Как преобразовать несколько книг или листов в PDF-файлы одновременно в Excel?

Преобразование файлов Excel в PDF — это обычная задача, когда вы хотите поделиться данными, предотвращая их изменение. Хотя функция «Сохранить как» в Excel позволяет конвертировать одну книгу в PDF, для множества файлов этот процесс может занять много времени. В этом руководстве рассматриваются различные методы, включая VBA-код и Kutools для Excel, чтобы быстро преобразовать несколько книг или листов в PDF-файлы за один раз.

• Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью функции «Сохранить как» по одной
• Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью VBA-кода за один раз
• Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью мощной функции
• Преобразование нескольких листов из книги в отдельные PDF-файлы с помощью VBA-кода
• Преобразование нескольких листов из книги в отдельные PDF-файлы с помощью удобной функции

Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью функции «Сохранить как» по одной

Обычно функция «Сохранить как» в Excel помогает сохранить всю книгу в виде PDF-файла, выполните следующие действия:

1. Откройте книгу, которую хотите преобразовать в формат PDF.

2. Нажмите Файл > Сохранить как, и в диалоговом окне «Сохранить как» укажите папку для сохранения нового файла, затем выберите PDF из выпадающего списка «Тип файла», и нажмите кнопку Опции, см. скриншот:

3. Затем, в открывшемся диалоговом окне Опции отметьте Все таблицы, см. скриншот:

4. После этого нажмите OK > Сохранить, и вся книга будет сохранена в формате PDF.

Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью VBA-кода за один раз

Если есть сотни файлов Excel, которые необходимо преобразовать, описанный выше метод может оказаться неудобным. Здесь я расскажу о VBA-коде для преобразования нескольких книг в PDF-файлы за один раз. Выполните следующие шаги:

1. Удерживайте клавиши ALT + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Нажмите Вставить > Модуль и вставьте следующий код в окно Модуля.

VBA-код: Преобразование нескольких книг в PDF-файлы за один раз

Sub ExcelSaveAsPDF()
'Updateby Extendoffice
    Dim strPath As String
    Dim xStrFile1, xStrFile2 As String
    Dim xWbk As Workbook
    Dim xSFD, xRFD As FileDialog
    Dim xSPath As String
    Dim xRPath, xWBName As String
    Dim xBol As Boolean
    Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With xSFD
    .Title = "Please select the folder contains the Excel files you want to convert:"
    .InitialFileName = "C:\"
    End With
    If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
    xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
    Set xRFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
    With xRFD
    .Title = "Please select a destination folder to save the converted files:"
    .InitialFileName = "C:\"
    End With
    If xRFD.Show <> -1 Then Exit Sub
    xRPath = xRFD.SelectedItems.Item(1) & "\"
    strPath = xSPath & "\"
    xStrFile1 = Dir(strPath & "*.*")
    Application.ScreenUpdating = False
    Application.DisplayAlerts = False
    Do While xStrFile1 <> ""
        xBol = False
        If Right(xStrFile1, 3) = "xls" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xls", "_pdf")
            xBol = True
        ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsx" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsx", "_pdf")
            xBol = True
        ElseIf Right(xStrFile1, 4) = "xlsm" Then
            Set xWbk = Workbooks.Open(Filename:=strPath & xStrFile1)
            xbwname = Replace(xStrFile1, ".xlsm", "_pdf")
            xBol = True
        End If
        If xBol Then
            xWbk.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xRPath & xbwname & ".pdf"
            xWbk.Close SaveChanges:=False
       End If
        xStrFile1 = Dir
    Loop
    Application.DisplayAlerts = True
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Нажмите клавишу F5 для запуска этого кода, появится окно, выберите папку, содержащую книги, которые вы хотите преобразовать, см. скриншот:

4. Нажмите OK, появится другое окно, выберите путь к папке, куда вы хотите сохранить новые PDF-файлы, см. скриншот:

5. Нажмите OK, после завершения преобразования вы можете перейти в указанную папку, чтобы просмотреть результаты, см. скриншоты:

Преобразование нескольких книг в PDF-файлы с помощью мощной функции

Если у вас есть Kutools для Excel, с помощью его инструмента Пакетное преобразование вы можете быстро преобразовать несколько книг в PDF-файлы за один раз.

1. Нажмите Kutools Plus > Книга > Пакетное преобразование, см. скриншот:

2. Появится всплывающее окно, напоминающее вам закрыть книги, которые вы хотите преобразовать.

3. Нажмите OK, затем в диалоговом окне Пакетное преобразование укажите следующие параметры:

• В выпадающем списке Тип преобразования выберите Преобразовать Excel в PDF;
• Нажмите кнопку Добавить, чтобы выбрать файлы Excel, которые вы хотите преобразовать. Вы можете выбрать книги с вашего компьютера или OneDrive по мере необходимости.

4. После добавления книг, которые вы хотите преобразовать, все еще находясь в Пакетное преобразование диалоговом окне, нажмите кнопку, чтобы выбрать путь к папке для вывода преобразованных файлов, а затем укажите необходимые операции в нижней части диалогового окна, см. скриншот:

5. Затем нажмите OK, чтобы начать преобразование. После того как все указанные файлы Excel будут преобразованы в PDF, перейдите в указанную папку, чтобы просмотреть результаты. См. скриншоты ниже:

Преобразование нескольких листов из книги в отдельные PDF-файлы с помощью VBA-кода

В некоторых случаях вы можете захотеть преобразовать каждый лист в книге в отдельные PDF-файлы. Если ваша книга содержит много листов, приведенный ниже VBA-код поможет сохранить каждый лист как отдельный PDF-файл одновременно.

1. Откройте книгу, которую хотите преобразовать, затем удерживайте клавиши ALT + F11, чтобы открыть окно Microsoft Visual Basic for Applications.

2. Нажмите Вставить > Модуль и вставьте следующий код в окно Модуля.

VBA-код: Преобразование нескольких листов из книги в отдельные PDF-файлы

Sub SplitEachWorksheet()
'Updateby Extendoffice
Dim xSPath As String
Dim xSFD As FileDialog
Dim xWSs As Sheets
Dim xWb As Workbook
Dim xWbs As Workbooks
Dim xNWb As Workbook
Dim xInt, xI As Integer
Set xSFD = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With xSFD
.title = "Please select a folder to save the converted files:"
.InitialFileName = "C:\"
End With
If xSFD.Show <> -1 Then Exit Sub
xSPath = xSFD.SelectedItems.Item(1)
Application.ScreenUpdating = False
Application.DisplayAlerts = False
Set xWb = Application.ActiveWorkbook
Set xWbs = Application.Workbooks
Set xWSs = xWb.Sheets
Set xNWb = xWbs.Add
xInt = xWSs.Count
For xI = 1 To xInt
On Error GoTo EBreak
Set xWs = xWSs.Item(xI)
If xWs.Visible Then
xWSs(xWs.Name).Copy
Application.ActiveSheet.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=xSPath & "\" & xWs.Name & ".pdf"
Application.ActiveWorkbook.Close False
End If
EBreak:
Next
xWb.Activate
Application.DisplayAlerts = True
Application.ScreenUpdating = True
End Sub

3. Нажмите клавишу F5 для запуска этого кода, появится окно; выберите путь к папке для сохранения преобразованных PDF-файлов. См. скриншот:

4. Нажмите OK, и все листы в текущей книге будут преобразованы в отдельные PDF-файлы:

Преобразование нескольких листов из книги в отдельные PDF-файлы с помощью удобной функции

Kutools для Excel также поддерживает полезную функцию - Разделить книгу, с помощью этой функции вы можете сохранить несколько листов внутри книги в отдельные файлы Excel, Txt, CSV и PDF по мере необходимости.

1. Откройте книгу, где вы хотите сохранить каждый лист как отдельный PDF-файл, затем нажмите Kutool Plus > Книга > Разделить книгу, см. скриншот:

2. В диалоговом окне Разделить книгу отметьте листы, которые вы хотите сохранить, затем выберите PDF (*.pdf) из выпадающего списка Тип файла, и нажмите кнопку Разделить. В окне Выберите папку укажите папку для размещения преобразованных файлов, см. скриншот:

3. Затем все выбранные листы в текущей книге будут сохранены в отдельные PDF-файлы, см. скриншот:

Дополнительные связанные статьи: