Как сохранить / экспортировать только отфильтрованные данные из Excel в файл csv?

При работе с большими наборами данных в Excel часто применяются фильтры, чтобы сосредоточиться на определённых подмножествах данных. Однако бывают случаи, когда вы хотите сохранить или экспортировать только отфильтрованные (видимые) строки в отдельный CSV-файл для создания отчётов, обмена данными или дальнейшего анализа. По умолчанию функция «Сохранить как» в Excel будет экспортировать весь лист — включая все скрытые и отфильтрованные строки — при сохранении в формат CSV. Это может создать проблемы, если вы хотите выделить и экспортировать только результаты фильтрации, исключив ненужные данные.

В следующих разделах вы найдёте несколько практических методов экспорта только отфильтрованных данных в CSV-файл в Excel. Каждый метод имеет свои преимущества и подходит для различных потребностей пользователей и сценариев. Прочитайте и выберите решение, которое лучше всего соответствует вашему рабочему процессу и уровню владения Excel.

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv с помощью копирования только видимых ячеек

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv с использованием кода VBA

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv Kutools для Excel

Экспорт отфильтрованных данных через Power Query

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv с помощью копирования только видимых ячеек

Excel не позволяет напрямую сохранять только отфильтрованные (видимые) строки в формат CSV. Однако можно использовать простой обходной путь для достижения цели. Этот подход подходит для тех, кто предпочитает избегать сложных функций или программирования. Ниже приведены подробные шаги:

1. После применения фильтра к вашему листу выберите диапазон отфильтрованных данных, которые вы хотите сохранить. Убедитесь, что вы включили строку заголовков (если необходимо) для ясности в экспортируемом файле.

2. На ленте перейдите на вкладку Главная > Найти и выделить > Перейти к специальным. Эта опция помогает выбрать только видимые ячейки. См. скриншот:

3. В диалоговом окне «Перейти к специальным» выберите опцию «Только видимые ячейки». Это гарантирует, что будут выбраны только отображаемые (отфильтрованные) строки, а скрытые строки случайно не скопируются.

4. После нажатия ОК скопируйте выбранный диапазон (можно нажать Ctrl+C или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать Копировать), затем откройте новый лист и вставьте ваши данные (используя Ctrl+V). Появятся только видимые (отфильтрованные) строки — скрытые строки исключаются, так что теперь ваш набор данных готов к экспорту.

5. Чтобы экспортировать эти данные, перейдите на Файл > Сохранить как. В диалоговом окне «Сохранить как» выберите желаемое имя файла и место его сохранения. Из выпадающего списка «Указать формат сохранения» выберите CSV (разделённый запятыми) (*.csv). См. скриншот для справки:

6. Нажмите Сохранить. Вы можете получить всплывающее предупреждение о том, что «Некоторые функции в вашей книге могут быть потеряны» или вопрос, хотите ли вы сохранить только активный лист. Это стандартно для экспорта CSV. Подтвердите, нажав ОК и затем Да. Теперь ваши отфильтрованные данные сохранены как CSV-файл в выбранной директории.

Этот метод прост и не требует навыков программирования. Однако он может быть немного трудоёмким, если вам нужно часто повторять его или работать с очень большими наборами данных. Всегда дважды проверяйте вставленные данные в новом листе перед сохранением, чтобы убедиться, что включены только видимые строки. Если вам нужно часто экспортировать отфильтрованные данные, рассмотрите автоматизированные методы ниже.

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv с использованием кода VBA

Если вы регулярно имеете дело с экспортом отфильтрованных данных или хотите более быстрого, автоматизированного подхода, вы можете использовать макрос VBA. Это особенно подходит, если вы хотите сократить ручные шаги и программно экспортировать диапазоны. Ниже представлен пошаговый руководство:

1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть редактор Microsoft Visual Basic for Applications (VBA). Откроется новое окно, где вы сможете управлять своими макросами Excel.

2. В редакторе VBA нажмите Вставить > Модуль, чтобы добавить новый модуль. Скопируйте и вставьте следующий код VBA в пустое окно модуля.

Код VBA: Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv

Sub Macro1()
'updateby Extendoffice
    Dim xRg As Range
    Dim xCell As Range
    Dim xAddress As String
    Dim xUpdate As Boolean
    Dim xFileName As String
    Dim xWb As Workbook
    On Error Resume Next
    xAddress = Application.ActiveWindow.RangeSelection.Address
    Set xRg = Application.InputBox("please select the filtered range", "Kutools for Excel", xAddress, , , , , 8)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    Set xRg = xRg.SpecialCells(xlCellTypeVisible)
    If xRg Is Nothing Then Exit Sub
    xFileName = Application.GetSaveAsFilename(, "CSV Files (*.csv), *.csv", , "please specify the file name")
    If xFileName = "" Then Exit Sub
    xUpdate = Application.ScreenUpdating
    Application.ScreenUpdating = False
    xRg.Copy
    Set xWb = Application.Workbooks.Add
    xWb.ActiveSheet.Paste
    xWb.SaveAs Filename:=xFileName, FileFormat:=xlCSV, CreateBackup:=False
    xWb.Close False
    Application.ScreenUpdating = xUpdate
End Sub

3. После размещения кода нажмите F5 или кнопку Выполнить, чтобы выполнить его. Вы увидите запрос, предлагающий выбрать диапазон отфильтрованных данных, который вы хотите экспортировать как CSV-файл. Используйте мышь, чтобы выбрать соответствующие ячейки, и нажмите ОК.

4. Затем появится другое диалоговое окно, предлагающее указать имя файла и место хранения вашего CSV. Выберите или создайте целевую директорию и введите имя файла, как показано:

5. Нажмите Сохранить, и макрос экспортирует только видимые ячейки в вашем выборе в CSV-файл. Скрытые строки — те, которые были отфильтрованы — не будут включены.

Это VBA-решение быстро, точно и идеально подходит для повторяющихся задач или массового экспорта. Однако вам потребуются базовые знания об активации макросов и использовании редактора VBA. Всегда сохраняйте свою работу и делайте резервные копии важных файлов перед запуском новых макросов. Если вы столкнулись с ошибками, проверьте, что ваш выбор содержит видимые ячейки (отфильтрованные данные), и что у вас есть разрешение на запись в выбранную директорию.

Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv Kutools для Excel

Kutools для Excel предоставляет специальную функцию под названием Экспорт диапазона в файл. Это утилита значительно упрощает экспорт выбранных ячеек — включая отфильтрованные данные — в CSV, PDF, текст или другие форматы. Это идеальный выбор для пользователей, которые хотят надёжное решение без использования кода VBA или ручного выбора, особенно если экспорт отфильтрованных данных является частой задачей в вашем рабочем процессе.

Если вы установили Kutools для Excel, следуйте этим шагам:

1. Сначала примените нужный фильтр и выберите видимые данные, которые хотите экспортировать. Убедитесь, что в вашем выборе включены только соответствующие (отфильтрованные) строки.

2. Перейдите на вкладку Kutools Plus на ленте, выберите Импорт и экспорт, а затем Экспорт диапазона в файл. Обратитесь к скриншоту ниже для поиска этой опции:

3. В Экспорт диапазона в файл диалоговом окне выберите формат файла (например, CSV) из Тип файла раздела. Нажмите Обзор для выбора папки, куда сохранить экспортируемый файл. См. пример ниже:

4. После подтверждения расположения и настроек нажмите ОК. Появится другой запрос, предлагающий вам дать имя экспортируемому файлу. Введите желаемое имя и подтвердите.

5. Нажмите ОК ещё раз. Выбранные отфильтрованные данные будут сохранены как CSV-файл в выбранном месте. Только видимые ячейки, которые вы выбрали, будут экспортированы — скрытые строки игнорируются.

Использование Kutools для Excel настоятельно рекомендуется пользователям, которые выполняют повторяющиеся экспортные операции, требуют гибкие форматы или имеют меньше опыта работы с VBA. Кроме CSV, вы можете экспортировать данные прямо в текст, PDF и несколько других форматов, экономя время и снижая риск ошибок при ручных операциях.

  Скачайте и протестируйте бесплатно Kutools для Excel прямо сейчас!

Если вы столкнетесь с неожиданными результатами или файлами, в которых отсутствуют данные, убедитесь, что ваш выбор содержал только предполагаемые видимые ячейки перед экспортом. Также обратите внимание на права доступа к папке и настройки формата файла в диалоговом окне, чтобы избежать распространённых проблем.

Демонстрация: Сохранение / экспорт только отфильтрованных данных из Excel в файл csv Kutools для Excel

Экспорт отфильтрованных данных через Power Query

Power Query (Получить и преобразовать) можно использовать для извлечения и сохранения отфильтрованных данных. Этот метод подходит для пользователей современных версий Excel (Excel 2016 и выше), которые хотят автоматизировать повторяемые экспортные операции:

1. Выберите ваши данные и перейдите на вкладку Данные > Из таблицы/диапазона, чтобы запустить редактор Power Query (ваш диапазон должен иметь заголовки).

2. В Power Query примените желаемый фильтр непосредственно к соответствующим столбцам.

3. Нажмите Главная > Закрыть и загрузить в и выберите «Только создать соединение» или «Таблица в новом листе».

4. Отфильтрованные результаты теперь появляются в новом листе. Экспортируйте как обычно (Файл > Сохранить как > CSV).

Power Query удобен для пользователей, которым нужны запланированные экспортные операции или которые хотят создать многоразовые шаблоны запросов. Начальная настройка может быть более сложной для начинающих, но она высокоэффективна для трансформации наборов данных и повторного использования.