Как печатать X строк на странице в Excel?
При работе в Excel вы можете часто сталкиваться с ситуациями, когда вам нужно распечатать определенное количество строк на каждой странице. Например, если у вас есть большой набор данных, но вы хотите, чтобы на каждой распечатанной странице отображалось только 3 строки для удобства чтения или обработки, стандартные настройки печати в Excel не предоставляют прямой возможности для этого требования. В этом руководстве мы рассмотрим несколько практических способов — от ручных действий до автоматизированных подходов — для печати фиксированного количества строк на странице в Excel. Эти методы подходят для различных навыков: будь то простые действия, решения на основе скриптов или использование надстроек для упрощения процесса. Мы также подчеркнем сценарии, где каждый метод наиболее эффективен, а также ключевые советы и моменты, на которые следует обратить внимание для достижения наилучших результатов.
Печать X строк на страницу путем ручной вставки разрывов страниц
Печать X строк на страницу с помощью запуска VBA
Печать X строк на страницу с помощью Kutools для Excel 
Печать X строк на страницу с использованием формул и вспомогательных столбцов
Печать X строк на страницу путем ручной вставки разрывов страниц
Для небольших или средних диапазонов данных вы можете легко управлять тем, сколько строк будет на каждой напечатанной странице, вручную вставляя разрывы страниц в Excel. Этот метод обеспечивает прямой контроль и идеально подходит, если вам нужно установить разрывы страниц всего несколько раз или у вас относительно короткий список. Однако с большими наборами данных этот подход может стать трудоемким.
Для демонстрации предположим, что цель состоит в том, чтобы печатать по 3 строки на странице. Процесс ручной вставки следующий:
1. Выберите ячейку в первом столбце строки, которая находится сразу под последней строкой, которую вы хотите видеть на странице. Например, чтобы напечатать строки с 1 по 3 на первой странице, выберите ячейку в 4-й строке. См. скриншот:
2. Перейдите на вкладку «Разметка страницы», затем нажмите Разрывы > Вставить разрыв страницы. Обратитесь к скриншоту ниже:
После этого действия под 3-й строкой появится линия разрыва страницы — это означает, что предыдущие строки будут напечатаны на отдельной странице.
Повторите эти шаги для каждой группы строк, которую вы хотите разместить на отдельной странице. Например, выберите 7-ю строку, чтобы вставить разрыв страницы после 6-й строки, выберите 10-ю строку для разрыва после 9-й строки и так далее.
3. После того как все необходимые разрывы страниц установлены, перейдите к Файл > Печать, чтобы просмотреть и распечатать ваши данные — проверьте, что на каждой странице отображается только указанное вами количество строк.
Этот метод лучше всего подходит для небольших наборов данных или если вам нужно время от времени контролировать разрывы страниц при печати. Однако имейте в виду, что если вы добавите или удалите строки после установки разрывов страниц, вам может потребоваться снова настроить их вручную. Также легко случайно пропустить строку, поэтому обязательно дважды проверьте предварительный просмотр печати перед печатью большого объема.
Печать X строк на страницу с помощью запуска VBA
Для больших или часто меняющихся наборов данных ручная вставка разрывов страниц может стать неэффективной и подверженной ошибкам. Если вы знакомы с базовым программированием, использование VBA (Visual Basic for Applications) — гораздо более быстрый способ вставки разрывов страниц через равные интервалы, например, после каждых 3 строк, по всему вашему листу. Этот автоматизированный подход особенно ценен, когда строки регулярно добавляются или удаляются, или когда вам нужно повторять эту задачу несколько раз.
Перед началом помните, что нужно сохранить свою книгу, особенно если это ваш первый раз использования VBA, так как выполнение кода может привести к изменениям, которые вы захотите отменить. Кроме того, этот метод изменяет активный лист, поэтому дважды проверьте, что вы работаете с правильным листом.
Выполните следующие шаги, чтобы вставить разрывы страниц через каждый указанный интервал с помощью VBA:
1. Откройте целевой рабочий лист. Затем нажмите Alt + F11, чтобы запустить окно редактора Microsoft Visual Basic for Applications.
2. В редакторе VBA нажмите Вставить > Модуль, чтобы вставить новый модуль кода. Скопируйте и вставьте следующий код VBA в окно модуля:
VBA: Вставить разрывы страниц каждые nth строки.
Sub formatSheets()
For i = 3 To 11 Step 3
ActiveSheet.HPageBreaks.Add Before:=Cells(i + 1, 1)
Next
End Sub
3. После ввода кода нажмите F5 или кнопку Выполнить, чтобы его выполнить. Макрос автоматически вставит разрывы страниц после каждой 3-й строки в указанном в коде диапазоне. Проверьте свой лист, чтобы подтвердить результаты.
For i =3 To 11 Step3 означает, что разрывы страниц будут размещены после каждых 3 строк, начиная с строки 3 до строки 11. Вы можете легко изменить начальную строку, конечную строку и значение шага (интервал), чтобы они соответствовали вашим потребностям в печати. Например, если вы хотите разрывы через каждые 5 строк до строки 50, измените на For i =5 To 50 Step5.Это решение на VBA отлично справляется с обработкой больших наборов данных без лишних усилий. Однако обязательно дважды проверьте интервалы, и всегда просматривайте перед печатью. Если существуют ручные разрывы страниц, возможно, их придется очистить или скорректировать.
Печать X строк на страницу с помощью Kutools для Excel
Хотя VBA эффективен для тех, кто знаком с программированием, не всем комфортно использовать макросы. Кроме того, ручные методы могут быстро стать утомительными для больших таблиц. Для более удобного, эффективного и безошибочного процесса — особенно подходящего для пользователей, которые часто должны настраивать разрывы страниц — использование Kutools для Excel является отличной альтернативой. Kutools предоставляет инструмент Вставить разрыв страницы каждую строку, который позволяет быстро и легко вставлять разрывы страниц с выбранным интервалом по любому количеству строк без написания кода или ручного выбора строк.
Вот как можно использовать Kutools для Excel, чтобы удовлетворить ваши потребности в печати:
1. Откройте рабочий лист, который хотите напечатать, затем перейдите к Kutools Plus > Печать > Вставить разрыв страницы каждую строку.
2. В диалоговом окне Вставить разрыв страницы каждую строку просто введите количество строк, которое вы хотите на странице (например: 3), и нажмите OK. Появится сообщение, показывающее, сколько разрывов страниц было вставлено. Нажмите OK в диалоговом окне, чтобы закрыть его.
Подход Kutools настоятельно рекомендуется для новичков, частых пользователей, работающих с большим количеством листов, или тех, кто хочет упростить повторяющиеся задачи без ручного вмешательства. Он также полезен, потому что минимизирует вероятность человеческой ошибки при настройке разрывов страниц и предлагает удобные напоминания о вставленных разрывах. Просто помните: для оптимальных результатов проверьте предварительный просмотр печати перед финализацией, особенно если ваши данные могут измениться после установки разрывов страниц.
Печать X строк на страницу с использованием формул и вспомогательных столбцов
Иногда вам может понадобиться больше гибкости в том, как ваши данные расположены на страницах печати, особенно если вы хотите добавить пользовательские заголовки, номера страниц или маркеры разделов. Хотя Excel не предлагает прямого способа динамического разделения печати на основе количества строк без вставки разрывов страниц, вы можете использовать вспомогательные столбцы с формулами для отметки начала каждой группы, что облегчит ручную настройку или форматирование вашего листа перед печатью. Этот подход полезен, если вы хотите визуально разделить напечатанные группы или добавить дополнительные заметки на каждой странице. Вот пример того, как использовать формулы для группировки данных перед печатью:
1. Добавьте вспомогательный столбец рядом с вашим диапазоном данных (например, вставьте новый столбец B, если ваши данные находятся в столбце A). В первой ячейке вспомогательного столбца (B1) введите следующую формулу, чтобы пронумеровать каждую строку группами по 3:
=INT((ROW(A1)-1)/3)+12. Протяните эту формулу вниз по строкам ваших данных, чтобы расширить нумерацию. Каждый блок из 3 строк будет иметь одинаковый номер. Это определяет, какие строки должны принадлежать одной напечатанной странице.
3. Затем вы можете использовать фильтры, условное форматирование или ручные разрывы страниц, выровненные по этим сгруппированным строкам, для дальнейшей настройки при печати.
Это решение особенно полезно, когда вам нужно подготовить раздаточные материалы, создать партии для проверки или управлять печатью сгруппированных данных. Однако оно не вставляет автоматические разрывы страниц, но помогает планировать и проверять ваши ручные или автоматизированные разрывы на точность.
При работе с этими методами всегда предварительно просматривайте свои распечатки с помощью функции Предварительный просмотр печати, чтобы проверить, появляются ли разрывы страниц, как ожидалось. Если вы заметили, что разрывы страниц не выровнены правильно, дважды проверьте значение шага или интервал, который вы установили в VBA, Kutools или ваших ручных выборах. Добавление или удаление строк после установки разрывов страниц потребует повторного применения выбранного метода для поддержания правильной пагинации. Для общих книг или шаблонов рассмотрите возможность документирования ваших интервалов строк, чтобы будущие пользователи могли легко поддерживать макет печати.
Демонстрация: Вставка разрыва страницы через каждые X строк с помощью Kutools для Excel
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...
Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще
- Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
- Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!
Все надстройки Kutools. Один установщик
Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.
- Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
- Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек