Как обновить диапазон сводной таблицы в Excel?
Сводные таблицы — это мощная функция в Excel для суммирования и анализа данных. Однако одной из распространенных проблем, с которой сталкиваются пользователи, является то, что при добавлении или удалении строк и столбцов в исходных данных связанная сводная таблица не обновляется автоматически, чтобы отразить эти изменения. Если вы продолжаете анализировать динамические наборы данных или регулярно обновляете свои записи, важно убедиться, что ваша сводная таблица всегда указывает на правильный диапазон данных. В этом руководстве представлены пошаговые инструкции о том, как обновить диапазон сводной таблицы в Excel, объясняется, почему эта настройка важна, и рассматриваются альтернативные методы управления динамически изменяющимися наборами данных.
Обновление диапазона сводной таблицы в Excel
Обновление диапазона сводной таблицы в Excel
Когда вы добавляете новые строки или столбцы в источник данных, сводная таблица не расширяется автоматически. Если вы хотите, чтобы ваша сводная таблица включала обновленные данные, необходимо соответствующим образом изменить исходный диапазон. Этот метод подходит, когда размер вашего набора данных меняется время от времени, и вы хотите иметь ручной контроль над тем, какие части ваших данных включены в анализ. Обратите внимание, что этот подход требует выполнения ручных шагов каждый раз, когда вы изменяете диапазон данных, поэтому он менее удобен для данных, которые часто обновляются.
Вот подробные шаги для обновления диапазона сводной таблицы:
1. После того как вы добавили или удалили строки и столбцы в исходном диапазоне данных, щелкните в любом месте внутри связанной сводной таблицы. Затем перейдите на ленту и нажмите «Опции» (в Excel 2013 и более поздних версиях это может быть помечено как АНАЛИЗ), и выберите Изменить источник данных. Пожалуйста, см. скриншот ниже:
2. В открывшемся диалоговом окне «Изменение источника данных сводной таблицы» выберите новый диапазон данных, который будет анализироваться сводной таблицей. Это можно сделать, введя диапазон вручную в диалоговом окне, или щелкая и перетаскивая, чтобы выбрать нужные данные прямо на вашем листе. Обратитесь к следующему скриншоту для справки:
3. После выбора обновленного диапазона нажмите ОК. Ваша сводная таблица теперь обновится и покажет результаты на основе вновь определенного диапазона данных.
Примечание: Этот метод работает плавно, когда вы добавляете строки внизу вашего исходного набора данных или столбцы справа от ваших данных. Однако если ваши данные часто меняются или вам часто нужно изменять размер исходного диапазона, рассмотрите другие методы (например, Таблицы Excel или динамические именованные диапазоны) для лучшей автоматизации. Также помните, что если вы вставляете данные внутри существующих строк или столбцов, вам может потребоваться дважды проверить, что новые строки/столбцы включены перед обновлением сводной таблицы.
Если вы заметили, что сводная таблица не отражает новые данные даже после обновления диапазона, попробуйте снова обновить ее, щелкнув правой кнопкой мыши внутри нее и выбрав Обновить. Если проблемы сохраняются, убедитесь, что новые данные не выходят за пределы выбранного диапазона.
Автоматическое обновление диапазона сводной таблицы с использованием таблицы Excel (Форматировать как таблицу)
Распространенной ситуацией со сводными таблицами является необходимость регулярно обновлять исходный диапазон по мере роста или уменьшения ваших данных. Чтобы упростить этот процесс, вы можете преобразовать исходный диапазон в таблицу Excel. Таблицы Excel (в отличие от простых диапазонов данных) автоматически расширяются и сжимаются при добавлении или удалении строк, что делает их особенно полезными для сводных таблиц, основанных на динамических данных. С такой настройкой сводная таблица всегда включает все последние данные из вашей таблицы, снижая риск пропуска информации и исключая утомительные ручные обновления.
Этот подход особенно подходит для пользователей, управляющих данными, которые часто обновляются, например, записями продаж, списками инвентаря или журналами учета времени, обеспечивая надежную автоматизацию и минимизируя человеческие ошибки.
Вот как использовать таблицу Excel в качестве источника данных для сводной таблицы, чтобы гарантировать автоматическое обновление:
- Сначала выберите любую ячейку в вашем наборе данных. Затем нажмите Вставка → Таблица. Появится диалоговое окно, подтверждающее диапазон данных, который вы хотите преобразовать. Убедитесь, что отмечена опция «Моя таблица имеет заголовки», если ваши данные включают заголовки столбцов, затем нажмите ОК.
- Далее вставьте сводную таблицу: Щелкните в любом месте внутри отформатированной таблицы, перейдите к Вставка → Сводная таблица. В диалоговом окне убедитесь, что имя таблицы выбрано в качестве источника данных (например, «Таблица1» или «SalesData»), и выберите, где должна появиться сводная таблица. Нажмите ОК, чтобы создать сводную таблицу обычным способом.
- Теперь, когда вы добавляете новые строки или столбцы в вашу таблицу, просто щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и выберите Обновить, чтобы обновить сводную таблицу.
Дополнительные советы и примечания:
- Таблицы поддерживают легкое форматирование и фильтрацию, что делает управление данными более удобным.
- Избегайте объединения ячеек или добавления пустых строк внутри вашей таблицы, так как это может привести к разрыву диапазона таблицы и помешать сводной таблице правильно распознавать изменения.
- Если вы больше не хотите использовать форматирование таблицы, вы можете преобразовать ее обратно в обычный диапазон через Конструктор таблиц → Инструменты → Преобразовать в диапазон, но вы потеряете преимущество автоматического расширения диапазона данных.
- Этот метод лучше всего подходит для данных, которые постоянно обновляются, и там, где важно поддерживать точный и актуальный сводный отчет.
Если в любой момент вы заметили, что ваша сводная таблица не отражает последнюю информацию после обновления вашей таблицы, убедитесь, что вы нажали Обновить на сводной таблице, поскольку структурные изменения все еще требуют ручного обновления, а не становятся видимыми мгновенно.
Связанные статьи:
- Обновление сводной таблицы при открытии файла в Excel
- Обновление сводной таблицы без повторного открытия в Excel
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...
Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще
- Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
- Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!
Все надстройки Kutools. Один установщик
Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.
- Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
- Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек