Как изменить размер области печати и уместить её на одну страницу в Excel?
При печати листа Excel часто можно столкнуться с тем, что содержимое выходит за пределы одной страницы, из-за чего дополнительные столбцы или строки попадают на вторую или последующие страницы. Это не только приводит к ненужному расходу бумаги, но и делает отчеты менее читабельными и понятными. В идеале, все важные данные должны быть четко представлены на одной странице. Так есть ли эффективный способ изменить размер области печати и гарантировать, что всё аккуратно уместится на одной странице в Excel? К счастью, в Excel существует несколько практических и простых методов, которые помогут вам достичь этой цели. В этой статье мы рассмотрим различные решения для изменения размера области печати и размещения вашего контента на одной странице, обеспечив профессиональный вид и эффективную печать.
➤ Изменение размера области и уменьшение до одной страницы с помощью функции «Уместить лист на одну страницу»
➤ Изменение размера области и уменьшение до одной страницы путем изменения ширины и высоты
➤ Печать нескольких выделенных областей и уменьшение до одной страницы в Excel с помощью Kutools for Excel
➤ VBA код – Автоматическая установка области печати и масштабирование листа для умещения на одну страницу
➤ Формула Excel – Динамическое определение области печати для автоматической настройки диапазона печати
Изменение размера области и уменьшение до одной страницы с помощью функции «Уместить лист на одну страницу»
Excel предоставляет удобную опцию печати под названием «Уместить лист на одну страницу», которая автоматически масштабирует весь ваш рабочий лист так, чтобы он поместился на одну страницу при печати. Эта функция доступна в Excel 2010, 2013, 2016 и более поздних версиях, но не в Excel 2007.
Используя эту функцию, вы можете сохранять ваши распечатки аккуратными и избегать разрывов страниц или частично заполненных страниц. Однако, если ваш набор данных большой, содержимое может быть сильно уменьшено, что затруднит чтение. Всегда проверяйте результат перед печатью.
Чтобы использовать эту функцию:
- Нажмите вкладку Файл и выберите Печать.
- В разделе Настройки нажмите выпадающее меню под Без масштабирования и выберите Уместить лист на одну страницу. См. скриншот ниже:
Это автоматически изменит размер вашего рабочего листа так, чтобы все данные поместились на одной странице. После выбора этого параметра проверьте область предварительного просмотра. Если содержимое кажется слишком маленьким, рассмотрите возможность корректировки ширины столбцов, удаления ненужных строк/столбцов или переключения на альбомную ориентацию перед печатью.
Изменение размера области и уменьшение до одной страницы путем изменения ширины и высоты
Еще один практичный способ убедиться, что весь ваш рабочий лист печатается на одной странице — это ручная настройка параметров Масштабировать до размера. Этот метод дает вам более точный контроль над тем, как Excel масштабирует ваши данные, и доступен в Excel 2007 и более поздних версиях.
Установив оба параметра Ширина и Высота на 1 страницу, Excel сожмет всю область печати так, чтобы она поместилась на одной напечатанной странице. Это особенно полезно при подготовке стандартных отчетов или документов для презентаций.
Чтобы применить этот метод:
- Перейдите на вкладку Разметка страницы.
- В группе Масштабировать до размера установите Ширину и Высоту на 1 страницу из выпадающих меню.
Когда оба значения будут установлены на 1 страницу, Excel автоматически масштабирует рабочий лист так, чтобы весь контент поместился на одной странице.
Печать нескольких выделенных областей и уменьшение их до одной страницы в Excel с помощью Kutools for Excel
Если ваш рабочий лист содержит важные данные, разделенные на несколько диапазонов, вы можете захотеть напечатать несколько выбранных областей вместе на одной странице для лучшей презентации. Этого нельзя добиться с помощью стандартной функции Область печати Excel, поскольку она поддерживает только непрерывные диапазоны. Kutools for Excel решает эту проблему, предоставляя мастер Print Multiple Selection Wizard, который позволяет объединить несколько диапазонов и напечатать их на одной странице — экономя бумагу и повышая ясность. Это особенно полезно для сводных отчетов или данных, разбросанных по листу.
После бесплатной установки Kutools for Excel выполните следующие шаги:
1. Нажмите Kutools Plus > Печать > Мастер множественной печати.
2. В диалоговом окне мастера нажмите Добавить чтобы вставить каждый диапазон, который вы хотите включить на страницу.
3. Нажмите Далее. На втором шаге мастера отметьте Указать новые настройки печати, затем нажмите Настройка страницы. В разделе Страница вкладки убедитесь, что выбрано Уместить в и введите 1 в оба поля ширины и высоты.
4. Нажмите OK, затем Далее. На финальном шаге мастера выберите желаемое действие — например, Активировать рабочий лист, но не печатать его для предварительного просмотра перед печатью.
5. Будет создан новый рабочий лист, где все выбранные диапазоны будут расположены в удобном для печати формате. Теперь, когда вы напечатаете этот лист, все выбранные области появятся на одной странице.
- Вы можете переупорядочить или изменить объединенные диапазоны в новом листе перед печатью.
- Всегда используйте Предварительный просмотр печати, чтобы подтвердить вывод перед отправкой на принтер.
- Этот метод предлагает гораздо большую гибкость, чем встроенные опции печати Excel, особенно для несмежных диапазонов данных.
VBA код – Автоматическая установка области печати и масштабирование листа для умещения на одну страницу
Если вам регулярно нужно печатать динамические диапазоны и вы хотите быть уверены, что содержимое всегда помещается на одну страницу, простой макрос VBA может упростить процесс. Это особенно полезно для автоматизированных отчетов или общих шаблонов в организациях. Перед использованием VBA обязательно сохраните свою книгу — макросы изменят настройки печати и их нельзя будет отменить с помощью Ctrl + Z.
1. Откройте редактор VBA: перейдите на вкладку Разработчик > Visual Basic. В редакторе VBA нажмите Вставка > Модуль, затем вставьте следующий код:
Sub SetPrintAreaAndScaleToFitOnePage()
Dim WorkRng As Range
On Error Resume Next
xTitleId = "KutoolsforExcel" ' Dialog title
Set WorkRng = Application.Selection
Set WorkRng = Application.InputBox("Please select the range to print:", xTitleId, WorkRng.Address, Type:=8)
If WorkRng Is Nothing Then Exit Sub
With ActiveSheet
.PageSetup.PrintArea = WorkRng.Address
.PageSetup.Zoom = False
.PageSetup.FitToPagesTall = 1
.PageSetup.FitToPagesWide = 1
End With
MsgBox "Print area set and scaled to fit on one printed page.", vbInformation, xTitleId
End Sub2. Нажмите кнопку 
Запуск или нажмите F5 для выполнения кода. Диалоговое окно предложит выбрать диапазон, который вы хотите напечатать. После выбора Excel автоматически определит область печати и масштабирует её для размещения на одной странице.
- Этот макрос заменяет любые существующие настройки области печати на текущем листе.
- Чтобы повторить с другим диапазоном, просто снова запустите макрос.
- Для больших выборок данных масштабирование может уменьшить читаемость — всегда проверяйте Предварительный просмотр печати перед печатью.
- Для запуска кода должны быть включены макросы. Если ваша организация ограничивает использование макросов, проконсультируйтесь с ИТ перед продолжением.
Формула Excel – Динамическое определение области печати с использованием именованного диапазона
Если вы часто добавляете или удаляете строки и хотите, чтобы область печати автоматически расширялась или сжималась вместе с вашим набором данных, вы можете определить динамический именованный диапазон, используя функции Excel, такие как OFFSET и COUNTA. Этот подход идеально подходит для рабочих листов, которые регулярно обновляются — таких как отчеты, журналы или формы — и исключает необходимость вручную сбрасывать область печати каждый раз, когда меняются данные.
1. Перейдите в Формулы > Диспетчер имен > Создать для создания нового именованного диапазона. В диалоговом окне Новое имя установите Имя как PrintArea и введите следующую формулу в поле Ссылается на (предполагая, что ваши данные начинаются с ячейки A1):
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))2. Нажмите OK для сохранения именованного диапазона. Затем перейдите в Разметка страницы > Область печати > Установить область печати. При появлении запроса введите =PrintArea в строку формул. Ваша область печати теперь будет динамически настраиваться при добавлении или удалении данных.
Разбор формулы: Функция OFFSET определяет диапазон, начиная с A1, расширяясь вниз на основе количества непустых ячеек в столбце A (строки) и вправо на основе количества непустых ячеек в строке 1 (столбцы). Вы можете настроить формулу в соответствии с фактической начальной точкой ваших данных.
Выбирая между этими решениями, учитывайте размер вашего рабочего листа, как часто он обновляется и ваши требования к печати:
- Встроенное масштабирование Excel быстро и эффективно для небольших или одноразовых задач.
- Макросы VBA предлагают автоматизацию для повторяющихся задач или массовой настройки печати в корпоративных средах.
- Динамические именованные диапазоны идеальны для таблиц, которые часто меняют размер и нуждаются в постоянной гибкости.
- Kutools for Excel рекомендуется при печати нескольких несмежных диапазонов.
Напоминание: Если напечатанное содержимое кажется слишком маленьким или обрезанным, дважды проверьте размер бумаги, поля и настройки ориентации. Всегда проверяйте макет с помощью Предварительного просмотра печати перед печатью. Если возникают ошибки с VBA или формулами, убедитесь, что ссылки на диапазоны соответствуют вашей структуре данных и при необходимости скорректируйте логику. Для достижения наилучших результатов не стесняйтесь комбинировать несколько методов в зависимости от вашего реального рабочего процесса или требований к отчетности.
Лучшие инструменты для повышения продуктивности в Office
Повысьте свои навыки работы в Excel с помощью Kutools для Excel и ощутите эффективность на новом уровне. Kutools для Excel предлагает более300 расширенных функций для повышения производительности и экономии времени. Нажмите здесь, чтобы выбрать функцию, которая вам нужнее всего...
Office Tab добавляет вкладки в Office и делает вашу работу намного проще
- Включите режим вкладок для редактирования и чтения в Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Visio и Project.
- Открывайте и создавайте несколько документов во вкладках одного окна вместо новых отдельных окон.
- Увеличьте свою продуктивность на50% и уменьшите количество щелчков мышью на сотни ежедневно!
Все надстройки Kutools. Один установщик
Пакет Kutools for Office включает надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также Office Tab Pro — идеально для команд, работающих в разных приложениях Office.
- Комплексный набор — надстройки для Excel, Word, Outlook и PowerPoint плюс Office Tab Pro
- Один установщик, одна лицензия — настройка занимает считанные минуты (MSI-совместимо)
- Совместная работа — максимальная эффективность между приложениями Office
- 30-дневная полнофункциональная пробная версия — без регистрации и кредитной карты
- Лучшее соотношение цены и качества — экономия по сравнению с покупкой отдельных надстроек