новый выпадающий список, на другом листе или в другой книге.

create the items to insert drop down based on

Создание выпадающего списка из диапазона

Чтобы создать выпадающий список на основе значений диапазона ячеек, выполните следующие шаги:

Шаг 1: Выберите ячейки, куда вы хотите поместить выпадающий список.
Шаг 2: Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных.

click Data > Data Validation

Шаг 3: Укажите настройки в диалоговом окне Проверка данных.

На вкладке Настройки укажите следующие параметры:

  1. Выберите Список из выпадающего списка Разрешить ;
  2. Нажмите значок выбора select icon чтобы выбрать исходный список в Источник разделе;
  3. Нажмите ОК.

Specify settings in the Data Validation dialog

Результат:

Теперь выпадающий список создан.

the drop-down list is created

Преимущества этого метода: Вы можете изменять свой выпадающий список, внося изменения в связанный диапазон (исходный список), не редактируя элементы один за другим в разделе Источник диалогового окна Проверка данных.

Недостатки этого метода: Если вы хотите добавить элементы внизу или удалить элементы из выпадающего списка, вам нужно обновить связанный диапазон в разделе Источник диалогового окна Проверка данных. Чтобы автоматически обновлять элементы на основе исходного списка, вы должны преобразовать исходный список в таблицу.

 

Советы:

  • Если вы предпочитаете не преобразовывать исходный список в таблицу или вручную обновлять связанный диапазон в диалоговом окне Проверка данных при добавлении новых элементов, вот два совета, которые могут автоматически обновлять выпадающий список при добавлении новых элементов в исходный список.

    • Когда вы выбираете исходный список в Проверке данных, включите несколько пустых ячеек внизу исходных данных, вы можете добавлять новые элементы в исходный список, вводя их в пустые ячейки.

      select the source list, include a few empty cells at the bottom of the source data

    • Вставьте новые строки в исходный список, затем введите новые элементы в исходный список, и выпадающий список будет обновлен.

Создание выпадающего списка с помощью Kutools

Вот удобная функция – Создание простого выпадающего списка из Kutools для Excel позволит вам быстро и легко создать выпадающий список за меньшее количество кликов. Вот как это сделать:

Kutools для Excel предлагает более 300 продвинутых функций для упрощения сложных задач, повышая креативность и эффективность. Интеграция с возможностями ИИ позволяет Kutools автоматизировать задачи с высокой точностью, делая управление данными без усилий. Подробная информация о Kutools для Excel...  Бесплатная пробная версия...
  1. Выберите ячейки для размещения выпадающего списка;
  2. Нажмите вкладку Kutools , затем нажмите Выпадающий список > Создать простой выпадающий список;
  3. Выберите диапазон ячеек (или напрямую введите элементы, разделенные запятой), которые вы хотите показать в выпадающем списке, нажмите ОК.
    specify the options in the dialog box

Примечания:

  1. Перед использованием этой функции, пожалуйста, установите Kutools для Excel. Нажмите, чтобы скачать и получить бесплатную 30-дневную пробную версию.
  2. Помимо этой функции, есть и другие удобные функции для легкого создания расширенных выпадающих списков, такие как создание зависимого выпадающего списка, создание выпадающего списка с множественным выбором, создание выпадающего списка с флажками, и так далее.

    Создание выпадающего списка из таблицы (динамический)

    Если вы хотите создать динамический расширяемый выпадающий список, который автоматически обновляется при добавлении или удалении элементов из исходного списка, вы должны поместить исходные данные в таблицу Excel.

    Шаг 1: Преобразуйте исходный список в таблицу

    Выберите исходный список и нажмите Вставка > Таблица, и в диалоговом окне Создать таблицу, если выбор включает заголовки столбцов, отметьте Мои таблицы имеют заголовки, затем нажмите ОК.

    Convert the source list to a table

    Шаг 2: Выберите ячейки, куда вы хотите поместить выпадающий список.
    Шаг 3: Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных.

    Go to click Data tab, and click Data Validation

    Шаг 4: Укажите настройки в диалоговом окне Проверка данных.

    На вкладке Настройки укажите следующие параметры:

    1. Выберите Список из выпадающего списка Разрешить ;
    2. Нажмите значок выбора select icon чтобы выбрать диапазон таблицы (исключая заголовки) в Источник разделе;
    3. Нажмите ОК.

    Specify settings in the Data Validation dialog

    Результат:

    Выпадающий список создан.

    drop-down list is created

    И когда вы добавляете или удаляете элементы из исходной таблицы, выпадающий список также будет обновлен.

    when adding or removing items from the source table, the drop-down list will be updated

    Преимущества этого метода: Вы можете изменять выпадающий список, внося изменения в исходную таблицу, включая редактирование существующих элементов, добавление новых или удаление элементов.

    Недостатки этого метода: Нет.

     

    Советы:
      • Чтобы включить автоматическое обновление выпадающего списка при добавлении новых элементов в таблицу, следуйте этим шагам:
        1. Нажмите на последний элемент в таблице.
        2. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей ячейке.
        3. Введите новый элемент в ячейку, и он автоматически будет включен в выпадающий список.

     

    • Если таблица не расширяет диапазон автоматически, пожалуйста, перейдите в Файл > Параметры > Проверка правописания, чтобы нажать Автоисправление, и отметьте Включать новые строки и столбцы в таблицу автоматически во время работы под вкладкой Автоформатирование по мере ввода.

    Создание выпадающего списка из имени диапазона

    Если вы собираетесь создавать выпадающие списки на нескольких листах на основе одного и того же исходного списка, я рекомендую вам создать имя диапазона для исходного списка для удобства ссылки.

    Шаг 1: Создайте имя диапазона для исходного списка

    Выберите исходный список и перейдите в поле имени (рядом со строкой формул), и введите имя для него (имя не должно содержать пробелы или другие специальные символы), затем нажмите клавишу Enter для завершения.

    Create a range name for the source list

    Шаг 2: Выберите ячейки, куда вы хотите поместить выпадающий список.
    Шаг 3: Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных.

    Go to click Data tab, and click Data Validation

    Шаг 4: Укажите настройки в диалоговом окне Проверка данных.

    На вкладке Настройки укажите следующие параметры:

    1. Выберите Список из выпадающего списка Разрешить ;
    2. Введите знак равенства и после него имя, которое вы задали на шаге 1 в Источник разделе, например 
      =SourceList
      Вы также можете нажать на Источник текстовое поле и нажать F3 клавишу, чтобы открыть Вставить имя диалог, затем выберите нужное имя диапазона из списка, нажмите ОК чтобы вставить его в текстовое поле.
    3. Нажмите ОК.

    Specify settings in the Data Validation dialog

    Результат:

    Выпадающий список создан.

    drop-down list is created

    Преимущества этого метода: Вы можете легко и быстро создавать выпадающие списки на нескольких листах, вводя имя в раздел Источник диалогового окна Проверка данных.

    Недостатки этого метода: Если вы хотите добавить элементы внизу или удалить элементы из выпадающего списка, вам нужно обновить именованный диапазон в Менеджере имен.

    Создание выпадающего списка из другой книги

    Если исходный список и создаваемый выпадающий список находятся в разных книгах, при выборе исходного списка в разделе Источник диалогового окна Проверка данных появится предупреждение, чтобы предотвратить создание.

    an alert box will pop out if creating drop down from different workbooks

    Здесь эта часть расскажет вам, как создать выпадающий список из другой книги.

    Шаг 1: Создайте имя диапазона для исходного списка в исходной книге

    В исходной книге выберите исходные элементы, которые вы хотите видеть в выпадающем списке. Затем перейдите в поле имени, которое находится рядом со строкой формул, введите имя, например "SourceList".

    Create a range name for the source list in source workbook

    Шаг 2: Определите имя, которое ссылается на ваш исходный список в книге выпадающего списка

    1. Активируйте книгу, где вы хотите создать выпадающий список, нажмите Формулы > Определить имя.

      "click Определить имя "/>

    2. В появившемся диалоговом окне Новое имя установите следующие параметры:

      1. Введите имя в поле Имя, например Items;
      2. Введите знак равенства, за которым следует имя исходной книги и имя, которое вы определили для исходного списка на шаге 1 в Ссылается на поле, например 
        =SourceFile.xlsx!SourceList
      3. Нажмите ОК.

        specify settings in the dialog box 

    Советы:
    • Обычно SourceFile — это имя исходной книги с расширением файла. Если расширения файла нет, просто добавьте восклицательный знак (!) и имя диапазона. Если имя книги содержит пробелы или неалфавитные символы, вы должны заключить имя книги в одинарные кавычки например, так: 
      ='Source File.xlsx'!SourceList
    • Не забудьте использовать восклицательный знак между именем книги и именем диапазона.
    Шаг 3: Выберите ячейки, куда вы хотите поместить выпадающий список.
    Шаг 4: Перейдите на вкладку Данные и нажмите Проверка данных.

    dGo to click Data tab, and click Data Validation

    Шаг 5: Укажите настройки в диалоговом окне Проверка данных.

    На вкладке Настройки укажите следующие параметры:

    1. Выберите Список из выпадающего списка Разрешить;
    2. Введите знак равенства, за которым следует имя, которое вы определили на шаге 3 в Источник разделе, например 
      =Items
    3. Нажмите ОК.

      Specify settings in the Data Validation dialog

    Результат:

    Выпадающий список создан.

    The drop-down list is created based on another workbbok data

    Недостатки этого метода: Если исходная книга закрыта, выпадающий список не будет работать. И выпадающий список не обновится, когда новые элементы будут добавлены в исходный список.

    Оповещение об ошибке (разрешить другие записи)

     

    По умолчанию выпадающий список позволяет вводить только значения, содержащиеся в списке, в ячейку. Когда вы вводите значение, которого нет в выпадающем списке, и нажимаете клавишу Enter, появится предупреждение об ошибке, как показано на скриншоте ниже. Когда вы нажимаете кнопку Повторить, введенное значение выделяется для повторного редактирования. Нажатие кнопки Отмена очистит введенное значение.

    Error Alert

    • Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения и остановить показ предупреждения об ошибке, вы можете сделать следующее:

      1. Выберите ячейки выпадающего списка, для которых вы хотите остановить предупреждение об ошибке, нажмите Данные > Проверка данных.

      2. В диалоговом окне Проверка данных, на вкладке Предупреждение об ошибке, снимите флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных . Нажмите ОК.

        allow users to type other values and stop the error alert showing

      Теперь, когда пользователи вводят другие значения, предупреждение об ошибке не появляется.

    • Если вы хотите разрешить пользователям вводить другие значения, но также показывать предупреждение для напоминания им, сделайте следующее:

      1. Выберите ячейки выпадающего списка, в которые вы хотите ввести другие значения, нажмите Данные > Проверка данных.

      2. В Проверка данных диалоговом окне, на вкладке Предупреждение об ошибке вкладка:
        1. Оставьте флажок Показывать предупреждение об ошибке после ввода недопустимых данных отмеченным;
        2. Выберите Информация из выпадающего списка Стиль ;
        3. Укажите Заголовок и Сообщение об ошибке, нажмите ОК.

        allow users to type other values but also show an alert for reminding them

      С этого момента, когда пользователи вводят другие значения, появляется диалоговое окно для напоминания, нажмите ОК , чтобы сохранить введенное значение, нажмите Отмена, чтобы очистить введенное значение.

      when users type other values, a dialog pops out to remind

    Советы:
    • Вы также можете выбрать «Предупреждение» из списка Стиль и указать Заголовок и Сообщение об ошибке. Эта опция работает аналогично «Информации», но отображает желтый значок предупреждения с восклицательным знаком.
    • Если вы не уверены, какой заголовок или текст сообщения ввести, вы можете оставить поля пустыми. Excel отобразит стандартное предупреждение.

    Ввод сообщения

     

    При создании выпадающего списка вы можете добавить входящее сообщение, чтобы напомнить пользователям выбрать элементы из выпадающего списка при выборе ячейки, или другую информацию, которую вы хотите показать.

    1. Выберите ячейки выпадающего списка, куда вы хотите добавить входящее сообщение, нажмите Данные > Проверка данных.

    2. В диалоговом окне Проверка данных, на вкладке Ввод сообщения

    1. Оставьте флажок Показывать входящее сообщение при выборе ячейки отмеченным;
    2. Укажите Заголовок и Входящее сообщение, нажмите ОК.

    doc drop down list 20

    Теперь, когда пользователи выбирают ячейку выпадающего списка, появляется желтый текстовый блок с предоставленной информацией.

    doc drop down list 21

    Прочие замечания

     

    1. По умолчанию, когда создается выпадающий список, флажок «Игнорировать пустые» отмечен. Это означает, что пользователи могут оставлять ячейки пустыми без появления предупреждения.

      Если флажок «Игнорировать пустые» снят, пустые ячейки в диапазоне будут считаться недопустимыми записями, предупреждение появится.

    2. Если вы хотите изменить порядок элементов в выпадающем списке, вы можете переупорядочить исходный список.

    3. Если функция Проверка данных отключена, возможно, вы работаете на защищенном листе. Чтобы включить Проверку данных, просто снимите защиту с листа и примените нужные настройки Проверки данных.

    Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

    🤖 Kutools AI Aide: Переворот в анализе данных на основе: Интеллектуальное выполнение   |  Сгенерировать код  |  Создать Пользовательские Формулы  |  Анализ данных и генерация диаграмм  |  Вызов Kutools Functions…
    Популярные функции: Найти, выделить или отметить дубликаты   |  Удалить пустые строки   |  Объединить столбцы или ячейки без потери данных   |   Округлить...
    Супер ПОИСК: VLookup с несколькими критериями  |   VLookup с несколькими значениями  |   Многолистовой поиск   |   Распознавание нечетких соответствий ....
    Расширенный раскрывающийся список: Быстро создать раскр. список   |  Зависимый раскрывающийся список   |  Множественный выбор в раскрывающемся списке ....
    Менеджер столбцов: Добавить определенное количество столбцов  |  Переместить столбцы  |  Переключить статус видимости скрытых столбцов  |  Сравнить диапазоны и столбцы ...
    Рекомендуемые функции: Сетка фокусировки   |  Дизайн листа   |   Улучшенная строка формулы   |  Управление книгой и листами   |  Библиотека автотекста (Auto Text)   |  Выбор даты   |  Объединить данные   |  Шифрование/Расшифровка ячеек   |  Отправить письмо по списку   |  Супер фильтр   |   Специальный фильтр (фильтр по жирному/курсиву/зачеркиванию...) ...
    Топ–15 наборов инструментов: 12 текстовых инструментов (Добавить текст, Удалить определенные символы, ...)   |   50+ типов диаграмм (Диаграмма Ганта, ...)   |   40+ практических формул (Расчет возраста на основе даты рождения, ...)   |   19 инструментов вставки (Вставить QR-код, Вставить изображение из пути, ...)   |  12 инструментов преобразования (Преобразовать в слова, Конвертация валюты, ...)   |  7 инструментов объединения и разделения (Расширенное объединение строк, Разделить ячейки, ...)   |   ... и многое другое
    Используйте Kutools на вашем предпочитаемом языке – поддерживаются английский, испанский, немецкий, французский, китайский и более40 других языков!

    Повысьте свои навыки работы в Excel с Kutools для Excel и ощутите новую эффективность. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения продуктивности и экономии времени.  Щелкните здесь, чтобы получить наиболее нужную вам функцию...

    Office Tab добавляет вкладочный интерфейс в Office, делая вашу работу значительно проще

    • Включите редактирование и чтение во вкладках в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
    • Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна, а не в новых окнах.
    • Увеличьте свою продуктивность на50% и сократите сотни кликов мышью ежедневно!