Как сохранить собственные критерии и порядок сортировки в Excel?

Этот метод показывает, как сохранить собственную последовательность сортировки с помощью функции Excel Пользовательский список. Создав пользовательские списки, вы сможете мгновенно применять одну и ту же логику сортировки к другим наборам данных — идеальное решение для регулярной подготовки отчётов или случаев, когда стандартные параметры сортировки не справляются (например, при упорядочивании статусов по приоритету: «Высокий», «Средний», «Низкий»). Метод прост в реализации, не требует дополнительных инструментов и даёт гибкий способ стандартизировать сортировку данных сразу в нескольких книгах.

1. После того как вы отсортировали список данных нужным образом, нажмите Файл > Параметры(или в более ранних версиях Excel щёлкните по кнопке Office >)Параметры Excel), чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Excel».

2. В диалоговом окне «Параметры Excel» перейдите на вкладку Дополнительно в левой области. Затем в разделе Общие нажмите кнопку Изменить пользовательский список. См. снимок экрана:

Примечание: В Excel 2007 необходимо выбрать пункт Популярные на левой панели, а затем нажать кнопку Изменить Пользовательский список в разделе Основные параметры работы с Excel.

3. В появившемся диалоговом окне Пользовательский список найдите поле Импортировать список из ячеек и нажмите кнопку Обзор, чтобы выбрать диапазон, содержащий элементы вашей пользовательской сортировки. Затем нажмите Импорт, а после этого — ОК, чтобы сохранить ваши пользовательские списки. См. снимок экрана:

Совет: Убедитесь, что выбранный для импорта диапазон точно соответствует последовательности, которую вы хотите использовать в будущем. Любые изменения в исходном списке автоматически не обновляют Пользовательские списки; если последовательность изменится, её нужно будет повторно импортировать. Кроме того, внимательно выбирайте только нужный столбец, так как импорт лишних ячеек может привести к ошибкам сортировки.

4. Подтвердите нажатием кнопки ОК в диалоговом окне «Параметры Excel». Теперь ваш собственный порядок зарегистрирован в Excel как многократно используемый пользовательский список.

Такая настройка позволяет эффективно использовать вашу последовательность на разных листах и в разных книгах, однако учтите, что Пользовательский список сохраняются на уровне приложения (Excel) на вашем компьютере, а не внутри отдельных файлов. Если вы передаёте файлы другим пользователям, им придётся самостоятельно воссоздать Пользовательские списки в своей установке Excel для обеспечения согласованного поведения.

Чтобы применить сохранённый пользовательский порядок сортировки к другому набору данных, выполните следующие действия:

5. Выделите диапазон или таблицу, которую нужно отсортировать в соответствии с вашим собственным порядком. Перейдите на вкладку Данные и нажмите Сортировка.

6. В диалоговом окне «Сортировка» в раскрывающемся списке Столбец укажите столбец, по которому нужно выполнить сортировку. Убедитесь, что в поле Значения выбрано значение Сортировать по, затем в раскрывающемся списке Порядок выберите Пользовательские списки. См. снимок экрана:

7. В окне Пользовательский список выберите ранее созданный вами пользовательский список в поле Пользовательский список и подтвердите, нажав кнопку ОК.

8. Завершите процесс, нажав кнопку ОК в диалоговом окне «Сортировка», чтобы отсортировать список в соответствии с вашим собственным порядком.

Ваш Выберите диапазон теперь будет отсортирован в соответствии с порядком, сохранённым в вашем Пользовательские списки, как показано ниже:

Практический совет: если вы регулярно применяете этот порядок сортировки на разных компьютерах или в различных книгах, зафиксируйте инструкцию для коллег или экспортируйте последовательность в виде справочного списка. Не забывайте обновлять свои пользовательские списки, если со временем логика сортировки изменится.

Ограничения: Хотя создание Пользовательские списки выполняется быстро и удобно, данный метод не сохраняет многоуровневые критерии сортировки (например, одновременную сортировку по нескольким столбцам) и не позволяет легко переносить настройки между компьютерами без повторного создания Пользовательские списки. Этот подход лучше всего подходит для одностолбцовых задач сортировки, которые часто повторяются.