Как сократить числа в Excel?
При работе с большими наборами данных в Excel часто встречаются крупные числа, которые могут захламлять рабочий лист и затруднять просмотр или анализ данных. Например, отображение значений вроде1,234,567 или12,000,000 может перегрузить пользователей, особенно в дашбордах или сводных отчетах. В таких случаях сокращение чисел (например, преобразование1234567 в1.23M или12000 в12K) помогает повысить наглядность и сохранить компактный вид. В этом руководстве представлены несколько практических способов сокращения чисел в Excel, включая встроенное форматирование, формулы и макросы VBA. Каждый вариант подходит для разных сценариев, в зависимости от ваших предпочтений и требований к рабочему процессу.
 |  |  |
Сокращать число| Сокращать с помощью формулы Excel| Сокращать числа с помощью макроса VBA
Сокращать число
Один из простых способов сократить числа в Excel — настроить числовой формат через диалоговое окно Формат ячеек. Этот метод изменяет только отображение чисел, а не их реальные значения, то есть вычисления с этими ячейками будут оставаться точными. Особенно удобно для экспресс-отчетов или когда требуется, чтобы числа автоматически обновлялись без добавления дополнительных столбцов. Однако помните, что этот способ не позволит получить текстовые результаты или смешанные единицы (как M и K в одном столбце) с более сложной логикой — для этого лучше подходят формулы или макросы.
1. Выделите диапазон чисел, которые вы хотите сократить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в выделенном диапазоне и выберите Формат ячеек в контекстном меню.
2. В диалоговом окне Формат ячеек перейдите на вкладку Число, выберите слева Пользовательский и в поле Тип введите: [>999999]#,,"M";#,"K" Этот пользовательский формат указывает Excel отображать числа больше999999 в миллионах (с «M»), а все остальные — в тысячах (с «K»). Смотрите скриншот:
3. Нажмите OK, чтобы применить форматирование. Теперь числа в выбранном диапазоне будут отображаться в сокращенном виде, что делает большие наборы данных более наглядными и удобными для быстрого восприятия.
Совет: Если нужно, чтобы все большие числа отображались только в тысячах («K»), используйте #,"K" в поле Тип. Для миллионов — #,,"M". Для миллиардов или триллионов — #,,,"B" или #,,,,"T" соответственно. Чтобы одновременно отображать миллионы и миллиарды с корректной единицей, используйте [>999999999.999]#,,,"B";[>999999.999]#,,"M";#,##0 _M. Обратите внимание: числовое форматирование предназначено только для отображения и не влияет на значения для расчетов. Если необходима более сложная настройка, например округление, отображение десятичных знаков или работа с отрицательными числами, воспользуйтесь формулой или макросом VBA.
Примечание: Если в ваших данных есть значения меньше1000, они будут отображаться в исходном виде без сокращения. Этот метод не позволяет комбинировать M и K в одной ячейке, за исключением расширенного пользовательского формата, который имеет ограничения. Имейте в виду, что в формулах используются исходные значения, что может привести к путанице при копировании или экспорте данных.
Сокращать числа с помощью формул Excel (преобразование в текст)
Если вы хотите отображать сокращенные результаты в новом столбце и самостоятельно настраивать логику — например, отображать десятичные знаки (1.25M), смешанные единицы (K, M, B, T) или управлять выводом как текстом — используйте функции Excel для создания динамических сокращений. Такой способ также идеален, если вы хотите зафиксировать показанный текст или использовать его в других формулах и выводах.
Применимо для: Этот способ лучше всего подходит, если вам нужен текстовый вывод или расширенная логика сокращения, которую нельзя реализовать через пользовательские форматы. Идеально для сводок, дашбордов или при обмене экспортированными/вставленными результатами.
1. Введите следующую формулу в целевую ячейку (например, если ваше число находится в ячейке A2, введите формулу в B2):
=IF(ABS(A2)>=1000000000,TEXT(A2/1000000000,"0.00")&"B",IF(ABS(A2)>=1000000,TEXT(A2/1000000,"0.00")&"M",IF(ABS(A2)>=1000,TEXT(A2/1000,"0.00")&"K",A2)))Эта формула проверяет значение в A2 и сокращает его с помощью B (миллиард), M (миллион) или K (тысяча) в зависимости от величины, при этом отображаются два знака после запятой. Поддерживаются отрицательные числа, а значения меньше1000 выводятся без изменений.
2. Нажмите Enter, чтобы подтвердить формулу. Чтобы применить формулу к другим строкам, протяните маркер заполнения вниз или скопируйте формулу в нужные ячейки.
Практические советы: Чтобы изменить количество десятичных знаков, отредактируйте часть "0.00" в функции TEXT (например, используйте "0.0" для одного знака после запятой). — Если необходимо обрабатывать очень большие числа (триллионы и более), дополнительно усложните структуру IF.
Внимание: — Данный способ формирует текстовый результат, поэтому суммирование или другие вычисления не будут работать корректно, пока значения не будут снова преобразованы в числа. Чтобы избавиться от нулей после запятой (например, отображать "12M" вместо "12.00M"), используйте дополнительное форматирование внутри TEXT.
Сокращать числа с помощью макроса VBA
Если вы хотите полностью автоматизировать сокращение чисел в диапазоне или применить собственные правила, которые сложно реализовать через формулы или числовое форматирование, воспользуйтесь макросом Excel VBA. Такой подход позволяет либо заменять данные на месте, либо добавлять новую колонку с сокращенными результатами и подходит для повторяющихся операций или обработки больших таблиц.
Лучше всего подходит для: Автоматизация сокращения по большим или динамическим диапазонам; индивидуальные, повторяемые сценарии; пакетная обработка данных с различной структурой.
1. Сначала нажмите Alt + F11 для открытия редактора VBA в Excel. В окне VBA выберите Вставка > Модуль, чтобы создать новый модуль, и скопируйте следующий код в открывшееся окно модуля:
Sub AbbreviateNumbersAddColumn()
Dim rng As Range
Dim cell As Range
Dim destCol As Range
Dim abbrevValue As String
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel"
Set rng = Application.Selection
Set rng = Application.InputBox("Select the range of numbers to abbreviate", xTitleId, rng.Address, Type:=8)
If rng Is Nothing Then Exit Sub
Set destCol = rng.Offset(0, 1).Columns(1)
For Each cell In rng
If IsNumeric(cell.Value) Then
If Abs(cell.Value) >= 1000000000 Then
abbrevValue = Format(cell.Value / 1000000000, "0.00") & "B"
ElseIf Abs(cell.Value) >= 1000000 Then
abbrevValue = Format(cell.Value / 1000000, "0.00") & "M"
ElseIf Abs(cell.Value) >= 1000 Then
abbrevValue = Format(cell.Value / 1000, "0.00") & "K"
Else
abbrevValue = cell.Value
End If
Else
abbrevValue = cell.Value
End If
destCol.Cells(cell.Row - rng.Row + 1, 1).Value = abbrevValue
Next
MsgBox "Abbreviated values written to the column to the right of the selection."
End Sub2 Для запуска кода закройте окно VBA. В Excel выделите диапазон чисел, который хотите сократить, затем нажмите клавишу F5 иликликните Выполнить. Макрос предложит выбрать диапазон, после чего запишет сокращённые результаты в столбец, расположенный сразу справа от исходного диапазона.
Полезные советы: Безопасно использовать, если важно сохранить исходные данные — результаты появятся в новом соседнем столбце. — Вы можете изменить код, чтобы результаты записывались на место исходных значений, но это не рекомендуется без резервной копии.
Напоминания по устранению неполадок: Убедитесь, что макросы в книге разрешены. Если ваши данные содержат текст или пустые ячейки, макрос их не изменит. Для собственных обозначений (например, «T» для триллионов) подкорректируйте соответствующие блоки If.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...
Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще
- Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
- Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!
Все надстройки Kutools. Один установщик
Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.
- Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
- Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек