Как отображать предупреждения/сообщения об ошибках, если ячейки пустые в Excel?
Допустим, вы создали анкету в Excel, как показано на скриншоте слева.
Теперь вы хотите, чтобы Excel выдавал предупреждающее сообщение или оповещение, если есть непройденные вопросы. Как это можно сделать эффективно? В этой статье демонстрируются несколько практических методов автоматического отображения предупреждений или оповещений, если ячейки остаются пустыми в указанном диапазоне в Excel. Вы можете выбрать метод в зависимости от ваших целей, удобства реализации и специфических потребностей.
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с помощью функции ЕПУСТО
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с помощью вспомогательного столбца
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с использованием VBA
Немедленное предупреждение при оставлении ячейки пустой с помощью проверки данных
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с помощью функции ЕПУСТО
Чтобы быстро отслеживать непройденные вопросы в определенном диапазоне, вы можете создать динамическое предупреждающее сообщение с использованием функций ЕПУСТО и СЧЁТПУСТ, которое предоставляет сводное оповещение, когда какие-либо ячейки остаются пустыми.
1. Щелкните по неиспользуемой ячейке, где вы хотите отобразить предупреждение, например, С18, затем введите следующую формулу:
="There are still "&COUNTBLANK(B1:B16)&" questions you have not answered!"2. Нажмите клавишу Enter. Теперь ячейка будет отображать сообщение, обновляя количество непройденных записей в указанном диапазоне.
Примечание: В этом примере диапазон B1:B16 ссылается на столбец, содержащий ответы на ваш опрос. Вы можете скорректировать диапазон в зависимости от фактического расположения ваших данных.
3. Чтобы повысить видимость вашего предупреждения, выберите выходную ячейку, затем на ленте перейдите к Главная > Цвет шрифта > Красный, щелкните Жирный, и при необходимости измените размер шрифта. Это обеспечит, что оповещение будет заметным для пользователей, заполняющих форму.
Сценарии использования и советы: Этот подход подходит для информационных панелей, форм и отчетов, где полезно иметь сводное предупреждение, а не оповещение для каждой пустой ячейки. Убедитесь, что пользователи могут видеть и понимать сводное предупреждение; вы можете разместить его рядом с кнопкой отправки или в заметной области. Для достижения лучших результатов заблокируйте ячейку с формулой, чтобы получатели случайно не удалили её.
Быстро введите тире или определенный текст типа 'Н/Д' во все пустые ячейки выбранного диапазона в Excel
Утилита Kutools for Excel 'Заполнить пустые ячейки' поможет вам быстро ввести определенный текст, такой как 'Предупреждение', во все пустые ячейки в выбранном диапазоне всего за несколько кликов.
Kutools для Excel - Усильте Excel более чем 300 необходимыми инструментами. Наслаждайтесь постоянно бесплатными функциями ИИ! Получите прямо сейчас
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с помощью вспомогательного столбца
Другой подход для предоставления прямой обратной связи — добавление вспомогательного столбца на ваш лист. Этот метод покажет предупреждение рядом с каждой пустой ячейкой, что особенно полезно для акцента на том, какие именно ответы отсутствуют в списке или таблице.
1. В столбце сразу справа от ваших ответов (например, ячейка C2, если ваши ответы находятся в столбце B), введите следующую формулу:
=IF(ISBLANK(B2),"Please Answer This Question","")Затем протяните маркер заполнения вниз вдоль ваших данных, чтобы применить формулу ко всем соответствующим строкам.
2. Чтобы сделать предупреждения более заметными, выберите новый диапазон вспомогательного столбца и отформатируйте его (например, Главная > Цвет шрифта > Красный, щелкните Жирный).
Теперь каждая пустая запись в столбце Ответ будет иметь четкое предупреждающее сообщение в вспомогательном столбце, что позволит легко определить пропуски с первого взгляда. 
Сценарии использования и советы: Используйте этот метод для форм анкет, списков посещаемости или где угодно, где требуется построчное указание отсутствующих данных. Вы можете изменить текст предупреждения в соответствии с контекстом. Помните, если вы вставляете или удаляете строки, убедитесь, что формула охватывает новый диапазон по мере необходимости.
Отображение предупреждения/оповещения, если ячейки пустые, с помощью VBA
Для случаев, когда вы хотите, чтобы диалоговое окно оповещало пользователя немедленно о любых пустых ячейках в выбранном диапазоне, решение на VBA предоставляет интерактивный метод. Вы можете использовать это при распространении шаблонов или автоматизации задач, требующих полного ввода данных перед продолжением.
1. Нажмите Alt + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.
2. Перейдите в меню Вставка > Модуль и вставьте следующий код VBA в область кода:
VBA: Предупреждение, если существуют пустые ячейки в указанном диапазоне
Sub BlackCell()
Dim Rng As Range
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "Kutools for Excel"
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Range", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
Set WorkRng = WorkRng.SpecialCells(xlCellTypeBlanks)
If Err = 0 Then
MsgBox "You don't answer all of questions!"
End If
End Sub3. Нажмите F5 или щелкните кнопку Выполнить, чтобы выполнить макрос.
4. Появится диалоговое окно Kutools for Excel. Укажите диапазон, который вы хотите проверить, и щелкните OK для продолжения.
Если в выбранном диапазоне будут обнаружены пустые ячейки, появится диалоговое окно с предупреждением:
Примечания и устранение проблем: Всегда сохраняйте свою книгу перед запуском кода VBA, чтобы избежать случайной потери данных. Если ничего не происходит при запуске кода, убедитесь, что макросы включены в настройках Excel. Если возникает ошибка или диалог выбора диапазона не появляется, проверьте, правильно ли вы вставили весь код и нет ли других макросов, которые могут мешать. Этот метод лучше подходит для продвинутых пользователей, которые умеют включать и редактировать макросы.
Немедленное предупреждение при оставлении ячейки пустой с помощью проверки данных
Проверка данных в Excel позволяет вам установить правила, так что пользователи должны ввести что-то в обязательные поля. Вы можете настроить ее для отображения предупреждения или даже предотвращения оставления ячеек пустыми.
1. Выберите диапазон, где вы хотите принудительно ввести данные, например, B1:B16 в вашей анкете.
2. На ленте щелкните Данные > Проверка данных > Проверка данных.
3. В диалоговом окне Проверка данных на вкладке Параметры установите Разрешить на Пользовательский.
4. В поле Формула введите следующую формулу для предотвращения пустых значений:
=LEN(B1)>0Если применяется к нескольким ячейкам одновременно, Excel автоматически адаптирует формулу для каждой строки.
5. Обратите внимание, что нужно снять флажок Игнорировать пустые.
6. Перейдите на вкладку Оповещение об ошибке. Здесь вы можете настроить оповещение. Например, установите Стиль на Стоп для строгого правила или на Предупреждение или Информация для более мягкого запроса. Введите соответствующее сообщение об ошибке, например "Эта ячейка не может быть оставлена пустой. Пожалуйста, укажите ваш ответ."
6. Щелкните OK, чтобы сохранить правило. Когда пользователь попытается оставить ячейку в указанном диапазоне пустой и перейдет к другой ячейке, ваше пользовательское сообщение об ошибке автоматически появится.
Преимущества и ограничения: Проверка данных отлично подходит для форм или шаблонов, которые будут заполняться электронно, и там, где завершенность имеет ключевое значение. Она предлагает гибкость между жестким требованием (Стоп) или предупреждением пользователя (Предупреждение/Информация). Обратите внимание, что проверку данных можно обойти, вставив значения, поэтому это не является абсолютной защитой. Для более надежного применения сочетайте с другими методами или защитите лист.
Совет: Для расширенных форм используйте проверку данных в сочетании с условным форматированием, чтобы блокировать пустые ячейки и визуально их помечать. Регулярно проверяйте свои правила проверки, если вы меняете структуру рабочего листа.
Связанные статьи
Как предотвратить сохранение, если конкретная ячейка пуста в Excel?
Как выделить строку, если ячейка содержит текст/значение/пустое место в Excel?
Как не рассчитывать (игнорировать формулу), если ячейка пустая в Excel?
Как использовать функцию ЕСЛИ вместе с И, ИЛИ и НЕ в Excel?
Как вводить/отображать текст или сообщение, если ячейки пустые в Excel?
Как удалить строки, если ячейки пустые в длинном списке в Excel?
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...
Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще
- Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
- Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!
Все надстройки Kutools. Один установщик
Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.
- Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
- Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек