Перейти к содержимому

Kutools для Office — один пакет. Пять инструментов. Выполняйте больше.

Как использовать данные и изображения Excel в почтовом слиянии Word

Author Xiaoyang Last modified

Если у вас есть список информации о студентах, содержащий имена, возраст, курсы, колледжи и пути к фотографиям на листе Excel, теперь вы хотите сделать экзаменационную карточку для каждого студента в Word, как показано на следующем скриншоте. Чтобы быстро и легко создать такой тип карточки, функция Почтовое слияние в Word может помочь вам.

A screenshot of a sample exam admission card created using mail merge in Word

Использование данных и изображений Excel в почтовом слиянии Word


Использование данных и изображений Excel в почтовом слиянии Word

Примените функцию Почтового слияния для создания карточки с изображением, пожалуйста, выполните следующие шаги один за другим:

Шаг 1: Подготовьте список данных в Excel

1. Введите необходимую информацию в таблицу и укажите путь к файлу изображения, как показано на следующем скриншоте:

A screenshot of an Excel sheet with student information, including paths to their photos

2. Затем вам нужно изменить адрес изображения, добавив еще один слэш после каждого слэша в адресе, см. скриншот:

A screenshot showing how to adjust file paths by adding double slashes in Excel
Совет: Если необходимо преобразовать несколько одинарных слэшей в двойные слэши, вы можете применить функцию "Поиск и замена" в Excel, чтобы найти и заменить их сразу.

3. После ввода данных сохраните и закройте файл Excel.

Шаг 2: Подготовьте документ Word

4. Вы можете подготовить и разработать форматирование карточки в документе Word, как показано на следующем скриншоте, согласно вашим потребностям:

A screenshot of a Word document with a formatted template for student cards

Шаг 3: Установите связь между файлом Excel и документом Word

5. После завершения формата информации в файле Word нажмите "Почта" > "Выбрать получателей" > "Использовать существующий список", см. скриншот:

A screenshot showing the Mailings tab with the Select Recipients option in Word

6. Затем, в появившемся окне "Выбор источника данных", выберите созданный вами файл Excel, а затем нажмите кнопку "Открыть", см. скриншот:

A screenshot of the Select Data Source dialog box in Word to choose the Excel file

7. В следующем диалоговом окне "Выбор таблицы" выберите лист, содержащий информацию о студентах, которую вы хотите использовать, а затем нажмите "ОК", см. скриншот:

A screenshot of the Select Table dialog box in Word to choose the worksheet for the mail merge

8. Затем поместите курсор рядом с Именем и нажмите "Почта" > "Вставить поле слияния" > "Имя", и поле "Имя" будет вставлено в документ Word, как показано на следующем скриншоте:

A screenshot showing the insertion of the Name merge field in the Word document

9. Затем повторите вышеуказанный шаг, чтобы вставить другие соответствующие поля для Возраста, Курса и Колледжа, чтобы получить следующие результаты:

A screenshot of a Word document with fields for Name, Age, Course, and College added for mail merge

10. После вставки полей данных следующим шагом должно быть вставка поля изображения. Теперь поместите курсор в то место, где вы хотите отобразить изображение, а затем нажмите "Вставка" > "Быстрые части" > "Поле", см. скриншот:

A screenshot of the Insert Quick Parts Field option for adding images in Word

11. В появившемся диалоговом окне "Поле" выберите "IncludePicture" из левого панели "Поля", а затем в текстовом поле свойств "Поля" введите что-нибудь, например Изображение, и нажмите кнопку "ОК", чтобы сохранить настройки. См. скриншот:

A screenshot showing the Field dialog box with IncludePicture selected in Word

12. Теперь изображение вставлено в документ, но вы его не видите.

A screenshot showing an empty placeholder for an image after using IncludePicture in Word

13. Затем щелкните на изображении и нажмите "Alt" + "F9", чтобы переключиться на код поля, как показано на следующем скриншоте:

A screenshot of the image field code after toggling field codes in Word
a screenshot of kutools for excel ai

Раскройте магию Excel с Kutools AI

  • Умное выполнение: Выполняйте операции с ячейками, анализируйте данные и создавайте диаграммы — всё это посредством простых команд.
  • Пользовательские формулы: Создавайте индивидуальные формулы для оптимизации ваших рабочих процессов.
  • Кодирование VBA: Пишите и внедряйте код VBA без особых усилий.
  • Интерпретация формул: Легко разбирайтесь в сложных формулах.
  • Перевод текста: Преодолейте языковые барьеры в ваших таблицах.
Улучшите возможности Excel с помощью инструментов на базе ИИ. Скачать сейчас и испытайте беспрецедентную эффективность!

14. Выберите слово Изображение в выделенном коде изображения, а затем нажмите "Почта" > "Вставить поле слияния" > "Фото", см. скриншот:

A screenshot showing the Photo field added in Word for the mail merge

15. После нажатия на поле "Фото" код будет преобразован, как показано на следующем скриншоте:

A screenshot of the updated field code after adding the Photo field in Word

16. Теперь снова нажмите "Alt" + "F9", но изображение все еще не видно.

A screenshot showing the placeholder for the photo before finalizing the mail merge in Word

17. Продолжайте нажимать вкладку Почта, а затем нажмите "Завершить и объединить" > "Редактировать отдельные документы", см. скриншот:

A screenshot showing the Finish & Merge option in the Mailings tab in Word

18. В появившемся диалоговом окне "Объединить в новый документ" выберите "Все" из "Объединить записи", а затем нажмите кнопку "ОК".

A screenshot of the Merge to New Document dialog box in Word for completing the mail merge

19. Открывается новый документ со всей информацией о данных, но изображения могут быть все еще невидимыми, см. скриншот:

A screenshot of a new document after the mail merge but with images not yet visible

20. Чтобы сделать изображения видимыми, нажмите "Ctrl" + "A", чтобы выбрать все содержимое в файле Word, а затем нажмите клавишу "F9", в появившемся диалоговом окне "Уведомление о безопасности Microsoft Word" нажмите кнопку "Да", см. скриншот:

A screenshot of the Microsoft Word Security Notice dialog box during mail merge

21. После нажатия "Да" вы увидите, что файл Word заполнен объединенным изображением и информацией о данных, хранящейся на листе Excel, как показано на следующем скриншоте:

A screenshot of a Word document filled with data and pictures after completing the mail merge

Затем вы можете распечатать и сохранить файл по мере необходимости.


Демонстрация: Объединение данных и изображений из Excel в Word

 

Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office

🤖 Kutools AI Aide: Совершенно новый подход к анализу данных благодаря: Интеллектуальное выполнение |  Генерация кода  |  Создание пользовательских формул |  Анализ данных и построение диаграмм  |  Вызов Kutools Functions
Популярные функции: Поиск, выделение или отметка дубликатов | Удалить пустые строки | Объединить столбцы или адреса без потери данных | Округлить ...
Супер ПОИСК: VLOOKUP по нескольким критериям | VLOOKUP по нескольким значениям | Многолистовой поиск | Распознавание нечетких соответствий ...
Расширенный раскрывающийся список: Быстро создать раскрывающийся список | Зависимый раскрывающийся список | Множественный выбор в раскрывающемся списке ...
Менеджер столбцов: Добавить определённое количество столбцов | Переместить столбцы | Переключить видимость скрытых столбцов | Сравнить диапазоны и столбцы ...
Рекомендуемые функции: Сетка фокусировки | Дизайн листа | Улучшенная строка формулы | Управление книгой и листами | Библиотека автотекста | Выбор даты | Объединить данные | Зашифровать/расшифровать ячейки | Отправить письмо по списку | Супер фильтр | Специальный фильтр (фильтр жирный/курсив/зачеркнутый...) ...
Топ15 наборов инструментов:12 текстовых инструментов (Добавить текст, Удалить определенные символы, ...) |50+ типов диаграмм (Диаграмма Ганта, ...) |40+ полезных формул (Расчет возраста на основе даты рождения, ...) |19 инструментов для вставки (Вставить QR-код, Вставить изображение по пути, ...) |12 инструментов преобразования (Преобразовать в слова, Конвертация валюты, ...) |7 инструментов объединения и разделения (Расширенное объединение строк, Разделить ячейки, ...) | ... и многое другое
Используйте Kutools на предпочитаемом вами языке — поддерживает Английский, Испанский, Немецкий, Французский, Китайский и более40 других языков!

Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...


Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще

  • Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
  • Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
  • Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!

Все надстройки Kutools. Один установщик

Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.

Excel Word Outlook Tabs PowerPoint
  • Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
  • Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
  • Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
  • 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
  • Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек